A FALTA DE DIALOGO E ENTENDIMENTO ENTRE OS SETORES DA EMPRESA KX ALIMENTOS

Objetivo

Avaliar a crise interna e as melhorias de mudanças dentro da empresa.

Introdução

Este estudo tem por finalidade uma avaliação e análise da “crise interna” administrativa que impera dentro da Empresa KX ALIMENTOS LTDA que busca uma alternativa de melhoria entre os setores, entre eles em especial o comercial e faturamento e conseqüentemente os demais envolvidos no processo, setores Almoxarifado / Expedição, onde há acumulo de pedidos para um mesmo dia podendo ocorrer atrasos nas entregas aos clientes.

História da Empresa

A Empresa KX Alimentos Ltda foi fundada há 16 anos e produz biscoitos e balas sendo comercializados a todo mercado nacional. Sua característica principal e o respeito ao cliente e tem como lema a pontualidade.

A KX Alimentos conta com 30 Funcionários distribuídos em 2 turnos de trabalho.

São 4 Funcionários que trabalham em turno normal e assim ficam divididos esses envolvidos neste estudos de caso:

- Setor Comercial: 01 Assistente Comercial

- Setor de Almoxarifado e Expedição: 02 Estoquistas

- Setor de Faturamento: 01 Faturista

A FALTA DE DIALOGO E ENTENDIMENTO ENTRE OS SETORES DA EMPRESA KX ALIMENTOS

O problema objeto desta análise ocorre quando o setor Comercial repassa os pedido dos clientes ao setor do Almoxarifado e Faturamento com pouco tempo para ser separado, faturado e recolhido pelas transportadoras, considerando que o número de pedidos varia entre 35 e 50 pedidos, são 35 tipos de produtos diferentes separados por lotes conforme as datas de fabricação.

Segundo Walter A. Shewhart e também seu discípulo W. Edwards Deming, que desenvolveram o ciclo PDCA, que baseia-se na análise e solução do problema passando por etapas: plan (planejar) – do (fazer) – check (verificar/revisar) – act (agir) planejar, fazer, checar e agir.

Diante disso, vem as etapas na sequência abaixo:

PLANEJAR: procura-se detalhar o problema, entender as etapas do processo, para saber as possíveis soluções viáveis.

O passo a passo do processo:

O turno de trabalho inicia as 7.30 Horas para toda a Empresa.

O setor Comercial recebe os pedidos dos representantes e clientes diretos faz seus devidos ajustes e repassa ao Setor de Almoxarifado até as 10 horas.

O Almoxarife edita os mesmos conforme disponibilidade de seu estoque.

Esses pedidos são impressos e passados aos funcionários Estoquistas.

Intervalo de almoço das 12 às 13 horas.

Após a separação os pedido irão para as mãos do Faturista até as 14 horas.

Depois de serem Faturados, o Faturista chama as Transportadoras correspondentes a cada pedido.

Tudo isso deve ocorrer no período da manhã e iníco da tarde até as 15 horas para poder haver tempo hábil para a chegada das transportadoras.

Esses Horários podem variar conforme a quantidade de pedidos, que se forem no fim do mês sempre serão bem mais altos, podendo chegar até a 50 pedidos e 300 volumes, ou seja 300 caixas de produtos acabado/ final de um cliente.

FLUXOGRAMA

NÃO

SIM DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD

FAZER: trabalhar para resolver o problema, colocando o que foi PLANEJADO acima em prática.

SOLUÇÃO 1

A solução mais viável para este caso é fazer com que o setor Comercial antecipe em um dia os pedidos para não acumular no dia seguinte.

SOLUÇÃO 2

Que já é praticada, é manter os estoque certos, ou seja, os estoques físicos concernentes com o que aparece no sistema. No início de cada mês quando a entrada de pedidos tende a serem menores, é feito um balanço geral, isto é uma contagem de estoques de todos os produtos, de todos os lotes. Dessa forma, não haverá retrabalho, reeditando pedidos para corrigir estoques errados.

SOLUÇÃO 3

A mais cara, portanto será futuramente avaliada, seria fazer um ajuste ou customização no sistema de Informatica, onde o pedido já sai do Setor Comercial com o lote do produto solicitado certo, dessa forma os estoques tem que estar 100% corretos, para não ocorrer refatura.

Como ficará o processo depois que forem feitas as devidas alterações no sistema de informática: