TEORIA GERAL DE SISTEMAS

1. Conceitos Iniciais.

1.1 Conceitos: Dados, Informação, Sistemas e Sistemas de Informações.

- Dados: Dado é um elemento ou valor na forma “bruta”, podem ser números ou fatos brutos que por si só não levam a compreensão de determinadas situações. Os dados pouco contribuem para uma visão mais integrada de uma situação;

- Informação: A informação é o resultado de um dado tratado, analisado e organizado. Ela é considerada um patrimônio para as organizações e a chave para o sucesso das mesmas. Toda informação para ser um fator decisivo na organização deve ter qualidade, não ser demasiada, nem escassa, e necessita ser assertiva e útil, sempre devendo ser atualizada.

- Sistemas: O sistema é um conjunto de elementos que podem ser concretos e abstratos, que são interligados e funcionam como um todo estruturado, esses elementos são interdependentes e interagem com objetivos comuns. Podemos ainda dizer que sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que coletam, manipulam, armazenam e disseminam dados e informações e geram mecanismos de feedback. Segundo a NBR 180 8402/1 994, 2.18

“Sistema é um conjunto integrado que consiste de um ou mais processos, hardware, software, recursos e pessoas capaz de satisfazer uma necessidade ou objetivo definido”.

- Sistema de Informação: Sistemas de informação são recursos tecnológicos que transforma recursos de dados em produtos de informação. Eles apóiam às operações e fornecem elementos confiáveis para a tomada de decisão, além de possibilitarem a análise de problemas sua visualização e soluções. Os sistemas de informação integram informações internas e externa à organização.

1.2 Dados e Informações da Organização.

a) Quais os dados que devem ser processados para a geração de informações na organização?

Os dados que precisam ser processados pela organização são:

- Setor de Atendimento: os pedidos (qual produto, quantidade do produto e valor do produto, dados do cliente).

- Gerencia: No caixa os dados são a entrada e saída de valores monetários; recebe o valor da venda dos clientes; recebe a informação da quantidade em estoque e a necessidade de compra; para fazer a folha de pagamento recebe os dados dos funcionários, bem como de quantidade de funcionários e valor dos salários.

- Setor de Almoxarifado: recebe a liberação do gerente, por meio do comprovante de pagamento, para a entrega da mercadoria.

b) Quais informações são geradas depois de processados os dados?

As informações geradas com os dados obtidos são:

- Setor de Atendimento: os dados do pedido, a verificação da quantidade no estoque dos produtos solicitados; passa para o gerente a informação de quantidade em estoque.

- Gerencia: No caixa a informação é o saldo disponível; recebido o pagamento do cliente, autorizar a entrega dos produtos; faz a compra de produtos que estão em baixa no estoque e paga os fornecedores; para a folha faz o pagamento dos salários.

- Setor de Almoxarifado: faz a liberação da mercadoria para o cliente.

c) Como estas informações devem ser tratadas para que sirvam de base para a implementação de um Sistema de Informação nesta organização?

- Setor de Atendimento: precisa ter um cadastro de clientes e um controle de estoque.

- Gerencia: precisa ter um controle de caixa, ter acesso ao sistema de controle de estoque para verificar a necessidade de compra de novos produtos e acesso ao sistema de cadastro de clientes para verificar dar baixa no pagamento e liberar a entrega da mercadoria, ter um controle de pagamento de fornecedores e de folha de pagamento de funcionários.

- Setor de Almoxarifado: ter acesso ao sistema de clientes onde irá receber a informação da liberação da mercadoria e dar baixa no estoque da mercadoria entregue.

2. Tipos de Sistemas de Informação.

2.1 Tipos de Sistemas de Informação.

Uma organização geralmente está dividida em três níveis organizacionais: nível operacional, nível tático e nível estratégico. Para cada nível organizacional existe um tipo específico de sistema de informação. No nível operacional temos o Sistema de processamento de transações (SPT). No nível tático, temos dois tipos de sistemas de informação: Sistema de informação gerencial (SIG) e Sistema de apoio à decisão (SAD). No topo dessa estrutura, temos o nível estratégico que está amparado pelo Sistema de informação executiva (SIE).

Sistemas de processamento de transações (SPT): Um SPT é um sistema que processa as transações operacionais de uma organização. As transações são atividades desenvolvidas no dia a dia dos funcionários e que geram dados, esses dados são coletados, processados, armazenados e distribuídos pelos sistemas de informação. Os dados que entram num SPT são padronizados e descrevem as transações efetuadas pelos usuários. O processamento desses dados geram informações, emissão de relatórios e envio dos dados a outros sistemas. O armazenamento dos dados gerados pelos sistemas de processamento é feito em banco de dados. Esses bancos de dados guardam um histórico com as transações ocorridas na organização. O resultado gerado por um sistema de transação resulta em documentos que formalizam a efetivação da transação, podendo também gerar relatórios destas transações, para fins de avaliação, conferência ou auditoria.

Sistema de informação gerencial (SIG): Sistemas de informação gerencial sintetizam, registram e relatam a situação em que se encontram as operações da organização, dando aos gerentes subsídios para o controle da qualidade e de alcance das metas estipuladas. Os dados que constituem a base deste sistema são coletados a partir dos SPT e resumem as operações realizadas pela organização, mostrando a realidade da organização num período estipulado. Estes dados são processados de forma a permitir a comparação com outros dados de mesma categoria ou com metas preestabelecidas, eles constituem bancos de dados que formam determinados indicadores de desempenho ao longo do tempo. Como resultado, são gerados relatórios e gráficos que permitem monitorar, a partir de determinados indicadores, uma