Artigo de introdução aos sistemas de informação

Introdução aos Sistemas de Informação
Análise Organizacional

Giovana Marques Robalo, Juliana Daiane Behringer, Marceli Steinhorst Lausch, Robson Cristiano Schons Langer, Tiago Socoloski Berg

Universidade Regional Integrada do Alto Uruguai e das Missões (URI)
Rua Universidade das Missões, 464 – Santo Ângelo – RS – Brazil

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Resumo. Neste artigo explana-se sobre a importância de um software de gestão adequado para uma organização. Visto que, as atividades que a mesma desempenha dependem de um sistema atualizado e que atenda às reais necessidades da empresa de maneira simples e compacta. Verificou-se, através de um estudo organizacional, os problemas que podem ocorrer caso esses processos não possam ser executados com eficiência devido aos problemas existentes e propomos soluções para resolver estes gargalos, que ocasionam transtornos internos e consequentemente o cliente sairá insatisfeito, seja pela demora no atendimento de sua solicitação ou por informações errôneas.

Palavras-chave: Organização; Software; Sistema; Problemas; Pessoas.

Abstract. This article explains about the importance of proper management software for an organization. Since the activities that it performs depends on an updated system that meets the real needs of a simple and compact way now. It was found through an organizational study, problems that can occur if these processes can not be run efficiently due to the problems and propose solutions to address these bottlenecks, which cause internal disorders and therefore the customer will leave dissatisfied, either by delay in the care of your request or misinformation.

Keywords: Organization; Software; System; Problems; People.

1. INTRODUÇÃO

        Atualmente, diante da velocidade que a tecnologia se expande, as organizações estão inseridas em um mercado global, e embora desenvolvam suas atividades em uma só cidade, são afetadas por fortes turbulências e constantes mudanças diariamente. Por isso há a necessidade de buscarem diferenciais e flexibilidade nos seus processos para que garantam a sua sobrevivência e o seu sucesso diante de tanta competitividade e evolução.

        Diante destas transformações, novos cenários surgem para as empresas, obrigando-as a inovar, principalmente em seus sistemas operacionais, com o intuito de prestar um serviço de qualidade aos seus clientes, tanto no estabelecimento quanto online; já que hoje muitas compras são realizadas via internet, e quem não evolui e disponibiliza desta facilidade, corre sérios riscos de decretar a falência.

        O presente artigo busca conciliar o aprendizado adquirido em sala de aula com a prática através da análise organizacional de uma empresa de pequeno porte, que atua no segmento de caça, pesca e esportes em geral.

        Identificamos alguns problemas que a mesma enfrenta nos dias de hoje em termos de software, ocasionando várias dificuldades para os funcionários no dia-a-dia e consequentemente trazendo danos ao consumidor.  

        Com o intuito de minimizar os danos, propomos algumas soluções que visam amenizar estes gargalos e facilitar o desenvolvimento das atividades rotineiras, o que resultará em agilidade e qualidade nos serviços prestados.

2. ORGANIZAÇÃO, PESSOAS E TECNOLOGIA

        Uma organização, embora pequena, precisa ter definida qual é a sua visão – onde ela deseja chegar, sua missão – como ela vai chegar lá, e seus valores – os princípios indispensáveis que ela rege. Com isso, cria-se a cultura e o clima-organizacional: características únicas de uma empresa.

        Isto tudo serve de base para a criação de um planejamento estratégico, que é de suma importância para conhecer o ambiente e tomar as decisões corretas. A partir do mesmo pode-se conhecer melhor os pontos fortes e fracos da empresa, e as ameaças e oportunidades do mercado. Com base nisso, pode-se traçar as metas e os objetivos, facilitando o alinhamento de ideias e a identificação dos problemas.

        Sabe-se que uma empresa é composta por pessoas, e para que a mesma se destaque no seu ramo, precisa de indivíduos comprometidos, qualificados e dispostos a realmente vestir a camisa e se dedicar ao seu trabalho, pois conforme a organização progride, os funcionários também crescem. E o contrário também é verdade, portanto, é muito importante que os colaboradores tenham em mente essa dimensão.

        Com o avanço da tecnologia, os sistemas de software são indispensáveis para a organização, e precisam ser simples, compactos na medida de suas necessidades. Para melhor desempenho precisa ser integrado, para que não haja desvio de informações e tudo funcione em tempo real. Abaixo estrutura dimensional da organização:

        A empresa em questão já possui um longo tempo de atuação na área de caça, pesca e esportes em geral. Porém nos últimos anos tem focado suas atividades principalmente nas áreas de caça e pesca.[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 1]

        Ao todo são seis colaboradores, sendo o proprietário mais cinco funcionários. Há três departamentos: vendas, financeiro e administrativo. Nas vendas e no financeiro trabalham dois funcionários e no administrativo apenas um. A hierarquia está disposta da seguinte forma:

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3. ANÁLISE ORGANIZACIONAL

        Na cidade onde está situada, não existe um concorrente direto no mesmo segmento, a empresa praticamente tem a vantagem do monopólio, no entanto ela tem perdido clientes para empresas que comercializam alguns de seus produtos.

        Verificamos que o principal problema da organização está vinculado ao seu sistema de gestão. Os serviços de tecnologia são terceirizados, mas não atendem à realidade da mesma. Abaixo listamos alguns destes gargalos:

• Existem processos que não são padronizados, o que acarreta na perda de eficiência;
• Sistema altamente complexo, o qual prejudica tarefas do dia-a-dia resultando em perda de eficiência;
• Informações da loja virtual não são integradas ao sistema da loja física fazendo com que as mesmas sejam analisadas de forma isolada tornando o processo de controle mais burocrático e demorado;
• Falta de gerenciamento para a reposição de mercadorias, levando a falta de produtos temporariamente deixando assim de vender;
• Inexistência de controle sobre os suprimentos da empresa, gerando um gasto desnecessário na reposição dos mesmos;
• O sistema disponibiliza de muitas funções, no entanto não atende alguns quesitos fundamentais;
• A Infraestrutura computacional não tem mais eficiência, está ultrapassada;
• O suporte do sistema e a empresa responsável pela manutenção computacional não interagem.

        A não padronização de alguns processos, faz com que cada funcionário realize as tarefas do seu jeito, ocasionando resultados diferentes e a falta de compreensão por parte das outras pessoas. Tarefas do dia-a-dia, tais como atender o telefone, registrar pedidos e encomendas são alguns exemplos.