A Administração de Frotas

 Administração de Frotas

Introdução: Esse trabalho demonstra as funções mais importantes para se atingir uma boa gestão de frotas de maneira eficiente para movimentação de pessoas e cargas. O tema é de grande importância para todo o empresariado de transporte, seja de carga ou passageiro, porque se trata do principal processo de produção dos nossos serviços: a operação da frota.

 A forma adequada de gerenciar garante a lucratividade. Aprofundar os conhecimentos nessa área, aliando o conhecimento daqueles que se dedicam ao estudo das questões levantadas pela complexa operação de uma frota de veículos à experiência prática, garante melhores resultados na empresa e no sistema de transporte como um todo.

 Administração de frotas representa a atividade de reger ou gerenciar um conjunto de veículos pertencentes a uma mesma empresa. Essa tarefa tem uma abrangência bastante ampla e envolve diferentes serviços, como dimensionamento, especificação de equipamentos, roteirização, custos, manutenção e renovação de veículos, entre outros.

 Com base em levantamentos realizados, pode-se dizer que fica difícil precisar, numericamente, um padrão de participação percentual da frota, no patrimônio e nos custos das empresas. Essa parcela pode variar caso a caso e depende, por exemplo, da natureza e dos objetivos da organização (carga própria, de terceiros, passageiros, fretamento, entre outros) e também da forma como os veículos são incorporados e contabilizados na frota (leasing, financiamento, aluguel etc.).

 Entretanto é notório que a frota representa, exceto nos casos de carga própria, a grandeza da empresa. É com seus veículos que ela obtém receitas, desenvolve serviços e amplia seus negócios. Portanto, mesmo em uma abordagem qualitativa, pode-se assegurar que a referida participação é bastante significativa, o que faz a frota se constituir no principal equipamento da transportadora. Decorre daí a necessidade de uma boa gestão.

 A precariedade de um sistema de transporte tem um custo a ser pago. Esse custo corresponde ao atraso por ele causado no desenvolvimento da nação. Um país socialmente desenvolvido tem sempre um sistema eficiente de movimentação de pessoas e de cargas. Não é por acaso que os países mais ricos são os que possuem os melhores sistemas de transporte, comprovando que o tamanho do PIB está intimamente relacionado com a qualidade dos transportes.

 Portanto, para prosseguir no caminho do desenvolvimento, fazem-se necessários um bom planejamento, construção e manutenção de estradas e também criar condições aos transportadores, para que eles possam, periodicamente, renovar e ampliar suas frotas.

 O dimensionamento correto da frota depende de um meticuloso estudo sobre a demanda a ser atendida e, também, dos efeitos da situação econômica sobre os usuários. Em mercados que apresentam maiores incertezas, diversas alternativas operacionais têm sido buscadas por parte das transportadoras, como as chamadas frotas combinadas, que têm apresentado bons resultados.

 A sistemática corrente adotada pelas empresas de transporte coletivo urbano, para alocação de frotas e motoristas, é fundamentada em procedimentos manuais desenvolvidos por “práticos” da própria empresa. Tais profissionais detêm o conhecimento para a execução dos planos de operação e são peças fundamentais para a própria empresa.

 É comum observar, na aplicação desses procedimentos, que o papel desempenhado pelos custos de operação é secundário. A não ser pela utilização de algumas regras de caráter geral, o custo, quase sempre, aparece como resultado de uma alternativa de alocação proposta, e não como elemento determinador dessa alternativa.

 Outra prática comum – observada em sistemas nos quais o órgão fiscalizador é mais flexível em relação aos horários a serem cumpridos – é a definição desses horários a partir da disponibilidade da frota e de motoristas, e não da demanda existente. Esse procedimento é contrário às filosofias mais modernas de gerência, nas quais é dada mais ênfase ao mercado.

 Em outras palavras, as empresas devem adaptar seu produto ao mercado, e não esperar que ele se adapte aos produtos que oferecem.

 A utilização de metodologias corretas na operação das frotas e o cuidado com o desempenho operacional e econômico, com um efetivo sistema de controle, permitem ao empresário chegar a bons resultados nos seus negócios.

 A administração precisa sempre avaliar os impactos de suas decisões sobre os custos. O gerente eficaz, por sua vez, deve ter um bom conhecimento acerca deles, de modo a poder converter essas informações em subsídios que propiciem decisões acertadas.

 O conhecimento dos custos operacionais dos veículos é fundamental para a política de preços dos serviços. Serve também como referencial para o monitoramento da saúde financeira da empresa e é informação indispensável em qualquer sistema de apoio às decisões que tomar.

 O controle de custos é uma das ferramentas que possibilitam ao empresário a otimização dos resultados das suas atividades, ganhos de competitividade, além de maior agilidade e segurança

 O desenvolvimento de um bom sistema de controle de custos operacionais em uma empresa de transportes pode se constituir, dessa forma, não em um peso para a empresa, mas em um elemento fundamental à boa gestão de sua frota e da própria organização.

 A manutenção de veículos consiste em procurar manter a frota em boas condições de uso, dentro dos limites econômicos, de forma que a sua imobilização seja mínima.

 Ela é uma medida importante para aumentar a produtividade e reduzir custos para a empresa. Além de reparar os equipamentos, a manutenção é responsável por evitar e prevenir novos consertos. Contudo, a realidade tem mostrado que muitos empresários a consideram um item dispendioso e não produtivo, colocando-a, assim, em segundo plano.

 Mas trabalhar com essa visão traz resultados negativos que são notados, principalmente, com o aumento dos custos da frota. Esses aumentos são resultantes, justamente, dos problemas originados pela falta de manutenção adequada.

 Em geral, essa atividade é reduzida ou até cortada, para diminuir custos, criando inicialmente a ilusão de que os lucros aumentaram. Mas esse efeito é passageiro, pois os custos voltam a subir a partir do momento em que os reparos começarem a aparecer.   Deixar quebrar para depois reparar – costume de uma parcela de empresários – é o motivo do comprometimento financeiro e até do fechamento de muitas empresas.

 A informação é uma ferramenta fundamental para a atividade de manutenção. Por isso, a aplicação de um sistema de informações gerenciais e de apoio à decisão é essencial para facilitar o acesso dos funcionários aos dados necessários em tempo hábil e com atualização e confiabilidade compatíveis com o nível de serviço que se deseja prestar à frota.