CONTROLE PATRIMONIAL POR CÓDIGO DE BARRAS

Acadêmicos:

- AGUINALDO VICENTE SEGURA

- EDIRSON J. OLIVEIRA

PROJETO: Implantação do Controle Patrimonial por Código de Barras na Prefeitura de Tangará da Serra - MT

1. INTRODUÇÃO

A Prefeitura de Tangará da Serra possui em sua estrutura administrativa o Gabinete do Prefeito e dez secretarias municipais, devidamente departamentalizadas e equipadas operacionalmente, as quais, na sua maioria tem suas localizações em diferentes pontos da cidade e, conseqüentemente necessita de um trabalho esmeroso e continuado no que tange ao controle de bens permanentes, controle este, que vem sendo feito de forma precária e insegura do ponto de vista da relevância que representa para a administração.

O projeto de Implantação do Controle Patrimonial por Código de Barras na Prefeitura de Tangará da Serra – MT, trata-se de uma inovação na gestão de patrimônio, para o controle de bens permanentes, seja público ou privado, no qual o cadastro de todas as características dos bens serão incorporadas por um código de barras e com apenas um leitor de código de barras será possível a identificação e monitoramento completo do bem cadastrado. Este modelo oferece total segurança no controle físico e eletrônico dos bens, somado à redução de custos, dinamização e otimização operacional dos dados.

2. OBJETIVO

Proporcionar segurança, dinamização e otimização no controle dos bens permanentes da Prefeitura de Tangará da Serra com a Implantação de Controle Patrimonial por Código de Barras até 30 de junho de 2009.

3. DESCRIÇÃO DO PROJETO

Considerando a importância do tema “CONTROLE PATRIMONIAL” em todos os aspectos da área de Gestão Patrimonial, este projeto foi desenvolvido a partir da idéia de que todo controle precisa ser permanentemente atualizado, monitorado e eficiente, e é neste foco que o projeto de Implantação de Controle Patrimonial por Código de Barras na Prefeitura de Tangará da Serra foi trabalhado.

O projeto terá como base o banco de dados existente na Prefeitura, onde consta 19.000 itens de bens já cadastrados, incluído MÓVEIS, EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTAIS, MÁQUINAS e VEÍCULOS, no qual serão aproveitados todos os dados relacionados às suas respectivas características e a partir daí, será desenvolvido um trabalho de constatação in loco, com característica de um inventário físico, afim de se comparar e corrigir possíveis inconsistências encontradas. A fase seguinte compreende a remoção de qualquer espécie de identificação existente no bem e por conseguinte será feita a fixação da nova identificação, agora, com código de barras. O código de barras será impresso em material sintético, que receberá uma cobertura siliconada na sua parte frontal e adesiva no anverso, que permitirá uma fixação segura, protegida e duradoura.

4. Fatores Crítico de Sucesso

O principal fator crítico de garantia de sucesso na execução do projeto está em garantir o comprometimento e o envolvimento de todos os setores da administração, desde aquele que possa ser considerado irrelevante, até o mais complexo.

5. Restrições ao Projeto

O grau de restrições a este projeto e muito baixo, uma vez que trata-se de uma ação que já está planejada e prevista no Plano Pluri Anual – PPA do município. Todavia, é passível sim, de se apresentar restrições como:

- Recursos disponíveis;

- Sistema de informática;

- Disponibilidade de pessoal

6. Problemas potenciais que poderão dificultar a execução do projeto

O principal problema que poderia dificultar a execução do projeto já foi apresentado nos fatores críticos de sucesso, que seria a falta de comprometimento e envolvimento dos servidores que compõem as unidades administrativas da prefeitura.

7. ATIVIDADES

7.1. Estudo dos custos com aquisição de material

7.2. Estudo da viabilização orçamentária e financeira

7.3. Estudo da estrutura administrativa

7.4. Estudo do fluxograma patrimonial e das condições de recebimento e armazenamento dos bens

7.5. Levantamento físico dos bens

7.6. Emissão de relatórios para conferência

7.7. Confrontações de dados

7.8. Remoção de identificação existente nos bens

7.9. Fixação da nova identificação do bens

7.10. Emissão de relatórios para nova conferência

7.11. Emissão de termos de responsabilidade

7.12. Inventário Físico Financeiro final

7.13. Relatório Final

7.1. Estudo dos custos com aquisição de material

O Software existente na prefeitura já dispõe de mecanismos para cadastramento de bens por código de barras, portanto, será necessário apenas a aquisição de 02 (dois) leitores e a confecção de 20.000 unidades de etiquetas adesivas com código de barras, o que, pelas cotações realizadas junto a empresas de Cuiabá, custaria R$ 8.000,00 (seis mil reais), com possibilidade de variação devido a variação dos preços da matéria prima para confecção das etiquetas.

7.2. Estudo da Viabilização Orçamentária e Financeira

As despesas constantes do item anterior, serão consignadas nos orçamentos de cada Secretaria, proporcionalmente ao número de bens existentes em cada uma, onde já existe a previsão orçamentária para este fim.

7.3. Estudo da estrutura administrativa