EAP – Estrutura analítica do projeto

Gestão de projetos

Criar um projeto gerenciável baseado no PMBok, produzindo os seguintes artefatos:

EAP – Estrutura analítica do projeto

A EAP deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo à realização do projeto. Ela serve como entrada para o desenvolvimento da agenda, atribuir funções e responsabilidades, gerir riscos, entre outros. Um exemplo simples para pintar uma sala (orientado a entregas) é:

 Preparação de materiais

• Comprar tinta

• Lixas

• Comprar escada

• Comprar pincéis / rolos

• Comprar removedor de papel de parede

 Preparação da sala

• Remoção do papel de parede antigo

• Remoção das decorações destacáveis

• Lixar as paredes

• Cobrir chão com jornais

• Cobrir tomadas com fita

• Cobrir móveis com lençóis velhos

 Pintura da sala

• Pintar grandes áreas com rolo

• Pintar rodapés com pincel

 Limpeza da sala

• Jogar fora, ou guardar a tinta que sobrou

• Limpar pincéis e rolos

• Jogar fora jornais

• Remover e limpar lençóis

 Pacotes de Trabalho (parte da EAP)

• Atividades (não faz parte da EAP)

Não há regras para os níveis de decomposição. Cada gerente de projeto ou membros da equipe encarregados da decomposição deve usar o bom senso de parar no nível no qual o custo de acompanhar o pacote seja inferior ao benefício de controle.

Abaixo, o gráfico do exemplo acima:

Cronograma das atividades para o desenvolvimento do projeto

O cronograma é o que define as datas de início e fim das atividades do projeto de evento. Para ser montado o cronograma trabalhando com estimativas de duração e de custos, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um cronograma de atividades, devendo ser reavaliado e refeito sempre que necessário. Apesar de parecer uma tarefa simples a criação do cronograma pode se tornar complexa. Para facilitar seu desenvolvimento há a divisão em três etapas:

1. Entradas: inicialmente devem ser reunidas todas as informações sobre as atividades que deverão constar no cronograma. Estas informações podem estar divididas em:

• Definição das atividades: é a decomposição detalhada do projeto em tarefas a serem cumpridas, descrevendo o que deverá ser feito em cada uma.

• Descrição do produto: é a definição do objetivo de cada atividade. Mesmo que isto esteja, em grande parte, inserido na Definição das Atividades é importante fazê-lo para deixar bem claro o que se deseja, detalhadamente.

• Dependências mandatórias: a dependência é a característica que determina a impossibilidade de realizar uma tarefa antes da outra. Quando mandatária significa que a dependência é natural, intrínseca à tarefa.

• Dependências arbitradas: este tipo de dependência é determinado pela gerência do projeto. Ocorre na escolha de uma sequência específica para as tarefas quando elas poderiam também ser realizadas de outra forma.

• Dependências externas: essa dependência interage com um fator que não está inserido no projeto. Por exemplo, na encomenda de um material que outra empresa fornecerá: a previsão de entrega é por conta da outra empresa, não da gerência do projeto.

• Marcos: é necessário determinar atividades marco, que signifique a conclusão de uma etapa do projeto e o início de outra.

2. Uso de Técnicas e Ferramentas: com os dados das atividades reunidos deve-se entrelaçá-las visando o sucesso do conjunto. Algumas das técnicas para isso são:

• Análise matemática: é o cálculo teórico de possíveis datas de início e término das atividades. O resultado disso ainda não será o cronograma, que só será fechado após serem analisadas as limitações de recursos e outras restrições.

• Compressão de duração: esta é uma ferramenta que dá alternativas para reduzir o tempo ocupado pelo cronograma. Baseada em duas técnicas (colisão e caminho rápido) procura-se reduzir o tempo da atividade com o mínimo custo e combinar atividades que podem ser realizadas paralelamente. No entanto a compressão de duração pode tem efeitos negativos, com o aumento de riscos e de custo na execução das tarefas.

• Simulações: nesse momento é desenvolvido o cálculo de duração do projeto levantando hipóteses e simulando cenários que ultrapassariam os prazos estipulados.