Workflow

Workflow

A palavra Workflow vem do inglês que significa fluxo de trabalho, e parafraseando, seria como seguir o fluxo, sequencia de passos para automatizar processos, seguindo processos e regras, permitindo que esses sejam passados de um colaborador a outro.

Nessa automação, documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos. A automação do processo de negócio identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o workflow.

O workflow representa uma relação entre tecnologia e processos de negócio, onde cada um induz uma relação com o outro. A tecnologia do workflow faz a ligação entre a unidade de produção e o escritório, ou da tecnologia à cultura organizacional, e acaba conectando pessoas a processos na organização.

Existem programas que auxiliam com o gerenciamento de Workflow. Esses sistemas são conhecidos como WfMS (Workflow Management Systems), e garantem que os passos que automatizam os processos ocorrem na sequência correta.

A tecnologia do workflow também atua como canal de informação, uma vez que o workflow lida diretamente com pessoas e a sua interação nas organizações.

Um exemplo de workflow:

Sistema de suporte “on-line” para usuários. Este workflow, como pode ser visto, executa acesso a bases de dados, armazenando os dados gerados em uma atividade para o uso nas atividades seguintes.

Workflow x BPM

O ponto-chave na comparação entre Workflow e BPM não é o que estas tecnologias fazem, mas sim como fazem. Ou seja: os objetivos e as possibilidades das tecnologias são muito similares. A real diferença reside em como estes objetivos e possibilidades são alcançados. De forma geral, a tecnologia de BPM permite um grau maior de flexibilidade e sofisticação nas soluções de gestão de processos, acelerando o desenvolvimento, reduzindo o esforço de manutenção e preservando o investimento a mais longo prazo.

A tabela abaixo ilustra as principais diferenças em como as tecnologias de BPM e Workflow atendem alguns aspectos-chave de uma solução de gestão de processos:

Workflow BPM

Recursos de Modelagem 3Rs (Roles, Routes, Rules) 3Rs, Simulação, Documentação extensiva

Técnica de Modelagem Técnicas proprietárias BPMN, BPEL e/ou BPML

Integração com Sistemas Através de codificação Através de padrões como SOAP e JCA e de adaptadores out-of-the-box

Regras de Negócios Codificadas ou parametrizadas em aplicação específica Definidas de forma declarativa em um BRM (Business Rules Management)

Análise do Desempenho do Processo Através de relatórios e gráficos sobre o modelo de dados do Workflow Através de ferramentas de BAM (Business Activity Monitoring)

Plataforma de execução (SO, BD, AS) Geralmente vinculado a uma plataforma Geralmente multi-plataforma

Um ponto fundamental: quanto mais complexo for o processo a ser gerenciado, maior será o benefício em utilizar BPM. Em cenários menos complexos, a diferença em como as tecnologias atendem estes aspectos-chave pode ser praticamente irrelevante.

Neste contexto, certamente veremos que, a partir de agora, os processos mais complexos passarão a ser atendidos pela tecnologia de BPM (pois seus diferenciais serão valorizados), enquanto os demais processos continuarão a ser atendidos com tranquilidade pela tecnologia de workflow. Por estas razões, engana-se quem acredita que o BPM virá substituir o workflow. O que teremos é um longo e feliz convívio entre estas tecnologias.