Gestão de Projetos em Empresas Pequenas

Vivemos em um mundo em que a tecnologia avança de maneira espantosa, é uma verdadeira enxurrada de coisas novas: novos produtos, novas tecnologias de fabricação, novos softwares para otimizar determinado trabalho, novas técnicas de controle, etc. Aliada a esta infinidade de novidades, existe a facilidade na comunicação e por consequência a disseminação de todas essas novidades. Rapidamente as novidades acabam se tornando obsoletas e tem seu lugar tomado por algo recém-chegado ao mercado. Estes fatores juntos tornam o mercado extremamente competitivo.

Para uma empresa se manter viva e crescendo neste mercado tão dinâmico, cada vez mais faz-se necessário tornar-se competitiva, baixando seus custos, prazos de entrega, atendendo a qualidade exigida de seu produto ou serviço e desenvolver suas atividades de maneira sustentável.

A gestão de projetos é uma ferramenta que auxilia os gestores a otimizarem suas tarefas a fim de atender os itens mencionados anteriormente. No entanto, esta ferramenta é na maioria das vezes, aplicada em grandes empresas e vista pelas pequenas e médias como algo burocrático e desnecessário. Sendo assim, como enfrentar e quebrar este paradigma, tendo na maioria destes casos, a limitação de recursos e funcionários?

Algo fundamental para o processo de implantação da gestão de projetos é a quebra do preconceito em relação ao assunto. Principalmente em pequenas e médias empresas onde os recursos e quantidade de funcionários em geral são muito limitados, cria-se o mito de que a tarefa de gerenciar o projeto é um desperdício de tempo e mão-de-obra que poderia estar sendo aplicada em alguma atividade de execução.

Para se quebrar este mito, temos que ter em mente os benefícios que o gerenciamento proporciona em relação ao seu custo. Alguns benefícios que podemos citar:

• Melhor controle dos prazos de entrega (produto final e etapas do processo);

• Melhor aproveitamento dos recursos disponíveis;

• Antecipação de problemas;

• Melhor gestão da qualidade do produto ou serviço;

• Melhor controle dos custos do projeto;

O sucesso do uso do gerenciamento de projetos em determinada empresa está diretamente ligado ao quanto seus responsáveis acreditam e se esforçam para a utilização desta ferramenta de controle. Caso os responsáveis não acreditem no real potencial que este controle tem de trazer benefícios para a empresa, inclusive monetários, nos primeiros obstáculos a utilização desta filosofia estará fadada ao fracasso.

Uma vez que os responsáveis pela empresa realmente acreditam no sucesso do gerenciamento, começa uma nova etapa da implantação onde deve-se disseminar a ideia e fazer com que todos da empresa acreditem, apoiem e ajudem na implantação. Esta etapa é de fundamental importância, pois quem irá colocar em prática no dia a dia o sistema de gestão de projetos, são os colaboradores. Caso estes não acreditem no sistema, não irá funcionar.

A melhor e mais fácil maneira de se alcançar este objetivo de “venda” de ideia a todos envolvidos na empresa é dando exemplo, mostrando que os responsáveis pela empresa realmente acreditam na ideia e querem colocá-la em prática. Deve-se mostrar de maneira clara a todos, os benefícios que a implantação desta filosofia dará a empresa e também aos próprios colaboradores, como por exemplo, mostrar o ganho na qualidade de trabalho através de atividades mais bem controladas.

Também é um bom método, utilizar como exemplo outros casos de sucesso na implantação desta filosofia, evidenciando os ganhos que a mesma teve após implantação.

Por fim, deve-se apresentar a todos a maneira como a empresa irá implantar tal filosofia e oferecer condições para que o trabalho seja desenvolvido e tenha sucesso.

Após o momento de disseminação da ideia a todos, chegamos a etapa mais importante do processo, que são as ações de implantação propriamente ditas.

Vale lembrar que a principal referência no mundo em relação a gerenciamento de projetos é o PMBOK, porém, o mesmo trata apenas do que fazer e não de como fazer. Além disto, o PMBOK propõe 47 processos, que seria o cenário ideal para se controlar um projeto, porém, nem sempre será possível seguir todas estas recomendações à risca e de maneira detalhada, principalmente quando tratamos de pequenas e médias empresas onde geralmente os projetos também são de pequeno e médio porte, tornando o processo detalhado inviável pelos recursos limitados. Os recursos gastos no gerenciamento não devem ser maiores do que os benefícios que o controle proporciona. O que se deve fazer para contornar a situação e não abandonar a filosofia é adequar as recomendações do PMBOK da melhor maneira possível