A Evolução da Gestão de Processos

A evolução da Gestão de Processos deu-se de três formas, ou seja, a TQM (Total Quality Management), Inovação de Processos ou Reengenharia e BPM. O quadro 1 abaixo realiza o comparativo entre estes. O TQM teve seu reconhecimento por meio das divulgações das normas ISO, voltado para estabelecimento de regras. Com a reengenharia envolve a redefinição dos processos e das estruturas organizacionais, assim otimizando os resultados. Já o BPM estabeleceu-se para suprir as deficiências dos outros modelos (Mariano e Muller, 2012).

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Quadro 1: Comparativo entre os Modelos de Gestão

MÉTODO APLICADO

O Business Process Management (BPM) configura-se em um método de gestão para gerenciar processos empresariais, de modo que conta com o auxílio de ferramentas tecnológicas.

Para modelar utiliza-se o recurso de mapeamento, para que seja possível definir qual será o escopo do projeto. Diante desse cenário, a figura 1 expõe o ciclo deste processo.

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Figura 1: Ciclo BPM

Definir: É a fase inicial para identificação dos processos existentes, o mapeamento das tarefas e projeta-se como tudo vai acontecer. Reporta como um bom design, além de resolver possíveis problemas futuros deixa tudo mais claro e objetivo.

Modelar: Quando os processos começam a se tornar tangíveis, nesse ponto preocupa-se com detalhes mais práticos dos que aqueles da fase de design, ou seja, preocupações como custo e materiais e pessoas.

Simular: Atua na parte teste, isto é, na verificação se as regras pré-estabelecidas estão de acordo com o objetivo da empresa. E se as tarefas estão sendo encaminhadas para as pessoas corretas.

Executar: Onde o trabalho acontece, seja ele feito por pessoas, máquinas ou por sistemas. Ocorre interação com pessoas e tarefas manuais.

Monitorar: Acompanha-se os processos em execução, seja ela por meio de sistemas da TI (Tecnologia da Informação) ou por tarefas feitas manualmente. Aborda a representação por dados estatísticos, para detecção de problemas.

Otimizar: A partir das etapas anteriores, chega-se na metodologia de aplicações de otimizadores. Assim, pode remover gargalos e custos não necessários ao seu negócio.

FASES DO BPM

Segundo (Milan et al, 2012), “uma forma de organizar o processo de implementação do BPM é por meio da divisão do projeto em duas fases distintas, a modelagem do estado atual (AS IS) e a modelagem e otimização no estado futuro (TO BE).

A primeira fase representa o registro e entendimento dos processos na situação atual através da criação de um modelo. É possível entender o processo existente na organização e identificar as suas falhas. Espera-se, dessa forma, na obtenção das métricas suficientes a fim de estabelecer uma base na fase seguinte da analise e desempenho do processo atual, que permita identificar as melhorias proporcionadas pelo estado futuro, assim como uma documentação dos pros e contras e do desempenho do processo.

A segunda fase, por sua vez, consiste em concentrar os esforços da equipe para um refinamento dos processos atuais. Este refinamento deve objetivar reduzir os desperdícios de custo, tempo, erros, etc., e deve ser orientado por modelos de referência e pela adoção das melhores práticas do mercado. Entre as modelagens do estado futuro mais comum podem ser citadas: Melhoria continua, Benchmarking, adoção de melhores práticas e processos comodizados, redesenho do processo e Inovação de processo (Pizza, 2012).

METODOLOGIAS DE MODELAGEM

Gráficos de fluxos e mapeamento de processos foram desenvolvidos por Goldstine e Von Neumann em 1946, como parte de metodologia para desenvolvimento de software. Dentre as metodologias específicas para modelagem de processo de negócios, duas se destacam:

1. O BPMN (Business Processes Modeling Notation)
2. EPC (Event-driven Processes Chains)

A especificação BPMN, criada pelo BPMI, provê uma notação gráfica para representar processos de negócios num diagrama. O objetivo do BPMN é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite apresentar processos de negócio complexos.

Apoiada desde o início por várias empresas de renome mundial no segmento de modelagem de processos e sendo uma resposta independente de fornecedor de solução à demanda de modelagem de processos, a BPMN tornou-se muito popular no ambiente de negócios. A Figura 2expressa um exemplo de modelagem usando esta metodologia.

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Figura 2: Exemplo de modelagem de processos usando BPMN

A especificação EPC desenvolvida pela IDS-Scheer, possui destaque mundial, por alguns motivos relevantes como fruto das pesquisas no Instituto de Sistemas de Informação da Universidade de Saarbrücken (Alemanha), é apoiada pelo ARIS, isto é, software de maior sucesso mundial em modelagem de processos. A figura 3 mostra este esquema.

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Figura 3: Exemplo de modelagem usando EPC.

RESULTADOS:

Buscando a implantação de um sistema de gestão da qualidade em uma empresa de pequeno porte do setor têxtil, foi utilizada a metodologia do BPM procurando estabelecer uma comunicação efetiva entre as operações existentes no processo (Santis et al, 2012). A demonstração gráfica do sistema foi elaborada para proporcionar um grau de detalhamento das rotinas estabelecidas no processo de trabalho, com auxílio do software Bizagi, conforme a figura 4.

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Figura 4: Fluxo do Processo

Elementos do Processo:

[pic 6] Inicio do processo

[pic 7] Vender Produtos - Visitas para realização de venda ou manutenção de clientes

[pic 8] Comprar matéria-prima - Conforme a negociação com o cliente é decido que realiza a compra da matéria-prima.  

Sim - Realiza a solicitação de compras

Não - O cliente se encarrega de comprar com o fornecedor de sua confiança

[pic 9] Receber material - venda de produto gera a solicitação de produto que será recebido.

[pic 10] Fazer solicitação de material- Elabora a solicitação de material