Como funciona o access dentro de uma organização

Introdução

Diariamente, muitas pessoas se utilizam de algum tipo de banco de dados, por exemplo, a lista telefônica é considerada um dos bancos de dados mais bem sucedidos, pois nele são fornecidos quatro tipo de informação de cada usuário sendo ele pessoa física ou jurídica.

Antigamente as organizações se utilizavam de bancos de dados em arquivos de papel, guardadas em grandes gabinetes de metal. Onde todas as informações referentes a transações, clientes, fornecedores, estoques e funcionários eram arquivadas.

Hoje em dias essas informações não deixaram de ser utilizadas, porém foram digitalizadas, tornando assim a sua consulta mais pratica e rápida quando necessário. Para que essa digitalização seja realizada é necessário um programa de gerenciador de banco de dados

O Microsoft Access é um sistema relacional de gerenciamento de banco de dados, uma ferramenta poderosa que pode ser usada para classificar, organizar e mostrar em forma de relatório as informações importantes que podem ser utilizadas diariamente. Por ser facilmente utilizada se tornou uma excelente ferramenta para aqueles que estão começando a usar o banco de dados, assim como para aqueles que já possuem alguma experiência.

O Access é muito mais do que uma ferramenta de criação de dados em áreas de trabalho, ele pode ser também usado facilmente para criar arquivos e identificar dados para auxiliar na gestão de uma organização.

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1 Sistema de gerenciamento de Banco de Dados

Em uma empresa, todos os dados dos seus clientes podem ser armazenados em fichas, guardadas em fichários em enorme armário, assim sempre que alguém precisar consultar o endereço, por exemplo, pode ir até ele e procurar a ficha que deseja, porém há uma possibilidade de que não se encontrar essa ficha ou se encontrar que não se entenda o que está escrito.

Mas hoje já é possível que essa situação ocorra de uma forma mais pratica. E isso só é possível com esse cadastro sendo feito através da utilização de um programa específico em banco de dados.

Um banco de dados é simplesmente um conjunto de informações, onde os dados são organizados de forma lógica e estruturados. Quando há uma coleção de ferramentas e programas que auxilia um usuário ou programador a criar um banco de dados e manipular esses registros, denomina-se de Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD).

A diferenciação de um banco de dados para outros conjuntos de arquivos são algumas característica apontadas por Côrtes (2008), como:

• Controle de redundância: sistema ou técnica que possibilita que uma mesma informação seja armazenada diversas vezes;
• Escalabilidade: possibilidade de crescimento do banco de dados sem perda significativa de desempenho, o que pode envolver a mudança do esquema físico de armazenamento e/ou de plataforma;
• Garantia de integridade dos dados e informações: sistema de controle e recuperação de falhas que garante a integridade de dados e informações ou a possibilidade de sua recuperação em caso de problemas;
• Geração de copia de segurança: sistema de backup integrado ou associado, possibilitando a recuperação total ou parcial de dados e informações;
• Independência do meio físico de armazenamento: permite que os dados e informações sejam transpostos de um meio para o outro sem que isso acarrete qualquer tipo de perde ou dificuldade de acesso;
• Restrição de acesso: capacidade de restringir o acesso dos usuários, possibilitando ao administrador do banco de dados uma definição quanto ao uso parcial ou total aos dados e informações para cada grupo de usuários;
• Simultaneidade de uso: possibilitando que diversos usuários realizem operações de consulta, inserção e manutenção de dados ao mesmo tempo;
• Uso de plataformas diferentes: possibilidade de uso do banco de dados e informações em diferentes plataformas (processadores e/ou sistemas operacionais).

Para a composição de fato de um banco de dados, é necessário uma fonte de informação, um intercâmbio com o mundo real e um público que demonstra interesse dos dados contidos no mesmo.

2 O microsoft access

 O Microsoft Access é um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) do sistema operacional Windows. Este aplicativo que possibilita ao usuário o armazenamento, a organização e gestão dos dados de uma forma simples e direta.

É uma aplicação interativa para a Microsoft Windows, que tem a capacidade para relacionar dados com outras origens. Tornando assim uma ferramenta poderosa de organização, localização e apresentação de grandes quantidades de informação.

O Access conseguiu introduzir qualquer utilizar num mundo até então fechado, onde só os especialistas técnicos entravam: o das bases de dados. As capacidades de estruturação, interligação e de consulta ajudam o utilizador na manipulação e localização de informação, independentemente do formato ou do local onde ela se encontra.

Este sistema de gestão de base de dados relacional é constituído por um conjunto de objetos como tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos, que visam o armazenamento, edição, apresentação ou gestão de um conjunto de dados.

No MS Access as Tabelas se resumem em uma série de campos e suas propriedades. São nelas que ficam armazenados os dados do banco de dados. As Consultas servem para várias ações, tais como pesquisar por uma palavra-chave e assim atualizar os dados. Os Formulários são encarregados de interagir com o usuário, pondo em ação os critérios de inserção e validação. Os Relatórios são gerados a partir das tabelas e arrumam os dados num arquivo para impressão.

 

2.1 utilização do Microsoft access

Em pequenas empresas ou para profissionais autônomos, o Access utilizado para armazenar e gerenciar informações, podendo operar como fonte direta de informações publicadas em Intranet ou na Internet.

No Microsoft Access é possível desenvolver desde aplicações simples como, um cadastro de clientes, de funcionários, de produtos, controle de pedidos até aplicações mais complicadas, como todo o controle operacional, administrativo e financeiro de uma pequena ou até mesmo de uma média empresa, pois os aplicativos desenvolvidos podem rodar perfeitamente em uma rede de computadores.

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