Criar A Estrutura Analítica Do Projeto (EAP)

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Criar a estrutura analítica do projeto (EAP)

Adaptado de SOTILLE, Mauro A. et al. Gerenciamento do Escopo em projetos. 2ª. Ed.

Rio de Janeiro, Fundação Getúlio Vargas, 2009.

Considerando que uma imagem é melhor do que mil palavras, é interessante termos um

instrumento que seja capaz de expressar por meio de uma imagem as entregas previstas para o

projeto.

A EAP é a expressão da língua portuguesa para WBS (work breakdown structure). De acordo

com o PMI (PMI,2008:116), ela representa uma “decomposição hierárquica orientada às

entregas do trabalho a ser executada pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as

entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição

gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto”. Por meio de estrutura

semelhante a um organograma, a EAP representa o que deverá ser entregue pelo projeto. Ela

permite detalhar quais as entregas que devem ser geradas em função dos objetivos do projeto.

A organização das entregas por meio de uma EAP vem sendo fortemente utilizada nos

projetos de sucesso em todo o mundo, já que permite o esclarecimento à equipe do projeto,

fornecedores, clientes, patrocinadores e demais interessados sobre o que se espera em termos

de resultados do projeto e, conseqüentemente, do que será monitorado e controlado. Se o

gerente de projetos optar por estruturar a EAP em função das fases do ciclo de vida do projeto

e de seus componentes terá maior facilidade para alocar/controlar os custos do projeto e sua

organização, uma vez que a conta de controle corresponde à fase/subfases do projeto.

Decompondo o escopo

Desde o início do projeto devemos pensar nele de uma forma sistêmica, isso é, pensar nele

como um todo e em suas partes (decomposição hierárquica). Pelo glossário do PMI (2008), a

decomposição é “uma técnica que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em

componentes menores e mais facilmente gerenciáveis até que o trabalho do projeto associado

à realização do escopo do projeto e ao fornecimento das entregas seja definido em detalhes

suficientes para dar suporte à execução, ao monitoramento e ao controle do trabalho”.

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Definir componentes menores facilita a estimativa de prazo, custo e recursos para sua

conclusão; auxilia na definição de critérios para monitoração e controle do desempenho e

viabiliza uma atribuição de responsabilidade mais adequada à realidade do projeto.

Apesar de outras áreas de aplicação realizarem decomposição utilizando modelos de

estruturas analíticas semelhantes a uma EAP, não devemos confundi-la com outras. Uma

estrutura analítica de riscos, organizada por categoria de risco, ou uma estrutura analítica de

recursos, categorizada pelo tipo de recurso, ou uma lista de preço de materiais, que compõe a

árvore do produto, ou um organograma, que representa os órgãos da empresa, são ferramentas

usadas em outras áreas de conhecimento abordadas pelo gerenciamento de projetos.

Estratégia possível para a criação de uma EAP

O gerenciamento do conhecimento aplicado a um projeto deve coletar, armazenar e

disponibilizar as informações históricas e as lições aprendidas em outros projetos,

viabilizando o aprendizado com o passado. Assim, uma EAP de um projeto específico poderá

ser utilizada parcialmente em outro projeto semelhante. É comum a empresa definir modelos

que deverão ser utilizados em seus projetos, facilitando a criação e padronizando a estrutura

de uma EAP.

O quadro 1 não é uma abordagem obrigatória, mas representa uma estratégia possível para

criação de uma EAP onde as fases do ciclo de vida são apresentadas no segundo nível.

Salientamos, entretanto, que podemos escolher uma estratégia onde o projeto seja decomposto

por área geográfica ou partes componentes e não por fases do ciclo de vida.

Quadro 1

ESTRATÉGIA POSSÍVEL PARA A CRIAÇÃO DE UMA EAP

1 - Escrever o nome do projeto no primeiro nível (nível 0) da EAP.

2 - Iniciar o segundo nível com as entregas de Gerenciamento do projeto e de Encerramento.

3 - Acrescentar as fases do ciclo de vida (entrega completa da fase) do projeto no segundo nível .

4 - Decompor as entregas (produtos ou serviços) em subprodutos (entregas parciais) que as compõem.

5 - Decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o planejamento e controle em termos de

tempo, custo, qualidade, risco, atribuição de responsabilidades e contratação, se for o caso.

6 - Revisar continuamente a EAP, refinando-a quando necessário, até que a mesma esteja apta a ser aprovada.

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Vejamos cada um desses passos:

1. Escrever o nome do projeto no primeiro nível (nível 0) da