A importância da comunicação nas empresas

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SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO

ADMINISTRAÇÃO

LUIS CARLOS MAIA

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO

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Montes Claros / MG

2014

LUIS CARLOS MAIA

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO

Trabalho apresentado ao Curso Administração  da UNOPAR - Universidade Norte do Paraná, para a disciplina Comportamento Organizacional.

Prof. Mônica Maria Silva

Montes Claros / MG

2014

O ato de comunicar está intrínseco ao ser humano e às suas atividades diárias, especialmente em seu ambiente de trabalho, nos grupos sociais que se relaciona e até mesmo em sua forma de vestir, pensar e agir. Nesse sentido, a comunicação interna e externa são ferramentas fundamentais no processo de existência de uma empresa e na constituição de equipes de trabalho. Quando bem estabelecida, a própria equipe refletirá exatamente a mensagem que se pretende transmitir ao mercado, tornando-se essencial para uma atuação sadia e produtiva no mundo competitivo.

A empresa deve manter o mercado informado sobre suas atividades, sejam por meio de relatórios trimestrais de desempenho econômico financeiro, relatórios de administração, formulário de referência, relatórios de sustentabilidade, modelos de gestão e governança corporativa, atas de assembléia, website de relações com investidores, teleconferências e reuniões públicas com agentes de mercado, dentre outras. Para isso, se fez necessário a criação de um departamento interno capacitado a atender toda e qualquer demanda por informações e com o dever de se comunicar interna e externamente à organização que atua. Os funcionários desse departamento devem estar cientes de tudo o que ocorre na empresa, seja na contabilidade, nas auditorias, nos conselhos e assembléias de maneira participativa, direcionada a absorver todas as informações necessárias. Essa área é chamada de Relações com Investidores.

Os responsáveis pela área de Relações com Investidores têm como tarefa principal a disseminação da cultura da empresa em que trabalha. Ela direciona o comportamento de todos no que diz respeito ao ambiente corporativo, ajudando a fixar os conceitos de empresa. Consequentemente contribui para aprimorar o relacionamento da empresa com a comunidade de investidores, analistas de investimentos e com a sociedade como um todo, fortalecendo uma reputação saudável entre os públicos estratégicos.

O objetivo do RI pode ser colocado de maneira clara: fornecer boa informação para analistas e investidores, ampliar e cativar a base acionária, identificando os investidores mais adequados ao perfil da companhia, moldar a mensagem da empresa de uma forma que transpareça seu valor ao mercado além de enviar informações qualificadas sobre as respostas obtidas para a alta administração. Para isso a atuação do RI como porta-voz da companhia torna-se a peça chave para criar e consolidar a reputação corporativa em vários níveis de comunicação.

Ele é a figura intermediária entre a empresa e a comunidade financeira – acionistas, analistas, investidores, Bolsa, órgãos reguladores e imprensa –, e deve estar preparado para atuar tanto em tempos de calmaria como em crises ou adversidades. Dentre suas atribuições, encontra-se a necessidade de circular pelas demais áreas da organização e absorver o máximo de informações possíveis e atualizadas, buscando acompanhar diariamente a área financeira, mercadológica, jurídica e de comunicação. Essa interação com as demais áreas da empresa pode fazer toda a diferença para garantir o sucesso da política de relacionamento com os agentes do mercado.

Todos devem ter a convicção e a orientação necessária para a elaboração de um discurso único, sintonizado e comprometido com o que foi permitido dizer. É a opinião da companhia, corajosa o bastante para se expor no jornal e com conteúdo de relevância suficiente para ser requisitado pela mídia. Para isso, faz-se necessária a utilização de diversas ferramentas de comunicação, como:

• reuniões individuais com investidores;
• apresentações itinerantes com analistas que não possuem conhecimento da empresa;
• teleconferências;
• contatos telefônicos e avisos por e-mail a todos que mantém interesse em receber notícias da empresa.
• criação de websites e blogs para manter o mercado informado, sem necessitar um contato direto com a empresa.

Um ponto fundamental para a segurança e assertividade do RI é diversidade de conhecimento, tendo em vista a qualidade da informação. Há ainda a necessidade de aperfeiçoar sua maneira de se comunicar, o que envolve técnicas de como se portar, agir, falar, lidar, além de corrigir seus erros mais frequentes nos vícios de linguagem, melhorando assim sua postura e a uma oralidade adequada para cada ocasião.