ARTIGO SI

Resumo

Partindo do princípio que o objetivo das organizações privadas é a geração de lucro, temos um cenário onde obter vantagens competitivas é de extrema importância, principalmente pelo fato do aumento da concorrência. A busca por ferramentas e gestões que auxiliem as atividades da empresa tem-se aumentado visando atingir os objetivos.  Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação são partes dessas ferramentas em que as empresas têm buscado. Tem como objeito, dá suporte ao administrador proporcionando uma visão sistêmica da organização, possibilitando a utilização para otimizar os processos.

Abordaremos neste artigo, problemas relacionados a TI e SI em que identificamos no nosso âmbito profissional, relacionando com teorias debatidas em aula.

Introdução

A necessidade de se criar vantagens competitivas cada vez mais, rechaça a importância de TI e SI no cenário atual do mercado. Para que se tenha um sistema funcionando de forma eficiente e eficaz a organização precisa ter tecnologias de informação e sistemas de alta qualidade, atualizados e que sejam capazes de fornecer as informações disponibilizadas, de maneira rápida e fácil.

        Dentre outras, um sistema de informação possui diversas funcionalidades, como: recolhimento de dados, que correspondem a um conjunto de tarefas que permite a incorporação de novos dados no sistema, modificando a situação da empresa; organização e armazenamento de dados, arquivando-os de maneira eficiente e que possuam uma localização fácil e rápida; o processamento de dados; distribuição de informação, após o registro, distribuí-lo a quem necessite-a; suporte aos negócios; contribui ativamente para eficiência operacional, produtividade e na satisfação do cliente; sendo um dos principais, um ingrediente vital no desenvolvimento de produtos competitivos e serviços dando a organização um vantagem estratégica em detrimento ao mercado.

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Assim, as Tecnologias de Informação surgem para auxiliar as empresas no processo de gestão da informação e de apoio às decisões, o que gera um diferencial competitivo no mercado. A informação é tratada como recurso.

Contudo, é necessário muito cuidado na quantidade e na qualidade das informações geradas, para que essas não fiquem dispersas na empresa, ou que não cheguei no tempo certo, ou ainda que não sejam confiáveis. Assim, é necessário que as pessoas da organização tenham conhecimento para extrair informações corretas, que possam ser reunidas, a fim de demonstrar significados para serem aplicadas nos diversos processos da empresa.

Referencial Teórico

Um ponto crucial na atual gestão das empresas é a necessidade da gestão da informação, pois é de extrema importância a qualidade da informação ao qual se dá-se suporte nos processos de tomada de decisão. Com a crescente necessidade do gerenciamento da informação, as organização passaram a adotar sistemas de informação gerencial, com intuito de garantir a qualidade da informação e minimizar falhas. A tecnologia da informação é vista como uma das maiores e mais poderosas ferramentas que influenciam no planejamento das organizações, porém sua maior dificuldade se encontra na implementação e utilização, uma vez que várias empresas encontram problemas em adaptar a tecnologia às suas operações. Para avaliar os impactos da TI nas operações e estratégias das organizações,é necessário que haja foco na sua eficácia, nos resultados advindos das aplicações da TI em relaçãoaos objetivos, metas e requisitos destas organizações. (LAURINDO, 2001). Portanto, a importância da informação para as organizações é universalmente aceita, constituindo, senão o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gestão e aproveitamento estão diretamente relacionados com o sucesso desejado. (MORESI, 2000) Logo, a organização que visa o sucesso de maneira holística e por em longo prazo, deve se ater a uma gestão efetiva e objetiva do sistema de informações e da tecnologia da informação.

CASES DE SI

1 – Falta de Treinamento para alimentação do Sistema

A Empresa possui um ERP aonde são realizados os lançamentos financeiros/contábeis em que semestralmente necessita enviá-los a Secretaria da Fazenda, através do sistema SPED  (Sistema Público de Escrituração Digital). O não envio ou envio com dados não condizentes, ocasionará a empresa multa diária. Há alguns anos a empresa é penalizada pelo fato do não envio por ocorrer diversos erros na transmissão. Portanto é necessário que as pessoas que fazem parte dos setores da empresa que influenciam neste processo, sejam bem treinadas para que informações equivocadas não sejam enviadas e ocasionando prejuízos a organização.

2 –  Falha no Processo de Implementação de um novo Sistema

Foi observado pela diretoria da empresa que estava sendo gasto um valor muito alto na aquisição do pacote Office, aonde todas as maquinas da empresa possuíam tal pacote mesmo que o usuário que estava utilizando não usasse ou usasse pouquíssimas vezes. A solução encontrada foi a utilização de um meio alternativo, para as pessoas que não utilizavam muito o pacote, o chamado LibreOffice que não é pago e é possível abrir, visualizar e editar programas do pacote Office, foi instalado nas maquinas dos usuários que foram selecionados como usuários que não utilizavam muito tais recursos.

Após a mudança ocorreram muitas reclamações e redução de produtividade na empresa, foi relatado que muitas pessoas as quais fora substituído o pacote Office, precisavam mais do programa como imaginado, causando frustração na equipe. E como o LibreOffice possui uma interface diferente e algumas limitações mesmo as pessoas que faziam pouca utilização do pacote Office tiveram resistência para se adaptar a esta nova alternativa.

3 –  Treinamento Alimentação de ERP

Algo fundamental nas organizações são os treinamentos realizados com foco nas melhorias e aprendizagem dos funcionários. A empresa fez alguns estudos sobre seus principais indicadores e, a partir disso, foram reformulados e criados novos.

O treinamento para explicação e aplicação dos novos indicadores foi feito apenas para as altas lideranças da empresa e, cada uma ficaria responsável de repassar os aprendizados para os seus respectivos subordinados.

Quando se foi analisar os resultados com essa mudança no final do mês, foi perceptível o grande número de funcionários que não a tinha posto em prática no seu trabalho, por conta da falha na transmissão das informações a respeito do treinamento, por parte das lideranças. Isso afetou a desenvoltura dos funcionários, assim como, seus resultados que não foram satisfatórios.