Criando Um Projeto

. OBJETIVOS DO PROJETO

Conforme citado no Termo de Abertura o Projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como ferramenta de apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que possibilita uma melhor eficiência no recebimento, encaminhamento, localização das informações.

A pretensão é que os documentos gerenciados pelo GED possam ser facilmente localizados dentro da estrutura de publicação, obter recursos de indexação de conteúdo, parâmetros de publicação e organização possibilitando à instituição o controle preciso e eficiente sobre os seus documentos. Aliada a esta característica, está a facilitação de acesso pela Internet/Intranet, ou seja, com um simples navegador Web (browser) é possível participar de todo processo, pesquisar e consultar qualquer documento, seja ele: Documentos eletrônicos, imagens de documentos digitalizados.

O sistema também permitirá a manutenção periódica de documentos e controles de prazos de validade automatizados pelo GED, reduzindo significativamente as tarefas de controle necessárias a administração e manutenção dos documentos.

1.1 EAP

1.2. Dicionário da EAP

Clique aqui para visualização do Dicionário da EAP

2. GERENCIAMENTO DO PROJETO

2.1. Gerenciamento do Tempo

Planejamento de tempo consta na WBS.

2.2 Gerenciamento do Escopo

2.3. Gerenciamento de Custos

O Gerenciamento de custos do projeto será de responsabilidade do gerente de projeto e sua equipe. O Plano de gerenciamento dos custos passará por aprovação e englobando os principais processos dos custos definidos no projeto e deverá ter a aprovação durante a fase de planejamento e constam na matriz de responsabilidade.

2.4. Gerenciamento de Riscos

O gerenciamento de risco foi baseado em pesquisa sobre a implantação de software para gerenciamento de documento, o documento apresenta informações descrição de risco, de grau de severidade, impacto, categoria, ação a ser tomada e pessoa responsável. Clique aqui para abri o documento.

2.5. Gerenciamento de Recursos

O Plano de gerenciamento dos recursos humanos é desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto para determinar e identificar recursos humanos com as habilidades necessárias para o êxito do projeto e orientar a equipe do projeto sobre como os processos de Recursos Humanos serão executados.

2.6. Gerenciamento de Aquisições

O projeto já ofereceu à instituição as necessidades referentes a aquisições e a mesma está de acordo com a obtenção dos mesmos, o planejamento, controle e administração até o encerramento deste item será de responsabilidade da instituição.

2.7. Gerenciamento de Comunicações

Todas as informações pertinentes ao projeto como solicitações de mudança, status report, ATA, entre outros será comunicado conforme grau de interesse e importância, clique aqui para abrir o documento.

3. DECLARAÇÃO DO TRABALHO

3.1. Consultoria

Após a instituição ter separado a documentação a ser digitalizada, a consultoria efetuará a digitalização no próprio ambiente da instituição, por esta possuir condições de operacionalizar.

Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital.

Requisitos

1. Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;

2. Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet;

3. Definição do local de armazenamento;

4. Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;

5. Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

3.1.1. Digitalização

Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação).

Este trabalho será a base para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a integridade física do original.

O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.

3.1.1.1. Critérios de Aceitação

Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.

3.1.2. Indexação

Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.

A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado de conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservação. Em nosso caso utilizaremos o escâner de mesa descrito abaixo.

Escâneres de mesa (flat bed)

Considerando a dimensão do item