A Otimização de Processo

Otimização De Processo: Emissão De Histórico Através De Uma Ferramenta Desenvolvida No Excel Por Código Vba

Resumo: Este artigo tem como finalidade desenvolver uma ferramenta no Excel para possibilitar a rápida emissão de históricos escolar de uma faculdade.  Visto que existe uma alta demanda de pedidos de documentos. O objetivo é uma otimização neste processo. Através de estudos bibliográficos e pesquisa exploratória por meio de pesquisa de campo e análise nos processos administrativos da instituição, ficou evidente a necessidade da criação de uma ferramenta que permite a automatização de processos diretamente proporcional ao aumento de produtividade e redução de tempo na  execução.

1. Introdução

Este artigo foi elaborado para descrever a otimização de processo como um instrumento para melhoria da prestação de serviço de uma instituição, e a partir da simplificação, otimização, inovação e racionalização das atividades, contribuirá para uma melhor utilização dos recursos disponíveis e aumento da qualidade das entregas em qualquer etapa da atividade.

Segundo ÁVILA DE SOUZA (2010) O grau de exigência por bons produtos/serviços é cada dia maior por parte do consumidor e o mercado se tornou extremamente competitivo. Isso tem pressionado as empresas a assumir uma nova postura, desta forma ÁVILA DE SOUZA (2010), defende que a padronização de processos é importante ferramenta de administração da rotina do trabalho e deve ser vista pelas organizações como um instrumento que viabiliza essas melhorias.

Sendo assim neste trabalho será apresentada a necessidade de aperfeiçoar o tempo gasto na emissão de históricos de uma faculdade, devido ao fato da referida faculdade, ter adquirido outra IES (Instituição de Ensino Superior).  Com essa operação vieram também alguns problemas, por exemplo, a falta de um sistema para emissão de histórico e o banco de dados com as informações desorganizadas, impossibilitando a importação para o sistema existente na IES compradora.

Avaliando o cenário atual da entidade compradora, o objetivo geral do trabalho é desenvolver uma ferramenta no Excel que possibilite ao usuário a realização da emissão de históricos escolares de maneira rápida, levando em consideração a alta demanda de pedidos de documentos. Para alcançar o objetivo geral, busca-se avaliar a base de dados existente, elaborar uma linha de código no Excel para gerar os históricos e criar o layout do arquivo que será preenchido automaticamente.

O método utilizado para a elaboração deste artigo, foi a pesquisa exploratória, através de livros, estudos de caso e profissionais da área de otimização de processos para explicação de procedimentos tratados neste trabalho.

1. Metodologia

Para identificar o problema em questão, foi realizada uma pesquisa de campo e através da análise dos processos administrativos da instituição, foi identificado o gargalo na emissão de históricos escolares, conforme supramencionado e verificada a dificuldade em reunir as informações sobre o histórico dos alunos por causa da incompatibilidade dos sistemas da instituição adquirida e da atual.

Diante disso, métodos quantitativos foram utilizados com base em dados coletados através de pesquisa exploratória, para avaliar o tempo gasto em todo processo. Com os dados devidamente analisados, foi realizada uma pesquisa bibliográfica para identificar o melhor método para implantação no processo em prol da otimização do tempo gasto.

Com as devidas análises e pesquisas realizadas, foi verificada a possibilidade do desenvolvimento e aplicação de uma ferramenta criada no software Excel, capaz de compilar os dados necessários para elaboração do histórico em um tempo consideravelmente menor, impactando positivamente na eficácia e eficiência do processo.

[pic 1] Figura 01 - Diferenças de Eficiência e Eficácia – LYRA, 2003.

1. Referencial Teórico

1. Gestão e Otimização de Processos

De acordo com um artigo postado pela Endeavor Brasil, em 2015, para manter as ofertas de produtos e serviços sempre numa crescente de melhoria contínua, é importante que uma política sólida de gestão de processos esteja presente, fazendo com que a equipe, os sistemas e as operações estejam integrados. Nos dias atuais, não basta apenas possuir um produto melhor ou um serviço mais eficiente. Hoje, o que faz com que a empresa se destaque no mercado, vai muito além do que ela oferece para seus clientes como produto. E o nome disso é gestão de processos.

A gestão de processos une gestão de negócios e tecnologia da informação com o objetivo de otimizar os resultados da organização, de acordo com a Endeavor Brasil (2015), através da melhoria dos processos de negócios. Ou seja, é a interação entre as várias atividades realizadas nas empresas pelos diversos setores. Essa alternativa de gestão tem sido cada vez mais adotada, uma vez que as atividades raramente são realizadas apenas por uma área na organização. Isso quer dizer que os setores estão realizando tarefas cada vez mais específicas.

A gestão e otimização dos processos se enquadra na revisão, melhoria e padronização dos processos chamados de operacionais. Que são aqueles rotineiros e repetitivos, desempenhados por uma empresa diariamente. E fica responsável por garantir o envolvimento efetivo e comprometimento com a qualidade de cada peça do quebra cabeça, ou do fluxo de atividades da companhia.

Utilizando a gestão de processos, é possível concentrar o foco no que realmente interessa (no trabalho), implementar uma estratégia organizacional consistente, permitir que as atividades sejam simples e ágeis, facilitar a gestão através de indicadores de desempenho e facilitar a gestão de conhecimento organizacional e de competências.

Para a Endeavor Brasil, é importantíssimo e imprescindível que o cliente tenha uma boa percepção do seu atendimento, isso quer dizer que os funcionários devem conhecer os processos da empresa bem o suficiente para lidar com as demandas do cliente.

1. Padronização de Processos

Padronização e treinamento são duas vertentes fundamentais para se obter controle sobre os processos e padrões das operações das empresas, de acordo com ÁVILA DE SOUZA (2010). A visão de quão importante esses dois tópicos são importantes ainda não alcançaram todas as organizações, mas devem ser encarados como dois pontos muito importantes param se elevar a produtividade e competitividade.