A Administração de Logística

Sumário

Administração de Logística        2

Departamento Fiscal        2

Departamento de Compras        3

Setor de Almoxarifado        4

Administração de Fábrica        4

Financeiro        5

Contabilidade        6

Administrativo        6

Jurídico        6

Recursos Humanos        7

Administração de Logística

A administração de logística tem uma serie de responsabilidades, inclusive a de controle dos fretes referentes as entregas de mercadorias.

Analisando as atividades foi verificado que os fretes tiveram um aumento relevante em alguns meses quando comparado com outros meses anteriores.

Foi averiguado o problema e percebeu-se que algumas transportadoras estavam superfaturando alguns fretes, o que fez então com o que valor dos fretes aumentassem.

Diante do problema encontrado foi proposto que isso fosse apurado de forma correta e que essas transportadoras fossem chamadas para conversar e que diante disso com o valor superfaturado apurado então chegasse a um acordo da devolução desse dinheiro ou abatimento no que a empresa devia a essas transportadoras.

Foi proposto também que dispensasse essas transportadoras e para as novas que fossem prestar serviços na empresa teria que ter um controle mais rígido para que esse tipo de problema não acontecesse mais e caso ocorra a empresa pegar na emissão do conhecimento com a conferência.

Departamento Fiscal

O departamento fiscal é bastante amplo e lhe dá com diversas situações como entrada de notas fiscais, parâmetro das operações para garantir a correta entrada e saída de suas notas entre outras.

Em uma análise feita ao departamento fiscal foi averiguado alguns problemas que estavam impactando no desenvolvimento das atividades do setor tais como:

As notas fiscais de devoluções lançadas pela área de vendas, tem muito erro, o sistema está parametrizado com as informações internas, mas quando entra a devolução, o cliente não devolve corretamente, e o lançamento fica distorcido, ou seja, as bases de Pis e Cofins as vezes não batem, os valores de Icms e St, não conferem, nesses casos a correção é feita manualmente.

 Sem contar que todas as notas fiscais deveriam serem importada pelo arquivo XML, o que não acontece, sendo assim também fazem a importação manual.

Não há um controle quanto as notas de entrada, porque passa algumas notas que não são escrituradas.

Levando em consideração as situações apresentadas acima é possível propor algumas sugestões de melhorias tais como:

É necessário avaliar o sistema que a empresa está usando e solicitar algumas modificações para atender as demandas do setor fiscal, que perde muito tempo e atrasa as demais atividades ajustando lançamentos manualmente, e se não for possível fazer essas adaptações é sugerido então que a empresa veja algum outro sistema que consiga atender as demandas desse setor ao qual distribui informações importantes para os outros setores da companhia.

É necessário criar um mecanismo de controle das notas fiscais de entrada, pois foi averiguado que algumas notas ficam sem escriturar e isso pode trazer problemas futuros para a empresa como por exemplo até uma autuação da fiscalização por conta disso.

Departamento de Compras

Compras é um setor muito importante dentro de uma instituição e tem ganhado um caráter cada vez mais estratégico.

Isso significa que as ações e decisões tomadas pelo departamento de compras influencia em outros departamentos e nas necessidades da empresa como um todo.

Analisando o contexto e o departamento foi possível identificar alguns problemas que precisam ser verificados e solucionados:

Não há processo estabelecido nas aquisições, as compras são feitas sem parâmetros e processos claros.

As aquisições ocorrem sem planejamento, o que por vezes agrega alta de estoque em produtos de baixo giro, interferindo diretamente no financeiro da instituição, ou falta de produtos em estoque, interferindo diretamente no fluxo de produção/venda.

Não é desenvolvido o relacionamento com os fornecedores em casos extremos, e acaba fechando uma aquisição com um fornecedor que não possua a mínima capacidade em atender sua demanda.

Diante das situações apresentadas podemos propor algumas sugestões para melhorias do departamento e suas atividades tais como:

Estabelecer regras claras a serem seguidas por todos os compradores e gestores da área, inclusive determinando datas e prazos para todas as atividades a serem desenvolvidas.

Implantar um rígido controle do estoque para que a equipe de compras receba informações importantes sobre os produtos que estão comprando, sua sazonalidade e sua real demanda.  

Estreitar o relacionamento com os demais setores da companhia, por meio de trocas de informações e reuniões de planejamento constantes.

Construir uma base forte de fornecedores com informações bem detalhadas sobre cada um deles e avaliar possíveis fornecedores pelo seu histórico de entrega, reputação no mercado e saúde financeira.

 

Setor de Almoxarifado

O almoxarifado de materiais é o local que também armazena riqueza da empresa.

Um dos problemas constantes do almoxarifado de produtos é a contagem de inventário que nunca bate, tem sempre que ajustar todos os meses e quem realiza essa contagem são os próprios conferentes com a fábrica rodando e que ao mesmo tempo estão recebendo mercadorias e também fazendo as baixas no estoque conforme a fábrica vai solicitando o material para produzir.

A sugestão de proposta para que possamos resolver esse problema é que o inventário seja realizado de preferência com a fábrica parada e que a equipe que for contar fique inteiramente a disposição somente da contagem.

E sugerimos também que além dos conferentes mais pelo menos três pessoas que não pertençam aso setor acompanhe essa contagem para garantir que todos os itens foram contados corretamente, até mesmo porque quem está de fora muitas vezes consegue perceber detalhes que aqueles que estão costumados a fazer com frequência não conseguem perceber ao longo do processo.