O sistema de fluxo de informação da empresa FR

2.1.- Sistemas de Informação

O sistema de fluxo de informação da empresa FR, funciona da seguinte forma: primeiramente o vendedor visita o cliente oferecendo os produtos da empresa, utilizando-se de mostruários. Caso o cliente queira adquirir a mercadoria, o vendedor preenche o formulário de pedidos, que contém todas as informações pertinentes ao cliente e ao produto, bem como formas de pagamento, data e local de entrega. Feito isso, o vendedor contata com a empresa, que encontra fornecedor para ser realizar a compra de matéria-prima referente ao pedido.

A matéria-prima é enviada pela transportadora a qual entrega junto com a matéria-prima, uma duplicata para ser paga, referente ao transporte da mercadoria; ao mesmo tempo a empresa lança o pedido no programa Sistema Gerência Comercial (S.G.C.), que automaticamente baixa o estoque, calcula os descontos, os impostos a pagar, a comissão do vendedor e armazena dados para posterior emissão de nota fiscal na saída dos produtos.

Concluída a confecção do produto requerido, o vendedor entrega o produto pessoalmente ao cliente, recebendo os cheques à vista e para 30 dias, ou envia o produto elaborado por transportadora, juntamente com o bloqueto bancário para depósito. Todo final de mês, o escritório envia a segunda via das despesas para contabilidade, juntamente com a folha de pagamento dos funcionários, para que sejam feitos os devidos pagamentos. Para ser feita a previsão de faturamento é contado cinco dias após a data de entrega.

2.2. - Hardware

A empresa FR, possui 01 (um) micro computador com as seguintes configurações: - Pentium 166 MHz, 16 Mb de memória RAM, disco rígido de 1.2 Gb, monitor de 14", Kit multimídia 32 X; - Impressora HP Desk Jet 692C (jato de tinta); - Impressora matricial Epson (usada para impressão de Notas Fiscais).

2.3. – Software

Possui os seguintes softwares: - Windows 95; - Office 97 (pacote de programas que contém word, excel, access, power point, entre outros que são pouco utilizados).

O programa S.G.C. foi adquirido na Abase Informática no município de Três de Maio, e foi desenvolvido pela própria empresa que o vendeu, atendendo as necessidades da empresa FR, e ainda com recursos em excesso, que a mesma não utiliza, tais como relatório de vendas no balcão, ou baixa automática de estoque de matéria-prima, que funciona da seguinte forma: Primeiramente é preciso atribuir um código para cada componente (matéria-prima) de um produto, como por exemplo uma bolsa.

No momento da confecção é informado ao sistema a quantidade de matéria-prima que foi utilizado. Assim é simples saber quando adquirir material. Entretanto, a empresa não tem estoque de matéria-prima, pois a compra de material é baseada em pedidos, bem como, não realiza vendas de balcão, mas vende em grande quantidades para revendedores. Contudo, o sistema utilizado é bastante eficiente, pois controla os pedidos, entrada e saída de material, assim como um atualizado cadastro de clientes e fornecedores.

2.4. – Análise do Problema

Pontos positivos do sistema: - O programa é completo, pois atende bem a todas as necessidades da empresa. Fácil operação, ou seja, não é necessário um grande conhecimento na área de informática para utilizar os recursos oferecidos pelo programa, sendo que qualquer relatório pode ser consultado quando necessário.

Pontos negativos do sistema: - O Programa não imprime notas fiscais com grande quantidade de itens. Por exemplo, quando se está imprimindo uma nota com mais de duas páginas é comum ocorrer falhas de impressão, sendo necessário reiniciar a operação. A visualização da tela é muito cansativa, pois o sistema é feito em programação clipper, e suas janelas não são de boa definição, além de cores muito fortes, agressivas ao olho humano.

2.5. – Recursos Humanos

O programa S.G.C. foi implantado por um técnico da empresa que o vendeu, oferecendo treinamento e assistência técnica. Por se tratar de uma empresa de pequeno porte, o operador, é o próprio gerente.

2.6. – Missão da Empresa

Em geral as organizações possuem como missão: Atender as necessidades dos clientes, com produtos de qualidade, proporcionando a sua plena satisfação.

A empresa FR Indústria de Bolsas, Sacolas e pastas é uma dessas organizações, sendo que sua missão é a seguinte: "Industrializar bolsas, sacolas, Pastas e acessórios, visando sempre a qualidade e satisfação dos clientes, sendo ecologicamente saudável ao meio ambiente, a natureza e a comunidade onde está inserida, e ainda servindo como agente fomentador da economia no município."

2.6.1. – Objetivo Geral

Busca constante da liderança no mercado, com produtos de qualidade, sempre atento as inovações e lançamentos, objetivando a satisfação do cliente.

2.6.2. – Objetivos Específicos

• Crescer 5% anualmente;

• Manter e aprimorar o atendimento aos clientes;

• Manter e atrair novo clientes;

• Conquistar a fidelidade dos clientes;

• Busca constantes de novos produtos.

3 - SITUAÇÃO PROPOSTA

Informatizar o fluxo de caixa da empresa possibilita que o administrador obtenha as informações atualizadas e de forma rápida, E procurar antever o fluxo de caixa futuro e tomar decisões perante a falta ou disponibilidade excessiva de recursos financeiros líquidos, para manter em dia tanto o recebimento quanto o pagamento de suas obrigações. A empresa deve saber como irá receber as receitas das vendas, bem como e quando deverá saldar suas obrigações.

"Vários são os recursos que a organização dispõe para que seus objetivos sejam alcançados. Entre eles está a informação. A informática, vista como um meio para a gestão dos sistemas de informações, começa assumir seu verdadeiro papel. Os sistemas de informações, atualmente, são vistos como meios (e não fim) que, se bem administrados podem contribuir de maneira efetiva para o aumento da competitividade da organização" Cautela (1980).

A grande desvantagem de se adquirir sistemas prontos, é que esses não foram moldados segundo as necessidades da empresa, com isso, há recursos que nunca serão usados, assim como eventualmente poderá faltar funções necessárias à empresa. Contudo, no Brasil, ainda é bastante oneroso contratar