O QUE É UM PROCESSO? TEÓRICA

INTRODUÇÃO

Neste semestre, o tema das Atividade Práticas Supervisionadas são os Processos Organizacionais. A contribuição acadêmica é muito relevante para que se possa conhecer quais são os processos organizacionais e como são desenvolvidos na empresa Santa Mônica. Foram coletados dados suficientes para análise dos processos do departamento de Recursos Humanos, no qual foram identificadas lacunas nos processos nos quais geraram sugestões de melhoria.

As Atividades Práticas Supervisionadas constituem-se em um meio ou instrumento pedagógico para o aprimoramento da aprendizagem por meio da aplicação do conhecimento - adquirido em sala de aula - à realidade. Visam também a contribuir para desenvolver nos alunos as competências requeridas e aos futuros graduados favorecer reflexão crítica da realidade a partir dos fundamentos teóricos das disciplinas do semestre letivo e da observação, descrição e análise de importantes temas e desafios presentes em uma empresa/organização em situação real.

O ensino prático é de extrema importância para a consolidação dos saberes teóricos. Por isso, os estudantes devem se ater às oportunidades oferecidas por atividades extracurriculares para que possam construir as habilidades requisitadas pelo mercado.

1 O QUE É UM PROCESSO? TEÓRICA

1.1 O que é um processo?

É uma sequência de atividades relacionadas entre si que geram um produto ou serviço. O objetivo de um processo é transformar os insumos recebidos em um produto que será fornecido ao receptor ou cliente.

No processo, as entradas são chamadas de inputs que são os insumos, podendo ser informações, máquinas, materiais, pessoas ou métodos. Já as saídas são denominadas de outputs sendo informações, produtos físicos ou serviços. Dessa forma, não há um produto ou serviço sem que haja um processo. Assim como não há sentido em ter um processo se não irá oferecer nenhum produto, ou seja, a percepção de processos é de extrema importância a empresa de qualquer segmento e/ou porte pois pode ser a chave para resultar em um produto de sucesso.

Figura 1 - Exemplo de Input e Output

Resumidamente, trata-se de um conjunto de atividades correlacionadas, ou desenvolvidas com o objetivo de gerar resultados (claramente definidos) à organização, com início e fim determinados. Envolvem um ordenamento lógico e, normalmente, são atividades cotidianas, utilizadas para transformar entradas (insumos ou “inputs”) em saídas (resultados ou “outputs”), buscando o alcance de uma meta ou objetivo. Envolve a articulação de diversas ações que podem se desdobrar na execução de sub processos, atividades.

Figura 2 - Funcionamento de um processo

1.2 Vantagens da visão por processos

A visão da organização como um conjunto de processos tem por objetivo a otimização de indicadores de desempenho departamental. É considerada uma maneira intuitiva de compreender o desenvolvimento do negócio e aumentar a produtividade, eficiência e visibilidade sobre as atividades, além de preparar a empresa para atender às mudanças contínuas do mercado.

As principais vantagens associadas à visão por processos de uma organização são:

● Visão sistêmica das atividades da organização;

● A organização passa a ter foco no cliente através do foco nos processos;

● Prevenção de erros;

● Auxilia no gerenciamento de inter-relacionamentos organizacionais;

● Permite o desenvolvimento de um sistema integrado de avaliação considerando o negócio como um todo;

● Possibilita tempos de respostas menores;

● As atividades passam a ser melhor coordenadas e integradas;

● Possibilita uma maior satisfação com o trabalho por parte dos colaboradores, pela maior interação e participação no dia a dia da organização.

1.3 Elementos de um processo

Segundo Robbins (2000) existem 6 elementos que são considerados elementares na construção da estrutura organizacional. São eles:

1.3.1 Especialização do trabalho: As atividades são realizadas por diversos colaboradores que são especializados em uma etapa de tal atividade. Existem dois modelos de especialização.

1.3.1.1 Especialização horizontal: Divisão do trabalho na base operacional da organização.

1.3.1.2 Especialização vertical: Separação da performance do trabalho e visão dos processos na estrutura organizacional, sendo praticada pelo nível tático da empresa.

1.3.2 Departamentalização: Agrupamento das atividades e funções para que as tarefas comuns possam ser coordenadas.

1.3.3 Cadeia de Comando: É uma linha de autoridade que vai do nível estratégico até o nível operacional da organização e está ligada diretamente a hierarquia e a unidade de comando.

1.3.4 Centralização e Descentralização: O grau de centralização ou descentralização refere-se ao nível hierárquico no qual são tomadas as decisões.

Na centralização a tomada de decisão fica concentrada em um único ponto da organização, não havendo contribuição dos níveis hierárquicos inferiores. Já na descentralização, há delegação de autoridade e responsabilidade para os membros organizacionais em níveis hierárquicos inferiores.

1.3.5 Formalização: A formalização é o grau em que as normas e os procedimentos utilizados pela organização são padronizados. A excessiva formalização limita a flexibilidade, a criatividade e a rapidez de resposta, competências consideradas essenciais para as organizações modernas.

Segundo BOWDITCH (1992):

“A formalização, definida como a extensão em que as expectativas relativas às atividades dos cargos são padronizadas e explícitas. Essa dimensão reflete a quantidade de discernimento incorporada a cada grupo, em geral, cargos mais especializados tendem a serem menos formalizados, permitindo uma maior liberdade de ação, cargos mais rotineiros