Alta Tecnologia

MANUAL INTERNO DO SISTEMA

E-PROCESS

GSMI/SUAC

SETEMBRO/2012

VERSÃO: 3.0.2

 

Este manual tem por objetivo esclarecer todas as funcionalidades do sistema com vistas a dirimir as dúvidas dos usuários internos, na execução do seu trabalho.

Apresentamos as funcionalidades e seu uso, de acordo com a forma de organização do sistema. Apresentamos também, os grupos de acesso e a indicação para o uso adequado de cada grupo.

Por fim, acrescentamos diagramas de integração do sistema com demais sistemas da SEFAZ para que os usuários tenham conhecimento dos requisitos de funcionamento do sistema.

GSMI/S

Processos

1.1. Processo Interno ( ex-Officio )

1.1.1. Incluir Processo Ex Offício

Na tela de inclusão de processos ex offício necessário preenchimento dos seguintes campos:

1. Interessado: informar CPF ou CNPJ. Lembrado que é requisito para inclusão de processo em nome do interessado, a existência de e-mail válido vinculado ao documento no sistema de Cadastro de Contribuintes.

2. Procurador: - informação facultativa - pode ou não ser necessário. Há dois tipos de procuradores, quais sejam: contabilista e outras pessoas físicas/jurídicas. Importante ressaltar: para seleção de procurador como contabilista, é necessário que ele esteja cadastrado como contabilista do interessado no sistema de cadastro de contribuintes da SEFAZ.

3. Domicílio Tributário: caso contribuinte selecionado seja pessoa física é necessário eleger o domicílio tributário.

4. Assunto: Agrupamento de tipos de processo com características em comum.

5. Tipo de Processo: menor agregação de processos com características em comum.

6. Informação de assinatura nos anexos: para processos em que a legislação não obriga a assinatura digital, o contribuinte pode escolher se vai ou não assinar os documentos.

7. Anexar Petição: documento obrigatório em formato PDF. Lembrando que somente um anexo pode ser juntado como petição do processo.

8. Outros Anexos: destina-se a adição de documentos que se fazem necessários à constituição de prova no processo criado.

1.1.2. Validar Protocolo:

Essa funcionalidade tem como fundamento a checagem da existência e autenticidade do processo informado.

1.2. Tramitar Processos:

1.2.1. Analisar Processo: funcionalidade do sistema para analisar um processo através da junção de um parecer – documento PDF, sempre assinado -.

Ao se clicar na funcionalidade “analisar processos” será carregada uma listagem de processos a serem analisados, seguindo a ordem cronológica de inclusão do processo – processos com status “em análise” -.

Após a escolha do processo a ser analisado, clicando-se no link “analisar processo”, presente na frente de cada processo, o sistema abrirá tela abaixo para que o documento de análise seja juntado ao processo.

Analisando-se a tela acima, percebemos que o processo pode exigir informação de unidade lançadora, valor pago, valor impugnado e valor do lançamento. O sistema apresenta nesta tela a possibilidade de alterar as informações no momento da análise. Após anexado o parecer pelo analista, tem a opção de confirmar ou salvar. Caso confirme, o contribuinte passará a ter acesso ao documento anexado pelo analista e o documento não mais poderá ser retirado do processo. Caso o analista somente salve o documento, este não estará disponível para consulta pelo contribuinte e ainda poderá ser excluído pelo analista. A partir do momento da confirmação da análise o processo passa para o status “analisado”. Caso o analista somente clique em “salvar”, o processo continua no status “em análise”.

1.2.2. Classificar e Distribuir Processo

Esta funcionalidade visa a distribuir os processos entre os analistas dispostos na unidade para que possam ser analisados. Ao ser executada, será carregada listagem de processos ordenados em ordem cronológica com a opção para correção do tipo de processo, detalhamento e distribuição à frente de cada processo.

Ao distribuir o processo, será carregada listagem de servidores lotados na unidade e em serviço – que não estejam de férias ou qualquer tipo de licença -.

Processos que estão na listagem para ser distribuídos pela unidade encontram-se no status “Recebido”. Assim que são distribuídos para analise passam ao status “Em análise”.

1.2.3. Finalizar Processo

Trata-se de funcionalidade destinada a finalizar os processos após a análise e juntada do parecer, além de notificar o contribuinte do resultado da análise. Nesta tela, seleciona-se o tipo de finalização além de se escolher se o contribuinte será ou não notificado, via e-mail. Este e-mail, de acordo com endereço de correspondência constante do sistema cadastro de contribuintes.

1.2.4. Encaminhar Processo

Para fazer o encaminhamento do processo a outra unidade fazendária será necessária à juntada de arquivo contendo o despacho com o impulso processual. Somente os Processos com a análise finalizada são passíveis de encaminhamento – status atual “ANALISADO” ou “HOMOLOGADO” -. O sistema apresentará uma listagem de processos com status mencionados que têm como analista responsável o usuário logado. O usuário deverá selecionar o processo a ser encaminhado e a unidade fazendária para qual será tramitado. O usuário confirma o encaminhamento do processo através da opção “Confirmar”. O sistema altera o status do Processo para “ENVIADO”, e grava, no histórico do trâmite, os dados: Usuário e Unidade fazendária que encaminharam o processo, Data e Hora do encaminhamento do processo, o Status