Administração Interdisciplinar

Instrumentos e ferramentas gerenciais para a avaliação do desempenho organizacional.

O desenho de um sistema de controle eficaz é extremamente importante para que o administrador obtenha as informações necessárias para a avaliação do desempenho organizacional. Não obstante, um sistema de controle não é suficiente para visualizar todas as atividades e operações dentro da organização. Nesse sentido, Sobral e Peci (2008) consideram que o administrador deve procurar outros meios para lidar as atividades não abrangidas pelo sistema utilizado. Os autores destacam quatro instrumentos e ferramentas que podem auxiliar o sistema de controle na organização:

• Controles financeiros;
• Sistema de informações gerenciais (SIG);
• Auditoria
• Balanced scorecard;
• Benchmarking.

 Controle Financeiro

O instrumento mais tradicional é o controle financeiro, que avalia, entre outras: Impactos financeiros das atividades econômicas Capacidade de geração de lucros; Existência de recursos para pagamento de despesas; Eficiência e produtividade da utilização de recursos.

É muito utilizado devido à sua relativa facilidade na mensuração e no controle e pelo objetivo de lucratividade que as empresas capitalistas buscam com o resultado de suas atividades. Os principais instrumentos são:

• Demonstrativos financeiros – registro de valor monetário da movimentação de bens e serviços da organização. Avalia liquidez (conversão de ativos em dinheiro), situação financeira (equilíbrio financeiro) e rentabilidade (geração de lucros);
• Orçamento – considerado tanto um controle de desempenho como um instrumento de planejamento financeiro.

O sistema de informações gerenciais

O sistema de informação gerencial (SIG) tornou-se a base para qualquer organização que deseja utilizar estrategicamente de seus recursos tecnológicos e eficaz comunicação. O elemento fundamental de toda organização é a informação, que deve ser utilizada estrategicamente para a tomada de decisão por parte dos profissionais, assim como para a função do controle. Segundo Sobral e Peci (2008:243):

Atualmente, é impossível que uma organização sobreviva sem fazer uso estratégico de tecnologias da informação e da comunicação. De fato, cada vez mais as empresas de todos os tamanhos dependem de sistemas de informação gerencial para controlar seu desempenho e apoiar a tomada de decisão dos administradores. Uma vez que a informação é a chave de toda atividade gerencial, ela se torna essencial para melhorar a eficiência e a eficácia do controle do desempenho da organização e para desenvolver desvios da organização e para desenvolver medidas corretivas sempre que sejam verificados desvios significativos em relação aos objetivos.

Sobral e Peci (2008) traz os principais conceitos sobre dados e informação:

• Dados: fatos dispersos, não resumidos e não analisados. No entanto, para serem úteis, têm de ser transformados e processados em informações;
• Informações: são dados analisados e sistematizados, prontos para serem utilizados pelos administradores para tomada de decisão. Sobral e Peci (2008) especificam que o controle beneficiou-se dos sistemas de informações gerenciais pelo provimento de informações necessárias para a avaliação do desempenho organizacional. Aquilo que fora planejado poderá ser avaliado pelo administrador de forma confiável para a tomada de medidas corretivas diante dos problemas que surgem nas atividades com informações completas e precisas.

Auditoria

A auditoria pode ser um aliado ao controle do desempenho organizacional. Sobral e Peci (2008:244) consideram que "o termo ‘auditoria' diz respeito ao exame pericial, sistemático e independente que tem com objetivo avaliar a eficácia e a eficiência dos vários sistemas de uma organização." Apesar do senso comum relacioná-la com fraudes financeiras, a auditoria fornece informações importantes para a avaliação de qualquer atividade dentro da empresa.

Existem dois tipos de auditorias: as internas, realizadas pela própria empresa, e as externas, realizadas por um grupo independente da organização.

Auditoria Interna

Verificação e avaliação dos sistemas e procedimentos realizada pela própria organização;

Objetivo: examinar e avaliar a adequação e a eficácia dos controles internos – minimizar fraudes, erros ou práticas ineficazes;

Auditoria Externa

Realizada por auditores externos contratados especificamente para desempenhar essa função;Auditores independentes, não funcionários da organização, com menos conflitos de interesse; Maior grau de confiabilidade para os stakeholders.

Balanced scorecard

O balanced scorecard é uma ferramenta recentemente desenvolvida por Robert Kaplan e David Norton (década de 1990), considerada por Sobral e Peci (2008) como "uma ferramenta de controle do desempenho organizacional abrangente." Os fatores críticos de sucesso avaliados são:

• Financeiro – impacto das atividades em seu desempenho financeiro;
• Clientes – percepção da organização pelos clientes;
• Processos internos – processos operacionais críticos;
• Aprendizado e crescimento – inovação e crescimento da organização de maneira sustentável através de recursos e capital humano.

Tais fatores representam as perspectivas da empresa. As estratégias organizacionais são alinhadas com as atividades operacionais, objetivando o alcance dos objetivos estabelecidos. "O BSC traduz a estratégia em um conjunto de objetivos específicos e medidas de desempenho que podem ser quantificadas e avaliadas." (SOBRAL E PECI, 2008:245).

  Oliveira, Prado e Silva (2005) incluem o BSC na função controle, pois uma de suas definições esclarece que este "define o que os administradores querem dizer quando falam em desempenho e confere se a administração está obtendo os resultados desejados." (OLIVEIRA, PRADO E SILVA, 2005:92. Grifo dos autores) Os usos mais comuns da ferramenta incluem:

• Esclarecer ou atualizar uma estratégia empresarial;
• Associar objetivos estratégicos a alvo de longo prazo e orçamentos anuais;
• Acompanhar os elementos-chave da estratégia empresarial;
• Incorporar os objetivos estratégicos ao processo de destinação de recursos;
• Facilitar mudanças na organização;
• Comparar o desempenho de unidades de negócio geograficamente diversas;
• Aumentar a compreensão da visão e da estratégia corporativa em toda a empresa.

O controle das atividades organizacionais é facilitado com a metodologia do balanced scorecard pelo encadeamento lógico da estratégia da empresa em detalhado pelos níveis hierárquicos. Nesse sentido, visão e estratégia são convertidos em atividades e objetivos específicos, revelando a importância de cada operação aos colaboradores. O uso da ferramenta tem aumentado entre as empresas do mundo. Nas palavras de Sobral e Peci (2008:246),