Custo Operacional De TI

INTRODUÇÃO

Qualquer tecnologia é cara se não for bem utilizada, e para ser bem utilizada é necessário que seu uso tenha sido planejado cuidadosamente. Infelizmente, não é essa pratica que se tem como estado normal de administração em TI. Muitas empresas, quando muito, controlam os custos de aquisição dos equipamentos e sistemas, mas não fazem a mínima ideia dos custos operacionais.

Para controlar os custos de TI, existem dois instrumentos úteis:

• O orçamento de investimentos;

• O orçamento operacional;

ORÇAMENTO DE INVESTIMENTOS

Orçamento de investimento, resumidamente, significa o investimento que deve ser feito assim que o plano estratégico ou plano de negócios da empresa for feito e de preferencia, deve ser revisado no início de cada exercício fiscal.

Esse plano de estratégico ou plano de negócios, define o relacionamento dos orçamentos e pontua as necessidades do usuário, orçamento operacional, o que foi realizado dentre esse orçamento e o que foi postergado para no fim se chegar no resultado.

ORÇAMENTO OPERACIONAL

O orçamento operacional é mais complexo e complicado de ser feito, pelo fato de que poucas empresas sabem o que realmente gastam no processo produtivo e no dia-a-dia, pois não costumam custear as atividades uma a uma, limitando-se a encontrar um custo total de produção e a rateá-lo, igualmente por todas as atividades ou centros de custos, se existirem. Essa prática dificulta o levantamento do custo de cada atividade e frequentemente, faz a empresa perder o controle dos gastos.

Esses custos podem ser dramáticos em relação a operação de TI, basta que a tecnologia adquirida esteja fora de proporção, a mais ou a menos, para a atividade que ela deve suportar; que o usuário não tenha sido treinado correta e suficientemente; que esteja ultrapassada etc.

Essas despesas estão divididas em dois grandes grupos: as conhecidas e as desconhecidas. Entendermos dessa forma: muitas vezes brigamos por coisas de pouco valor, enquanto desconhecemos aquelas que realmente fazem diferença no resultado final.

• Custos conhecidos: Entre os custos conhecidos estão: salários + encargos(diretos e indiretos), benefícios, manutenção de equipamentos, manutenção de software, terceiros, comunicações e etc.

• Custos desconhecidos: São todos os custos que, por ignorância, desorganização ou qualquer outro motivo, passam despercebidos aos administradores. Entre eles estão alguns que jamais pensamos, em controlar, por exemplo: energia, material de escritório, material consumível