Gestão de Processos de Negócios

IMPLEMENTAÇÃO DE BPM EM INSTITUIÇÃO PÚBLICA

Gabrielle Fernandes de Souza Alvarenga – [e-mail]

MBA Gestão de Processos de Negócios

Instituto de Pós-Graduação - IPOG

Goiânia, GO, 08 de outubro de 2021

Resumo

Business Process Management (BPM) tem acarretado diversos benefícios para as organizações, como alto desempenho, aumento da competitividade e melhoria da qualidade da produção e dos serviços. Entretanto, o BPM ainda carece de pesquisas para analisar suas aplicações nos mais diversos ambientes organizacionais, como as organizações públicas. O intuito deste estudo é de verificar as práticas de BPM no setor público, identificando as suas características e as dificuldades encontradas na sua implementação. O método utilizado neste trabalho foi de ampla pesquisa bibliográfica. Os resultados apontaram que o BPM é aplicável no setor público, todavia, é preciso considerar as especificidades da gestão de processo neste setor, tendo em vista à existência de processos mais complexos, de estruturas rígidas e de recursos escassos, além de mudanças legais e regulamentos.

Palavras Chave: Gestão de Processos; Organização Pública; BPM.

1. Introdução

Uma das grandes exigências atuais, em meio a uma paisagem competitiva e dinâmica, é reanalisar o modo de gestão das organizações. A busca por mais qualidade na oferta do produto ou serviço, faz com que os gestores, tanto de empresas privadas, como também de organizações públicas, reavaliassem técnicas e procedimentos utilizados constantemente. A própria sociedade, especialmente em relação à Administração Pública, carece constantemente por uma maior eficiência, objetivando um atendimento mais rápido e menos burocrático (OLIVEIRA; PAULA, 2014).

A melhoria dos processos pode ser uma forma para se alcançar essa eficiência. A partir do momento em que as organizações compreendem de que forma se dão seus processos, abre-se um leque para aperfeiçoá-los e então, alcançar os resultados esperados. Nesse contexto, dentre as abordagens direcionadas à gestão organizacional, com o intuito de alcançar melhorias contínuas na organização destaca-se a metodologia gerenciamento de processos. Tal metodologia exerce suas atividades de forma contínua, buscando conhecer, mapear, analisar, reformular e inspecionar as práticas de trabalho (PAVANI JÚNIOR; SCUCUGLIA, 2011). Trata-se de uma metodologia que facilita a compreensão da organização por relacionar os processos de forma conjunta, ou seja, avalia as áreas como um todo (visão sistêmica) (CAMPOS, 2009).

Segundo Cruz (2013), identificar os processos internos da organização e em seguida mapeá-los, é uma ação que permite alavancar melhores resultados. O autor leciona que ao compreender o funcionamento, as atividades e a sequência em que são executados os processos, é possível otimizar o tempo, por via da implantação de melhorias, tornando a organização mais competitiva. Ter processos bem delimitados ajuda no cumprimento do planejamento estratégico e agilidade nas atividades com o mínimo de recursos e maior satisfação do cliente final. Para isso é preciso atuar sobre processos críticos identificando, mapeando, analisando e melhorando esses processos e tudo isso de forma contínua (BARBARÁ, 2008).

No tocante à Administração Pública, os novos sistemas e leis de controle dos gastos, assim como a própria demanda da sociedade por uma maior transparência nas ações da gestão, acarretam uma crescente preocupação em dar uma melhor compreensão da aplicação de seus recursos, seja racionalizando os gastos ou agilizando a prestação dos serviços para a população (CATELLI; SANTOS, 2004).

Tais objetivos podem ser atingidos através da gestão eficiente dos processos de negócios da organização, utilizando-se o BPM, do inglês Business Process Management e cuja tradução é Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma abordagem mais recente sobre a gestão das rotinas organizacionais.

O foco da aplicação deste método é ajudar na transformação de organizações públicas em padrões otimizados de eficiência e eficácia, utilizando-se de uma metodologia específica e preparada para superar algumas dificuldades constantemente verificadas nesse tipo de administração. As práticas do BPM são descritas no guia Corpo Comum de Conhecimento – BPM CBOK, o qual define o gerenciamento de negócios como uma ferramenta que conduz os processos para serem mais eficazes, mais eficientes e mais ágeis (ABPMP, 2013).

2. Desenvolvimento

O setor de compras da organização desempenha um papel importante no resultado final do negócio, pois grande parte do valor das vendas, em muitas organizações, é destinada ao pagamento de fornecedores. As compras afetam diretamente a produção industrial e o fluxo de caixa. A disponibilidade de materiais de construção e serviços, a qualidade dos bens adquiridos, o custo da viagem e a negociação das condições de pagamento afetam os prós ou contras dependendo do seu desempenho.

O setor de compras é muito importante porque integra a gestão estratégica corporativa às políticas corporativas. O setor se depara com importantes decisões de aquisição, fabricação ou compra de longo prazo, bem como análise do valor de mercado (BAILY et al, 2000).

“A função compras pode ter um impacto significativo nos custos operacionais de qualquer operação” (SLACK et al., 2009, p. 393). Segundo o mesmo autor, o setor de compras está cada vez mais envolvido na tomada de decisões estratégicas. É o ganho de valor como uma função que pode aumentar valor, reduzir custos e, com isso, gerar lucros maiores.

Dias e Costa (2012, p. 57) orientam que:

A realização das atividades concernentes à aquisição de bens e serviços precisa obedecer a uma dinâmica comum. Não é admissível que cada profissional de compras conduza os processos sob seus cuidados em conformidade com o seu senso ou seu julgamento particular.

As atividades de compras nas organizações, se devidamente organizadas, oferecem oportunidades estratégicas que podem alterar drasticamente a capacidade de obter e manter vantagens competitivas. Benefícios relacionados a custo, qualidade, entrega e flexibilidade da produção podem ser alcançados por meio do planejamento adequado das atividades de compras (BENITO, 2006). 

No diagrama abaixo, que é um exemplo das medidas propostas por Dias e Costa (2012), pode-se verificar que a primeira medida de identificação das necessidades é pelo setor de compras ou pela comunicação de outro setor. Segunda pesquisa de mercado para encontrar a melhor opção de oferta, comparando preço, prazo de entrega, prazo de pagamento, detalhes técnicos, entre outros fatores de mudança. O terceiro é escolher a melhor oferta e permitir a compra. A quarta medida refere-se à emissão de um pedido de compra com os detalhes vendidos. Na quinta, é considerado o cheque de um bom imóvel ou serviço. Na sexta confirma-se o cumprimento do fornecimento e cumprimento das condições comerciais utilizadas. O sétimo refere-se à disponibilidade de mercadoria nos locais e, por fim, o oitavo, é feito o pagamento ao fornecedor