EAD Importância Do Gerenciamento De Projetos Em Pequenas Empresas Como Diferencial Competitivo Marcel Faria Fraga E Maurílio Antônio Tolentino

Importância do Gerenciamento de Projetos em Pequenas Empresas como Diferencial Competitivo

Marcel Faria Fraga e Maurílio Antônio Tolentino

Marcel Faria Fraga

Em tempos de globalização e aumento da competitividade, o modelo adotado por pequenas empresas, baseada em divisão de tarefas, com hierarquia plenamente horizontal e falta de uma metodologia concreta de objetivos e metas, pode ser um complicador.

O artigo em questão trata de um estudo de caso da implementação de um modelo de gestão de projetos, as dificuldades de se romper as barreiras culturais dessa empresa e os primeiros retornos oriundos através do uso de algumas das melhores práticas de gerenciamento de projetos.

Palavras-Chave: Gerenciamento de Projetos; Competitividade; Comunicação; Recursos Humanos.

INTRODUÇÃO

As organizações modernas procuram a todo o momento preencher as lacunas entre o planejamento e a execução.

Para tanto essas empresas podem se apoiar em preceitos do gerenciamento de projetos, buscando implementá-los e aperfeiçoá-los ao longo do tempo, medindo sempre que possível seu nível de maturidade de forma a permitir o desenvolvimento de suas estratégias na gestão do negócio.

Além disso, o ambiente de negócios cada vez mais competitivo exige das empresas uma atuação profissional e excelência operacional. Tais expectativas se tornam ainda mais desafiadoras quando se trata de pequenas empresas, com limitação de recursos, sejam eles humanos, financeiros ou de infra-estrutura, e uma competitividade de mercado que muitas vezes nivelam por baixo a qualidade do produto dessas empresas.

Esse artigo contempla um estudo de caso de uma empresa do setor de consultoria em engenharia e meio ambiente que iniciou a implantação do modelo de gerenciamento de projetos como ferramenta para manutenção e aumento da competitividade no mercado.

CONTEXTUALIZAÇÃO

No ano de 2008 a empresa em analise iniciou a implantação da gestão de projetos, utilizando as diretrizes expressas no PMBoK, partindo dos seguintes pressupostos:

• A empresa analisada é orientada por projetos, atuando com consultorias técnicas e auditorias. As principais características dos projetos da empresa, conforme citado por COLANERI et al, 2004, são a temporariedade e a individualidade do produto ou serviço a ser desenvolvido.

• A organização apresentava dificuldades em gerenciar o tempo, assim como controlar a qualidade e responsabilidades dentre os diversos projetos de seu portfólio.

• Indicadores de projetos não eram medidos periodicamente de forma a controlar resultados e orientar adaptações. Como conseqüência, as contingências eram administradas com dificuldade, já que os planos não eram adaptados periodicamente.

• Por fim, a empresa reconheceu sua dificuldade em padronizar processos de gestão e gerenciar o conhecimento gerado por projetos, de maneira a elencar a gestão de projetos como um dos primeiros passos para solucionar essas deficiências.

• A gestão de projetos seria introduzida através da aplicação e da integração dos processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

IMPLANTAÇÃO DO MODELO DE GESTÃO

A primeira etapa para a implementação desse modelo seria o delineamento de uma metodologia para coleta das informações necessárias à execução dos trabalhos e, também, à execução das propostas técnicas, traduzindo-se, no que se refere às melhores práticas de gestão de projetos, ao levantamento dos fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais.

Com normalmente prazos e custos reduzidos, o levantamento de informações para subsidiar a posterior elaboração do escopo de projeto tornou-se primordial dentro do dia-a-dia da empresa de consultoria e, por isso, foi elencada como a primeira diretriz a ser seguida.

A segunda etapa de implementação das práticas de gerenciamento de projetos concentrou-se na definição de um instrumento para planejamento de prazos e custos dos projetos desenvolvidos pela empresa.

Em consonância com as mudanças do setor administrativo-financeiro da empresa que centralizaram as informações num sistema em banco de dados, optou-se, nessa primeira etapa de implementação do modelo de gestão de projetos, pelo uso de planilhas eletrônicas, que pudessem servir como instrumentos de controle e monitoramento do andamento de todos os projetos, avaliando, em especial, prazos, custos e outros desvios do cronograma.

Assim, para esta primeira etapa da implantação da gestão de projetos na empresa, abordou-se o gerenciamento de escopo e o gerenciamento do cronograma como foco.

PRINCIPAIS DIFICULTADORES EXPRESSOS NOS RESULTADOS

O fato de a empresa ter reconhecimento pelos serviços prestados no mercado retardou o processo de implantação da gestão de projetos, já que inconscientemente alguns membros não percebiam tais ações como fatores chave de sucesso para a organização.

Dos projetos realizados no ano de 2008, todos tiveram a documentação parcialmente ou totalmente preenchidas, porém, foram identificados dois problemas na implantação desse gerenciamento:

• Os documentos foram preenchidos no início do projeto, mas não houve acompanhamento e finalização da documentação.

• Os documentos foram preenchidos totalmente no final do projeto, mas por sensibilização pela gestão do conhecimento e não gerenciamento de projetos em si.

Esses problemas advieram do fato da documentação ter sido entendida como muito burocrática para os procedimentos da empresa, de modo que demandavam bastante tempo para serem preenchidas e, muitas vezes, atrapalhavam o cumprimento dos prazos de entrega dos trabalhos e, por isso, eram deixados em segundo plano.

Além disso, não houve mobilização efetiva a respeito da consciência em gerenciamento de projetos naquele ano para todos os colaboradores, uma vez que a empresa passou por uma grande renovação no quadro societário, o que adiou uma série de decisões quanto à gestão dos projetos.

A nova diretoria da empresa, ciente da necessidade de padronização e gerenciamento dos projetos da empresa,