Estagio

divergências substanciais, no que concerne ao conceito de clima e ao corpo teórico de enquadramento. A falta de consenso não advém apenas dos espaços disciplinares que lhe são próximos, advém também das posturas teórico-metodológicas no interior do quadro em que ele se afirma.

Assim, para a concepção atomista, o clima é o somatório das percepções, opiniões, atitudes e comportamentos individuais. Para os que se colocam numa perspectiva holística, o clima não é um atributo dos indivíduos, mas dos grupos e das organizações. Duas perspectivas com conseqüências teórico-explicativas distintas. Pela análise intuitiva poder-se-á dizer que o clima é o indivíduo, o que remete para a psicologia individual. Para modelos causais e para a análise da organização como somatório de vontades, de expectativas e de representações. Para esta perspectiva, as organizações são espaços nos quais os seus elementos procuram salvaguardar a sua individualidade e defender os seus interesses. A segunda proposta vai ao sentido de identificar o clima com a organização e sugerir modelos de alta complexidade de redes e forças propulsoras de comportamentos grupais e interpessoais.

A aplicação do conceito de clima às organizações também arrasta consigo grandes divergências conotativas. Assim tem sido designado por sistema vivente (Argyris, 1957), personalidade da organização (Halpin & Croft, 1963) ou ambiente (Ballesteros, 1987).

O clima organizacional experimentando e percebido na organização é motivador, tendo em vista a mesma tratar-se de uma organização que está se destacando no mercado, causando assim possibilidades de crescimento e vivências profissionais, além de proporcionar resultados positivos no que se diz respeito ao processo de aprendizagem.

A Diretoria disponibiliza recursos para que se possa investir em tecnologia e profissionalização.

1.8 Principais Concorrentes

Escritórios de contabilidade ativos na cidade.

1.9 Principais produtos

Prestação de serviços contábeis, fiscais, departamento pessoal, apuração de imposto de Renda Pessoa física e jurídica.

1.10 Organograma geral da organização

1.11 Normas e Regulamentos

De acordo com Chiavenato (1999), normas e regulamentos de uma organização são planos operacionais relacionados com o comportamento esperado de funcionários e colaboradores dentro e para com a empresa.

Para Cury (2000), normas e regulamentos de todas as naturezas, que envolvem a Entidade, são decididos nas reuniões entre os membros da Diretoria. Em seguida as decisões são transmitidas as Gerências que verifica as mesmas e indica o seu cumprimento e viabilidade.

Por fim, as normas e regulamentos aprovados, em conjunto pela Diretoria , são repassadas aos funcionários por escrito, os quais as acatam e as mantêm em vigor.

1.12 Cargos e Salários

De acordo com Chiavenato (1999), as organizações desempenham ampla variedade de tarefas, sendo essas executadas com maior eficiência com a especialização dos empregados. Essa diferenciação das especializações se dá com a divisão do trabalho em cargos e é através deles que as tarefas organizacionais são divididas e fragmentadas em atividades separadas. Os cargos tendem a ser estreitos para que sejam executados eficientemente.

Para Lawler (1999), o salário deve relacionar-se com o desempenho do funcionário. Para ele a pior maneira para uma concretização de plano de salários é implantar um mesmo plano salarial para toda organização, portanto os planos de bônus seriam mais eficazes, por relacionarem-se com o desempenho atual de cada empregado.

Segundo Chiavenato (1999), salário é a recompensa monetária que a pessoa recebe em troca de suas contribuições a organização.

Para Maximiano (2000), o salário é uma quantia absoluta de relativo significado a cada individuo, e é recebido em troca de serviços prestados a uma organização.

A divisão dos cargos na Entidade se dá conforme detalhado abaixo, bem como os salários crescem proporcionalmente ao grau de hierarquia sempre de acordo com a CLT e respeitando os pisos e dissídios das categorias:

Sócios Diretores – Participam efetivamente das reuniões da Diretoria, efetivando as decisões tomadas, as quais são passadas as chefias de cada departamento;

Gerente Contábil – Responsável pela execução da contabilidade das empresas clientes, escrituração dos livros contábeis, execução de demonstrativos financeiros e contábeis diversos, prestação de contas, fechamento e análise de balanços;

Auxiliar Contábil – Auxilia a Gerente Contábil com classificação de documentos, conciliações, digitação de dados, bem como o controle de contas a pagar e receber;

Gerente do Departamento Fiscal – Responsável pela execução das obrigações fiscais das empresas clientes, emissão de guias das obrigações tributárias, escrituração dos livros fiscais, execução de obrigações acessórias , Dacon, DCTF , DIPJ, DASN e execução do Sistema Público de Escrituração Digital SPEDs);

Auxiliar Fiscal– Auxilia o Gerente Fiscal com classificação e digitação de documentos, bem como conferência dos dados e emissão de guias.

Gerente de Recursos Humanos – Responsável pela execução do Departamento Pessoal das empresas clientes, execução da folha de pagamento, geração das guias dos encargos sociais, rescisões e afastamentos diversos.

Auxiliar de Recursos Humanos – Auxilia a Gerente de Recursos Humanos com classificação de documentos, digitação de dados, conferência e executa as homologações.

Secretária – Responsável pelo atendimento direto aos clientes, recebimento de mensalidades, preenchimento de recibos e cadastros diversos;

Assistente Administrativa – Auxilia a Secretária no atendimento ao público bem como é responsável por compras na área de escritório, rotinas bancárias e serviços externos.

1.13 Hierarquia e Organograma

Segundo Chiavenato (1999), a hierarquia administrativa refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adota, para assegurar a realização das tarefas e o alcance de seus objetivos.

Uma estrutura alta exige muitos níveis hierárquicos, enquanto uma estrutura baixa requer poucos níveis. A hierarquia é uma conseqüência da divisão do trabalho e é predominantemente um esquema de controle.

Segundo Chiavenato (1999), o organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional. É composto por retângulos (órgãos ou cargos) e linhas verticais e horizontais (relação de autoridade e responsabilidade). Os retângulos representam como as atividades são agregadas em unidades e as linhas mostram a estrutura administrativa, como as pessoas reportam-se umas as outras e como os retângulos relacionam-se entre em si e com a hierarquia.

Percebem-se nitidamente na Entidade estagiada as classes hierárquicas e suas funções bem distintas. As funções atribuídas a cada nível hierárquico são respeitadas, existindo assim uniformidade e autonomia dentro dos cargos.

1.14 Arranjo Físico e Instalações

a) Arranjo Físico Administração

A entidade funciona em um prédio próprio , composto por um amplo escritório com três salas, um salão utilizado para reuniões e apresentações aos clientes, inclusive servindo de base para as reuniões da Diretoria . Possui também uma copa e dois banheiros, feminino e masculino.

b) Iluminação e Ventilação

O local é bem arejado, possuindo uma boa ventilação, com amplas janelas.

A iluminação é de ótima qualidade, o ambiente é limpo e seguro, estando dentro das normas de segurança do trabalho exigidas por lei.

c) Fluxo Interno – Circulação

A circulação é de fácil acesso, sendo as instalações bastante amplas em relação ao fluxo de pessoas que por lá transitam, em sua maioria clientes, que têm uma concentração maior da presença na sede em dias específicos do mês, sendo maior circulação nos cinco primeiros dias úteis do mês, quando os clientes comparecem para quitarem suas mensalidades, retirar a folha de pagamento , os impostos e entregar documentos solicitados pelo escritório.

Nos demais dias do mês, a circulação interna nas instalações se dá pelos funcionários e diretores, bem como por alguns clientes com eventuais questões a tratar.

As salas são bem divididas, tendo bem distintas a área de circulação e atendimento ao público e as áreas reservadas à Contabilidade, Fiscal ,Recuros Humanos ,Financeiro e Diretoria, onde só tem acesso pessoas devidamente autorizadas.

d) Definição da Localização das Pessoas

A sede da entidade conta com uma entrada principal onde existem 2 salas distintas.

A sala maior destina-se à recepção e à secretaria, localizando-se nela a secretária e a assistente administrativa, que atendem os clientes através de um amplo balcão.

A outra sala principal é fechada e destinada ao Diretores, para a realização de seus afazeres e atendimento aos clientes.

Através de uma entrada secundária localizam-se a sala de reuniões, com um amplo espaço, e também uma sala reservada de acesso restrito , devidamente dividida por divisórias e estações de trabalho, destinada aos Departamento Contábil, Fiscal e de Recursos Humanos onde localizam-se as Gerências e seus respectivos auxiliares.

2. DESCRIÇÃO DA ÁREA ESTAGIADA.

2.1. Nome do Departamento / Setor

Departamento Contábil

a) Posicionamento Hierárquico

A hierarquia se dá da seguinte forma:

A Gerente Contábil é responsável pelo Departamento Contábil e Financeiro e entre suas atribuições estão o fechamento mensal dos balanços, prestações de contas diversas, apuração de resultados, analise a nível gerencial, controle de contas a pagar e receber e fluxo de caixa.

O auxiliar contábil auxilia-a na classificação e digitação de documentos junto ao sistema contábil, bem como na conciliação das contas.

A assistente administrativa auxilia-a nas rotinas financeiras, fazendo todo o controle de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, situação bancária e passa-lhe diariamente relatórios para a devida análise, tomada de decisões financeiras e posicionamento junto a Diretoria.

b) Componentes e estrutura interna

A estrutura interna do Departamento Contábil compõe-se de três mesas, ventilador de teto, três micro-computadores, dois aparelhos telefônicos, um cofre, máquina copiadora, dois armários, um destinado a formulários de uso diário e material de expediente e outro destinado a documentos de arquivos mais recentes.

Trabalham nesse espaço três pessoas: a Gerente Contábil, o Auxiliar Contábil e a Assistente Administrativa.

c) Localização na Estrutura

O Departamento Contábil e Financeiro é localizado em uma sala recuada mais ao fundo da sede da empresa, onde o acesso é restrito aos funcionários do setor, sendo proibida a circulação de pessoas estranhas em sua área.

d) Interação com a empresa de Forma Geral

A interação do Departamento Contábil com a empresa se dá principalmente através da sua estreita relação com a Diretoria e clientes.

Toda e qualquer informação do Departamento é repassada diretamente aos diretores e depois por eles é repassada aos outros departamentos interessados. Da mesma forma, informações ou documentos necessários a outros setores são solicitados à Contabilidade geralmente através dos membros diretores, ou na ausência deles, através de memorandos.

O Departamento possui uma certa autonomia dentro da Entidade pois, ao contrário dos outros setores, possui liberdade, na ausência da Diretoria, para tomada de decisões que se referem a sua área, bem como a Gerente Contábil assina em nome da entidade em diversas situações.

e) Entradas no Departamento Contábil

As entradas dos documentos e o fluxo de informações no Departamento Contábil seguem uma rotina pré-estabelecida como segue:

- As notas fiscais de compras entregues pelos clientes são passadas ao Departamento diariamente no período da manhã, entre as oito e dez horas, para que sejam feitas as devidas programações para pagamentos no sistema financeiro, pela Assistente Administrativa, bem como a contabilização das mesmas pelo auxiliar contábil.

- Diariamente, no período da manhã, os Diretores se reunem no departamento contábil, onde posiciona-se sobre a situação financeira do dia e retira os documentos necessários a rotina bancária da qual é responsável.

- A entrega de relatórios, balancetes e demais demonstrações contábeis são entregues pelo Departamento sempre no período da tarde, devendo ser solicitados com no mínimo 48 horas de antecedência, por escrito e a responsável pela execução das mesmas é a Gerente Contábil.

- O atendimento a clientes, seja pessoalmente na sede ou via telefone, é feito sempre das 14 as 17 horas pela assistente administrativa.

- O restante do expediente é destinado às rotinas normais de classificação de documentos, conciliações, fluxo de caixa, elaboração de peças contábeis, atendimento telefônico, reuniões etc.

f) Processo de Trabalho

O processo de trabalho pelo aprendizado contínuo inicia-se pela sensibilização das pessoas e fatores da organização e de seu ambiente. Ao invés de idealizar projetos ou buscar soluções para problemas já detectados, procura-se criar condições para as pessoas compreenderem o impacto da contribuição de seu trabalho sobre a empresa.

Para Sange (1990), o aprendizado constante é visto como a essência do trabalho organizacional. Para o autor, aprender não é uma simples incorporação de informações, mas a construção da capacidade de criar e de romper as maneiras rotineiras e habituais de pensar e agir.

Segundo Wood Jr. (1995), o rendimento, quanto à natureza do trabalho, pode estar relacionado às características estruturais (organograma, funções, tarefas); estratégicas; tecnológicas (processos e métodos de produção) ou comportamentais (relações interpessoais). Isso pode ocorrer como uma reação a alguma transformação ocorrida no ambiente no qual está inserida ou por identificação de alguma necessidade de alteração organizacional necessária para atingir os objetivos esperados.

No caso da Entidade, os processos de trabalho têm como prioridade a distribuição de autoridade e responsabilidades. Assim de acordo com as necessidades da empresa e habilidade demonstrada pelos funcionários se distribuem formalmente a autoridade e a responsabilidade.

Leva-se em consideração pela diretoria também os recursos materiais e intelectuais para o desempenho das tarefas e as unidades básicas de analise são os processos, funções e tarefas.

Assim, a diretoria é responsável por rever processos, estudando uma a uma cada tarefa que os compõe, reavaliá-los e propor novas formas de executá-los. O objetivo imediato é eliminar desperdícios, reduzir a fadiga humana em redistribuir tarefas e controlar todos os fatores que afetam o aumento da eficiência e qualidade, já que o numero de funcionários do setor é bastante restrito. É priorizada também a análise da motivação, atitudes, habilidades, comportamentos individuais, comunicação e relacionamento grupal.

g) Divisão Interna- Hierárquica

A hierarquia observada dentro do Departamento é a seguinte:

A Gerente Contábil é subordinada à Diretoria.

O Auxiliar Contábil e a Assistente Administrativa são, por sua vez, subordinados a ela.

h) Identificação dos erros

Mensalmente, entre os dias 01 a 05 de cada mês, é feita a conciliação de todas as contas contábeis, para que posteriormente possa se fechar os balancetes.

Nesse processo da conciliação é que são identificados os erros ocorridos dentro do mês, tais como: classificação de documentos em contas erradas, falta de documentos, atraso na entrega de relatórios