ABASTECIMENTO DE MATERIAIS

ABASTECIMENTO DE MATERIAIS

Terceirização: Comprar ou Fabricar

Não há dúvida de que a principal corrente atual é a favor da aquisição terceirizada, mas a decisão de comprar ou terceirizar deve englobar enfoques financeiros e estratégicos, porque nem sempre o menor preço é o favor fundamental para optar por uma ou por outra. É necessário analisar diversos recursos para tomar essa decisão, como:

• Valor estratégico da tecnologia de fabricação;
• Qualidade do produto;
• Confiabilidade no cumprimento dos prazos;
• Possibilidade de liberação de recursos produtivos;
• Indisponibilidade de recursos;
• Novos produtos;
• E então os custos.

Compras

As compras podem ser centralizadas ou não. O tipo de empreendimento é quem vai definir as necessidades de centralização. As vantagens da centralização dos serviços de compras são sempre questionados pelos departamentos que necessitam de materiais.  De modo geral, a centralização apresenta aspectos realmente positivos pela redução dos preços médios de aquisição, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhável a aquisição descentralizada.

Vantagens da centralização:

• Visão sistêmica;
• Poder de negociação;
• Influencia no mercado;
• Análise de mercado;
• Controle financeiro;
• Economia de escala;
• Melhor qualidade;
• Sortimento de produtos;
• Especialização.

Vantagem da descentralização:

• Adequação;
• Melhor estoque;
• Coordenação;
• Flexibilidade.

Processo de compras

O processo de compra é denominado por diversos fatores e etapas das quais faz o consumidor avaliar como, onde e quanto comprar, mantendo sempre a organização e o caminho aberto caso seja necessário futuramente.

• Cadastro dos fornecedores: Os fornecedores são tratados pelo serviço de compras em duas fases distintas, a primeira seria o contato inicial, posteriormente, vem a manutenção de relacionamento necessário com um fornecedor habitual. E são divididos em duas categorias:

Fornecedores potenciais: são fornecedores que não estão totalmente possibilitados de nos servir, mas que é necessário manter bom relacionamento pois podemos precisar de seus produtos e serviços.

Fornecedores habituais: são os fornecedores que suprem habitualmente a empresa.

• Requisição de compra e resumo da concorrência: As requisições devem ser aprovadas pelos responsáveis antes de serem remetidas ao serviço de compras, pois essa requisição vai conter toda a descrição dos produtos a serem comprados, evitando prejuízos nas relações de empresas e fornecedores.
• Ficha do Produto: As compras de cada artigo deverão ser registradas em uma ficha de cadastro de produtos, servindo de consulta regular por parte de direção da empresa.
• Catação de Preços: As consultas feitas aos fornecedores deverão ser registradas e anexadas ao resumo da concorrência, preferivelmente assinadas por fornecedores, dando assim uma maior segurança de que o mesmo cumprirá o que está escrito.
• Pedido ou ordem de compra: A ordem de compra é sem dúvida um importante documento que permitirá assim manter um bom relacionamento entre diversas áreas da empresa onde serão distribuídas vias para o fornecedor, a seleção de compras, o almoxarifado, contas a pagar e controle qualitativo.

Cuidados em compras

Todos sabem que o cuidado na hora da compra é essencial, mas existem processos dos quais é necessário observar e compreender, como a inversão da posição comercial onde o comprador quando efetua a compra passas da posição de solicitante com poder de pressão para a posição de ansiedade quando o pedido já foi efetuado e não há mais o que exigir, passando então o “poder” para o fornecedor que pode ou não cumprir o que foi estabelecido. O número ideal de fornecedores também deve obedecer a critérios que levaram em conta cada mercado fornecedor, pois não existe um número exato de quantos fornecedores se deve ter, mas é de conhecimento geral que não se pode ter apenas um ou dois. O cuidado a rejeitar proposta de fornecedores também é um processo do qual devemos cuidar pros os fornecedores deveram ser informados com muita clareza e honestidade, das razões pelas quais a empresa recusa os fornecimentos, mantendo assim um bom relacionamento e deixando o outro ciente do que pode melhorar.

Cuidados com o recebimento

Assim como o cuidado com as compras o cuidado com o recebimento é muito importante, pois assim que recebido a remessa de produtos observamos tudo aquilo que foi decidido na compra, como o prazo de entrega, a qualidade do produto, a quantidade exata de produtos, registros históricos e controles de embalagens emitindo notas de recebimento que poderão ser encaminhadas diretamente a contabilidade e outras vias para outras partes da empresa.

Cuidados no suprimento para a produção

A nomenclatura-padrão dos itens em estoque é muito importante, pois a falta desse procedimento pode resultar em compras quantidades erradas e de tipos inadequados de materiais.

 Quanto ao funcionamento das requisições ao almoxarifado, uma observação importante é que cabe nesse momento o credenciamento de pessoas autorizadas a aprovarem a retirada de matérias dos almoxarifados. Esse número de pessoas deve ser bem limitado evitando desentendimentos por falas aprovações de saída de materiais.

As fichas de estoque podem assumir variadas formas, dependendo de suas funções e do esquema administrativo e funcional da empresa. Cada empresa deverá ter sua ficha particular de estoque, muitas vezes são necessários vários modelos para atender as necessidades da empresa.

A realização de inventários deverá ser planejada com cuidado, tendo plena consciência de sua complexidade. Em pequenas empresas utilizamos os inventários para determinar a utilização de matérias-primas.

[CM = (Ei – Ef) + SP]

Antes de realizar um inventário, a administração deverá esquematizar o método a ser utilizado. Tal método deverá ter ampla divulgação, os inventariantes deveram ser muito bem treinados a respeito.

Em cada período contábil, devemos confrontar os valores em estoque com os valores de saída no período para o controle de rotação do estoque.

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