Comunicação Eficaz no Ambiente Empresarial.

Matriz de atividade individual*

Módulo: 4	Fórum Comunicação corporativa e produtividade nas empresas
Título: Comunicação Eficaz no Ambiente Empresarial.
Aluno: Ademir Carlos Nicolini Junior
Disciplina: Liderança de Equipes	Turma: EIGPJ_02 - MBA Executivo: Internacional em Gerenciamento de Projetos
Introdução Atualmente, em meio a um mercado competitivo, a comunicação corporativa torna-se uma ferramenta estratégica na gestão das organizações.  Sendo assim, a comunicação corporativa é uma prática adotada nas empresas visando o melhor relacionamento com o ambiente interno, sendo refletida no ambiente externo. No ambiente interno é de extrema importância que os funcionários sejam bem informados e envolvidos com as políticas da  empresa, pois acabam se tornando fontes de comunicação externa com clientes e consumidores. Para Meneghetti (2001) “a palavra comunicação deriva de communicare que, em latim, significa ‘tornar comum, partilhar, repartir, associar, trocar opiniões’. Aqui, a comunicação é entendida como um processo social dinâmico, que se apresenta no dia-a-dia da organização em distintas dimensões”. A Comunicação Empresarial, Corporativa ou Institucional, segundo Matos (2004), pode ser definida como: "a relação da empresa com seu público interno e externo, envolvendo um conjunto de procedimentos e técnicas destinados à intensificação do processo de comunicação e à difusão de informações sobre as suas atuações, resultados, missão, objetivos, metas, projetos, processos, normas, procedimentos, instruções de serviço etc.". Segundo Matos (2004) a comunicação empresarial é subdividida em comunicação interna, comunicação externa, assessoria de imprensa, comunicação interpessoal, comunicação interfuncional e comunicação informal. A comunicação interna é direcionada a funcionários e colaboradores diretamente vinculados à empresa e a comunicação externa é relacionada a clientes, consumidores, fornecedores, acionistas, empresas concorrentes, sociedade, mídia, governo, órgãos públicos, escolas, sindicatos etc. Quando utilizada como estratégia, a Comunicação Empresarial gera um conjunto de atividades para melhorar a imagem da organização. Sendo assim, favorece a conscientização da opinião pública sobre a boa qualidade dos produtos e serviços da empresa e fortalece a credibilidade das informações. Também acarreta motivação do público interno favorecendo a imagem pessoal e da gerência, que tornam a personificação da empresa no qual a imagem mescla-se com a imagem da direção.
Problemas da comunicação nas empresas, origens e efeitos A comunicação é essencial dentro de uma organização e se realizada de maneira correta contribui de maneira direta para o sucesso, porém se realizada de forma insatisfatória pode trazer ruídos, insegurança, insatisfação e falta de comprometimento. Na década de 70, já eram discutidos conceitos e necessidades de melhor compreensão da real importância da comunicações para as organizações, onde era comum as expressões: "esta empresa tem problemas de comunicação"; "tudo se resume em um problema de comunicação"; "falta transparência na comunicação”; “os funcionários não sabem o que está acontecendo". Bueno (2003) descreve que nos últimos anos as empresas sofreram grandes mudanças devido aos fatores econômicos, geopolíticos e socioculturais. A comunicação também sofre mudanças devido a esses fatores que são chamados de “fatores de mercado” sendo identificados no universo da comunicação e denominados “fatores comunicacionais”. Ainda segundo o autor “há um consenso entre especialistas de que o mundo contemporâneo – e em especial o ambiente organizacional – tem sido abalado profundamente pelo processo crescente de globalização dos mercados, e das ideias, pela revolução provocada pelas novas tecnologias [...]”. Como exemplo estão: o fluxo internacional de capital, os monopólios que ameaçam a pluralidade, a constituição de blocos regionais, o recrudescimento do mercado internacional que trazem a insegurança e instabilidade para as empresas. Por isso, elas precisam estar preparadas, pois estão sujeitas a esses fatores independentemente da área de atuação. Matos (2004) definiu a Sociedade Pós – Capitalista em: "Estamos vivendo a Era do Conhecimento e da Economia da Informação. Hoje o profissional agrega valor a si mesmo através da aquisição constante e renovada de informação. Ficou para trás o período em que o trabalho físico predominava sobre o intelectual. Na atualidade, a disposição para aprender e se aperfeiçoar continuamente significam uma questão de sobrevivência profissional e organizacional. Isso provoca mudanças em todas as estruturas existentes no mundo, principalmente naquelas que querem se tornar mais competitivas." Hoje ainda encontramos organizações ou unidades de negócios que privilegiam o "modelo" de Taylor e Fayor, no qual "o homem é visto como uma variável dependente da organização". Adotando esta abordagem, verifica-se o predomínio das normas e regulamentos, a divisão rígida do trabalho, a supervisão funcional, os princípios de ordem e disciplina, o princípio da eficiência utilizando-se da pressão e controle.  Dentro dessa abordagem, a comunicação é o poder, e é usada como um instrumento de controle e dominação, de forma vertical do topo para a base, deixando a comunicação interna tal qual defendemos hoje fora deste tipo de ambiente. Esta comunicação dominadora adota o princípio de que os empregados não são pagos para pensar, e sim para executar e cumprir ordens. O francês Chanlat (1994) aponta para o perigo dessa prática, afirmando que “a comunicação em uma organização não pode ser reduzida ao mero processo de transmissão de informações sob pena de perder todo o seu sentido e significação”. Os estudos da comunicação organizacional se aperfeiçoaram, porém existe muito o que fazer e melhorar para aproximar o discurso da prática. As expressões do tipo "manda quem pode, obedece quem tem juízo", "as pessoas não vão entender, portanto, é bobagem comunicar"; "ordens são para cumprir e não para discutir”; “meu papel é passar a informação se estão entendendo, é outra história"; "essas novas propostas são para inglês ver" deveriam estar com dias contados nas organizações atuais. Mesmo com todo o esforço empreendido pelas organizações, ainda vigora um modelo de comunicação em consonância com o modelo que privilegia a burocracia na produção de mensagens e notícias e a hierarquia para o acesso à informação e à apresentação de ideias. Indicadores de gestão organizacional das mais diversas fontes apontam para a comunicação como um dos principais fatores de insucesso em projetos e uma das maiores barreiras à eficiência interna das organizações. O que se observa, na maioria das vezes, são falhas nas lideranças, circunstancialmente incapazes de transmitir mensagens claras sobre o direcionamento e a importância dos projetos para as suas equipes executiva. De forma complementar, verifica-se a deficiência dos sistemas de comunicação entre integrantes de equipes, entre diferentes equipes, e de forma ampliada, entre setores e divisões de uma mesma organização. É também muito comum se encontrar referências ao uso inadequado dos instrumentos de comunicação corporativos, tais como e-mails, blogs, murais, e até mesmo os tradicionais jornais internos. Este cenário seria menos preocupante acaso não vivêssemos numa época de forte pressão pelo desempenho e pela necessidade de inovação, justamente dois dos aspectos mais afetados pelos problemas de comunicação. Há certo consenso na literatura especializada em inovação acerca do fato de que uma organização reduz significativamente a sua capacidade de inovar quando não consegue promover e intensificar a comunicação entre seus integrantes, e destes com o mundo externo. Saber analisar, planejar, ouvir e agir em acordo com as necessidades das empresas, valorizando produtos, marcas e funcionários são traços fundamentais para manter uma boa comunicação organizacional. Desse modo, pode-se analisar que a criação de um planejamento de comunicação empresarial de forma eficiente pode trazer sucesso para a organização. Caldas (2010) afirma que “a importância de desenvolver uma comunicação estratégica eficaz com a equipe é baseada no fato que a imagem construída por eles da organização, é refletida para o público externo”. Marques (2004) aponta que “a imagem que os funcionários têm da organização que trabalham é a base da imagem externa. Não existe melhor estratégia de comunicação do que transformar seus funcionários em verdadeiros embaixadores de sua empresa”. Diante de um ambiente competitivo, que é o mercado, as empresas começam a se preocupar com o relacionamento dos seus públicos internos, passando a ver seus colaboradores não somente como mão-de-obra, mas como capital humano que é capaz de gerar grandes resultados. Neste sentido, Caldas (2010) explica que as organizações de um modo geral não abrangem uma estratégia de relacionamento com sua equipe, por esse motivo é comum encontrar pessoas cansadas e estressadas com o ritmo do trabalho, e reclamam pela falta de informação ou demasiada informação, distanciamento das chefias, falta de envolvimento na tomada de decisões que afetam a eles, entre outras situações. Ainda segundo a autora, “A gestão eficaz da comunicação interna melhora o clima organizacional, ajuda a motivar as pessoas que passam a confiar mais na empresa em que trabalham, por conhecê-la melhor, por aprofundar-se mais nos seus processos internos, por opinar e participar das decisões estratégicas”. De acordo com Ferreira (2004) “a comunicação é tão importante que se pode deduzir a eficácia de um programa de qualidade a partir da observação de sua comunicação interna e externa.” Para ele, “o primeiro sinal de que está em andamento um programa de qualidade é a intensificação do fluxo de comunicação, em todos os sentidos”. Ainda segundo o autor, “a atividade de comunicar também precisa de administração competente, embora os critérios que definam esta competência sejam diferentes daqueles que orientam a gerência convencional de outros programas usuais nas empresas”. Sendo assim, gerenciar um programa de comunicação necessita de eficiência para medir resultados e maneiras de garantir a eficácia no processo de gestão. Kreeps (1995) ao destacar a importância da comunicação para as organizações, explicita o lado frágil da natureza da comunicação humana, que, por sua complexidade, sutilezas e singularidades, sempre pode provocar, ao contrário do que se propõe, incompreensão, mal-entendidos e/ou discordâncias entre seus interlocutores. Portanto, com o aumento de complexidade das relações internas e externas das organizações, e dos indivíduos entre si, aliado a crescente demanda competitiva por inovação, lança desafios inéditos sobre a forma de pensar e atuar da comunicação organizacional.
Importância da centralização da comunicação nas empresas No âmbito das empresas, a comunicação que se afirma historicamente como importante é aquela que produz resultados. São vários os problemas gerados pela falta de um canal de comunicação eficiente dentro da empresa, que centralize e transmita as informações de forma adequada. Quando centralizamos as informações dentro da organização, minimiza-se de forma considerável algumas barreiras nos processos de comunicação, como o clima organizacional, que caso ocorra desconfiança pode acarretar mensagens interpretadas de forma equivocada. Diminui-se também a sobrecarga de informações, dentro da organização, onde uma a grande quantidade de informação pode ser exaustiva, e utilizando um comunicação centralizada, transmitem-se as mensagens diretamente para os interessados.  A centralização da informação também minimiza a possibilidade de desavenças e desconfortos entre os colaboradores. Dentro da empresa muitas vezes a linguagem utilizada é pobre, principalmente por causa dos jargões, e ainda tem-se como agravante o fator de utilização de termos técnicos, que podem dificultar a comunicação. Quando temos um canal de comunicação centralizado, as informações podem ser passadas em um vocabulário único, que todos compreendem, diminuindo os desentendimentos, a desconfiança e aumentado a credibilidade. É de suma importância que o canal utilizado facilite a comunicação entre os gestores e funcionários. Devemos também ter atenção a linguagem utilizada e as formas de abordagem. Desta maneira os colaboradores permanecem atualizados com assuntos referentes a empresa e sentem que realmente fazem parte da organização. Para finalizar temos que considerar ainda as informações que circulam pelos corredores da empresa, a famosa "rádio peão", onde muitas vezes permite que boatos e informações duvidosas sejam disseminadas. Se a organização tiver transparência e um canal centralizador que divulgue as informações de forma clara, os efeitos negativos que podem ser criados por esses boatos são minimizados.
Cenários e desafios da comunicação corporativa em relação à gestão de pessoa, liderança e formação de equipes A revista Comunicação 360º, em sua edição de junho de 2010 publicou um matéria sobre questões importantes da comunicações, onde foi realizado um levantamento com os leitores a respeito do itens que consideravam mais importantes para a área de comunicações. Em primeiro lugar em relação a relevância atribuída pelos entrevistados foi a credibilidade das informações, em um cenário onde temos a relação de saber e poder, comunicação fragmentada e a questão da vida pública e privada, sendo um grande desafio fazer com que a comunicação seja consciente, simples e aliada a facilidade de escolhas. Segundo Thayer (1976) “as comunicações são tão essenciais para uma organização que, se pudéssemos identificar todos os canais que transmitem informação e os meios pelos quais a informação influencia o comportamento da organização, estaríamos mais próximos de compreender a organização em si.” A elaboração de qualquer Plano de Comunicação, que inclua o delineamento de uma política, passa, necessariamente, pelo tratamento de aspectos como a subjetividade da produção informativa, as singularidades presentes nos processos, os filtros, as barreiras de comunicação (físicas, mecânicas, psicológicas, sociais, linguísticas, entre outras). A implementação da comunicação corporativa nas organizações passa por alguns desafios, dentre eles: conscientizar a alta direção sobre a importância do setor, conseguir recursos necessários, alocar investimentos na área e conseguir a capacitação dos profissionais. Contudo, a intensidade e mobilidade atual da comunicação - caracterizada pela portabilidade associada à capilaridade dos meios digitais, - a globalização, as novas tecnologias da comunicação e um conjunto de outras mudanças sociais, parecem conduzir à emergência de novos problemas humanos, que por sua vez requerem uma nova maneira de pensar o seu papel nas organizações. Segundo Stanley Deetz (2008), um dos autores que propõem um “novo pensamento do cotidiano da comunicação”, as teorias de comunicação, sejam aquelas de base científica, ou mesmo aquelas menos consideradas, baseadas no senso comum, aparentemente nunca foram pensadas para refletir e atuar sobre esse tipo de situação. O desafio de hoje é reinventar a comunicação organizacional desenvolvida há décadas sob uma visão “estratégica” para uma nova direção, na qual o que se valoriza é o encontro da diversidade e da diferença – por vezes em oposição ao desejo de alinhamento da organização “em torno de uma só voz” – e a capacidade de decidir e inovar inspirada pelos novos princípios de uma comunicação “colaborativa”. Ou seja, não restam dúvidas de que é preciso desenvolver e melhorar as habilidades de comunicação de cada empregado, capacitando-o, atualizando-o, reciclando-o para uma atuação com maior competência e responsabilidade sobre seu novo papel na empresa e na sociedade. Portanto, prover informações e clarificar, dar às pessoas suporte para a expressão de seus sentimentos, envolver as pessoas no planejamento e implementação da mudança, habilitar gestores e empregados como comunicadores e prover feedback, retroalimentando o processo de comunicação organizacional interna, são ações que devem fazer parte do cotidiano das preocupações de profissionais de comunicação e líderes empresariais interessados em melhorar suas performances. É preciso lançar novas bases para um relacionamento mais produtivo e eficaz com o público interno, com vistas a um desenvolvimento organizacional mais competitivo e alinhado com os anseios de uma sociedade pós-industrial. É preciso ajudar as organizações a dar sentido a seu discurso organizacional contemporâneo de que as pessoas (no caso os colaboradores internos) são o verdadeiro diferencial competitivo da organização.
Comunicação e gestão humanizada Atualmente as empresas integradas ao meio ambiente, coerentes, que atuem dentro de uma conduta ética e responsável junto a sociedade e compromissada com o bem-estar do planeta são privilegiadas e valorizadas. Nesse aspecto, todos os instrumentos de análise das relações entre negócio, estruturas, estratégias, políticas e pessoas, bem como as intervenções sobre processos interpessoais que possam favorecer a flexibilidade comportamental, fazem toda a diferença para o sucesso empresarial. A comunicação, nesse caso, ganha relevo e destaque. Deixa de ser um mero fetiche para contribuir efetivamente para a eficiência e a eficácia organizacionais (Kunsch, 2003). No dia-a-dia, a comunicação chega simultaneamente para todos os steakholders da organização. Se trata de um público que merece uma ação planejada de comunicação, capaz de atender aos seus anseios e necessidades de informação sobre a organização. Não é aceitável que a comunicação organizacional se resuma à publicação de notícias frias nos veículos internos, e sim que transforme o público interno em um multiplicador das boas ou más ações da organização. Dificilmente este público interno estará devidamente comprometido com a organização, se sequer tem informações mínimas para o adequado desempenho de suas funções e não for consultado ou não poder opinar sobre algumas decisões estratégicas tomadas pela organização. Utilizando a mesma linha de raciocínio, Corrado (1994) propõe algumas reflexões obrigatórias sobre a questão comunicação. São elas: 1 - Pode uma empresa ter uma boa imagem empresarial, se não gozar de uma boa imagem junto aos seus empregados? 2 - Se um funcionário não for bem-informado e nem leal, e, por conta disso, não tiver uma boa imagem da empresa, que impacto isso pode trazer para os resultados globais da empresa? 3 - A direção da organização é capaz de dar aos empregados a ampla gama de informações requeridas por eles? 4 - É possível ter um programa eficaz de qualidade sem uma comunicação interna adequada? Dentro dessa perspectiva, uma parte de tais questionamentos pode ser atribuída à necessidade de maior participação dos funcionários nos processos decisórios da empresa. Ainda segundo Corrado (1994), pesquisas realizadas nos últimos anos sinalizam que os empregados têm anseios por comunicações muito simples. “Desejam saber quais são os problemas, como a empresa lidará com eles e qual o seu papel como empregado”. E, continua,“na ausência de uma comunicação digna de crédito, os boatos preenchem o hiato”. O enfoque dos modelos de gestão mais antigos eram voltados para alta produtividade, e o grande incentivo era apenas o dinheiro, fato que vem mudando, atualmente muitas empresas já conseguem olhar para uma linha de administração que trata mais de questões humanísticas. Dentro de uma gestão humanística precisamos saber escutar para tomar as decisões, bem como se o estabelecimento de medidas e regras fosse compartilhado, e ai teremos uma maior chance de ser bem sucedido. Para alcançar estes objetivos é preciso que a empresa adote práticas de comunicação efetivas e integradas, apostem em ações de comunicação interna e de responsabilidade e relacionamento social e ambiental, sendo estas ações que podem fazer com que as organizações mostrem seus esforços tanto com seus colaboradores como para sociedade. Esta "Gestão Humanizada" contribuirá não somente para o bem-estar dos funcionários, mas também proporcionará um aumento de produtividade e um maior comprometimento para a conquista dos objetivos almejados.
Conclusão Vários são os fatores propícios para o crescimento de uma organização, mas um dos mais importantes, sem dúvida, é a comunicação. Ferramenta de extrema importância e necessidade seja qual for sua área de atuação, visto que, o sucesso de uma empresa e a manutenção de funcionários ainda está concentrada numa sólida comunicação interna, impulsionando a lealdade e a produtividade da força de trabalho. Ela é o fator determinante do seu sucesso ou fracasso junto ao cliente, seja ele interno ou externo. Chegamos na conclusão que a comunicação organizacional faz toda a diferença, e quando utilizada da maneira errada traz consequências negativas podendo gerar ruídos, insegurança, desmotivação e falta de comprometimento. Porém se utilizada corretamente pode contribuir com um aumento de produtividade e consequentemente um ganho maior para a organização. Um posicionamento mais concreto e criativo por parte dos altos executivo é necessário, disseminando nas gerências e líderes a necessidade de haver troca de informações de forma espontânea, mas ao mesmo tempo eficiente e eficaz, contribuindo para uma maior união entre os colaboradores da empresa e para o aperfeiçoamento profissional e o amadurecimento como ser humano. Com tudo que foi exposto podemos compreender o quanto a comunicação é importante e como devemos realizá-la de forma eficiente. O sucesso da Organização pode ser influenciado de forma significativa pela comunicação, principalmente se for realizada da maneira correta, contribuindo para o aumento da produtividade. A comunicação passa a ser uma ferramenta básica para auxiliar na humanização das organizações, criando laços e boa vontade entre a organização e seus públicos de toda e qualquer natureza, além de criar novas formas de administrar e comunicar que levam em consideração a dinâmica, a diversidade e a imprevisibilidade do mundo atual.
Referências bibliográficas Caldas, Priscyla. A importância da comunicação nas organizações. Disponível em: http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/a-importancia-da-comunicacao-nas-organizacoes/47941/. Acesso em: 11 jan. 2016 CHANLAT, Jean-François. O indivíduo na organização – dimensões esquecidas. 3a ed., v.2. São Paulo: Atlas, 1994. CORRADO, Frank. A força da comunicação. São Paulo: Makron, 1994. DEETZ, Stanley (2008). Developing Free and Open Communication. Belo Horizonte. Dispositivo em ppt. Apresentado durante o curso Strategic and Collaborative Communication no II Congresso da Abrapcorp, PUC MG, dias 22 a 25 de Abril de 2008. FERREIRA, Alípio do Amaral. Comunicação para a qualidade. Rio de Janeiro, Qualitymark, 145p. 2004. KUNSCH, Margarida M. Krohling. Planejamento de Relações Públicas na comunicação integrada. 4ª ed. – revista, ampliada e atualizada. São Paulo: Summus, 2003. KREEPS, Gary. La comunicación en las organizaciones. Buenos Aires: Addison Wesley Iberoamericano, 1995. Marques, Ronaldo. Comunicação interna. Disponível em: http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Artigo/3715/comunicacao-interna.html. Acesso em: 11 jan. 2016 MATOS, Gustavo Gomes de. Comunicação sem complicação como simplificar a prática da comunicação nas empresas. Rio de Janeiro, Elsevier, 180p. 2004. MENEGHETTI, Sylvia Bojunga. Comunicação e marketing: fazendo a diferença no dia- a- dia de organizações da sociedade civil. São Paulo, Global, 119p. 2001. THAYER, Lee O. Comunicação: fundamentos e sistemas. Na organização, na administração, nas relações interpessoais. São Paulo: Atlas, 1976.

*Esta matriz serve para a apresentação de trabalhos a serem desenvolvidos segundo ambas as linhas de raciocínio: lógico-argumentativa ou lógico-matemática.

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