AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

1. GESTÃO DE COMPRAS

A gestão de aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos envolvidos. Tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-los quantitativamente e satisfazê-la no momento certos com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. A Figura 1 mostra onde se encontra a função compras numa empresa.

Figura 1. Amplitude da Administração de Materiais.

O valor total gasto nas comparas de insumos para a produção, seja do produto ou do serviço final varia de 50% a 80% do total das receitas brutas.

1.1. FUNÇÃO COMPRAS

Atualmente a função compras é bem diferente do modelo tradicional de antigamente. Antes da 1ª. Guerra Mundial tinha papel essencialmente burocrático. Já na década de 70, devido á crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentaram. Nesse cenário, saber o que, quanto, quando e como comprar ganha mais visibilidade dentro da organização.

Hoje ela é vista como parte do processo logístico das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos.

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas para a produção, acarretam um custo exagerado.

Deve-se, portanto, em todo sistema empresarial, manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado para gerar lucros satisfatórios. Para isso a minimização de custos deve ser alcançada principalmente ao que se refere aos materiais usados, já que representam uma parcela considerável na estrutura do custo total.

Para fins didáticos, o processo de divisão de aquisição de recursos em dois grandes grupos, como mostrado na Figura 2.

Figura 2. Classificação das Compras

Fonte: Martins e Alt (2006, p.87).

A necessidade de adequação aos sistemas JIT de muitas empresas levou a modificações importantes, entre elas a criação da função de suprimentos. A Figura 3 apresenta a base do esquema de compras.

Figura 3. Sistema de Informação Tradicional em Suprimentos.

Fonte: Martins e Alt (2006, p.84)

1.1.1. Objetivos

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais.

Os objetivos básicos da função compras seriam:

• Obter mercadorias e serviços na quantidade e com a qualidade necessária

• Obter mercadorias e serviços ao menor custo

• Garantir o melhor serviço possível e pronto entrega por parte do fornecedor

• Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas:

• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar);

• Selecionar o fornecedor (fonte certa);

• Negociar os termos e condições de compra;

• Emitir e administrar pedidos de compra.

A função compras possui um ciclo de compras que, independentemente do tipo de organização, deve ser seguido como segue:

• Receber e analisar as requisições de compra

• Selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e analisar cotações, selecionar o fornecedor certo.

• Determinar o preço correto

• Emitir pedidos de compra

• Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos

• Receber e aceitar as mercadorias

• Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor

Toda empresa na execução de seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. Essa interação deve dar-se da forma mais eficiente possível, a fim de que tais esforços se somem. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão. O Quadro 1 apresenta a relação das principais informações recebidas (entradas) e enviadas (saídas) pela área de suprimentos aos vários outros departamentos normalmente encontrados em uma empresa.

Quadro 1. Interface do Departamento de Compras com as outras áreas da Empresa.

Jurídico:

Entradas: Contratos assinados, pareceres sobre processos de compra, assessoria jurídica;

Saídas: Solicitações de pareceres, informações de campo sobre fornecedores.

Informática:

Entradas: informações sobre novas tecnologias, assessoria na utilização de EDI, e-mail, intranets, software de compras;

Saídas: informações sobre fornecedores, cópias de solicitações de compras e de pedidos de compra, cópias de contratos de fornecimento de serviços.

Marketing e Vendas:

Entradas: condições de mercado de compradores, novos