Os Processos dentro de uma organização

Processos nas empresas são definidos como conjunto de atividades interdependentes que são realizadas em uma sequência lógica tendo como objetivo produzir um bem ou um serviço que possui valor para um determinado grupo específico de clientes. Ou seja, processo é qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo.

Os processos complementam a tríade da mudança. De fato, a mudança na estrutura define novos papéis. Os esforços para entender as motivações, a cultura, as relações de poder e a forma de liderança, procuram preparar as pessoas para essa mudança. Por fim, vêm as mudanças de processo, definindo as regras dinâmicas para o funcionamento da organização.

Os principais modelos de processos são:

• Fluxo de material: Que possui inputs e outputs claros, com atividades discretas em sequência apresentando desenvolvimento linear e fluxo possível de ser observado.
• Fluxo de Trabalho: Também possui atividades discretas em sequência com entradas e saídas bem definidas.
• Série de Etapas: Apresenta caminhos alternativos para os resultados a serem atingidos, bem como uma conexão entre as atividades, não possuindo um fluxo receptível.
• Atividades Coordenadas: Não possui uma sequência obrigatória e nem um fluxo de fácil percepção.
• Mudança de Estado: Possui uma evolução perceptível por meio de indícios com durações apenas previstas, entretanto apresenta um baixo nível de controle e ainda fraca conexão entre atividades.

Existem três tipos de processos empresariais:

• Processo de negócio: São aqueles direcionados a atuação da empresa e que são auxiliados por outros processos internos, podendo ser de produção física ou de serviços.
• Processos Organizacionais: São aqueles focados na própria organização permitindo o funcionamento coordenado de todos os outros subsistemas buscando o seu melhor desempenho garantindo assim o suporte aos processos de negócios, esses processos podem ser burocráticos, comportamentais ou de mudanças.
• Processos Gerenciais: São aqueles que possuem foco nos gerentes e suas relações incluindo ações que medem e ajustam o desempenho da organização. Esses processos podem ser de direcionamento onde existe a definição das metas da organização, os processos gerenciais de negociação definem por exemplos os preços com fornecedores e os processos gerenciais de monitorização, por exemplo podem executar o acompanhamento do planejamento.
• Os processos empresariais possuem duas características que são consideradas essenciais. A primeira característica refere-se a Inter funcionalidade dos processos, ou seja, a grande maioria dos processos importantes das organizações ultrapassam as barreiras existentes entre as áreas funcionais, isso quer dizer que, eles interligam os departamentos funcionais. Por isso também são conhecidos como processos horizontais, uma vez que possuem uma característica típica das organizações que são estruturadas de acordo com as suas funções.
• A segunda característica dos processos de negócios é o fato de que ele tem o seu foco voltado para os clientes internos e externos, neste processo a organização é vista como um conjunto de fluxos de valor que são direcionados a atingir a satisfação das expectativas e resultados esperados pelos seus clientes.
• Os processos são importantes para as organizações porque permitem ter uma visão melhor de todo o comportamento organizacional de forma mais abrangente, os processos ajudam a definir a forma básica de organizar as pessoas e os recursos da empresa.
• Os processos também são importantes pois são vistos como fonte de competências, também servindo como instrumento de influência acerca da estratégia organizacional.

Alocação de recursos

A organização deve ter uma estrutura bem desenhada, adaptada as suas necessidades, com pessoas competentes e motivadas, com uma cultura receptiva a mudança e as questões referentes ao poder encaminhadas. Entretanto, para uma execução bem-sucedida, ainda se faz necessária uma clareza em termos dos processos organizacionais.

Um desses primeiros processos diz respeito à distribuição de atividades e comunicação. As pessoas precisam ter clareza sobre quem é responsável e pelo o que.

A fim de minimizar os efeitos de ruídos, os gestores devem enfatizar diversas formas de comunicação: a comunicação para baixo (dos gerentes para os subordinados), para cima (dos subordinados para os gerentes, principalmente sob a forma de sugestões, reclamações ou feedback) e a comunicação lateral (entre os pares).

Recompensa: a palavra recompensa é imediatamente ligada a dinheiro. Entretanto essa não é a única forma de recompensar as pessoas. Muitas vezes, os programas de reconhecimento, em um sentido mais amplo, podem ser bastante eficazes. Entre eles estão prêmios para funcionários de bom desempenho, prêmios ás suas sugestões sejam eles formais ou informais e a celebração de sucesso junto as equipes.

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