Outsourcing de Condomínios: Uma oportunidade de negócios

Outsourcing de Condomínios: Uma oportunidade de negócios

No mercado existem inúmeros prestadores de serviços especializados em administração de condomínios e a contratação de uma empresa deste ramo é uma forma de optar por uma administração mais tradicional. Lauri Tadeu Corrêa Martins defende que a forma a qual a administração de um condomínio deve seguir, é parecida com a administração de uma empresa (cobrança, despesas e pagamentos de funcionários).

O Portal G1 (2011) afirma que uma das formas de facilitar a vivência em condomínios, além de gerar economia para os mesmos, é a contratação de uma Administradora Profissional. Além disso, o SECOVI-SP (Sindicato de Habitação de São Paulo) afirma que, devido às complexidades das funções de um síndico, é recomendável que o mesmo contrate uma empresa, ou alguém, para auxilia-lo na função. Assim, como o SECOVI-SP, Freire (2013) também fixa a complexidade das funções de um síndico, e recomenda a contratação de uma pessoa jurídica. Além disso, Pradella (2015), afirma que, a partir de pesquisas realizadas, verificou que os custos para a contratação de uma administradora é inferior aos custos de uma administração interna.

A administradora assume a responsabilidade por questões burocráticas, financeiras, administrativas, operacionais, jurídicas e trabalhistas (CONTRERA, 2007). Para Martins, a administração de condomínios envolve os serviços de administração, contabilidade, assessoria jurídica, auditoria, consultoria administrativa e financeira, consultoria tributária/fiscal, trabalhista e contábil e gestão de conflitos. Pradella (2011) define a Administradora Condominial como uma empresa que presta serviços voltados para a administração de imóveis em condomínios, destacando a assessoria ao síndico.

Hubert (2009) afirma que a Administradora é obrigada a acatar deliberações tomadas e prestar contas aos condôminos, preferencialmente, de forma mensal. Tal qual Hubert, Pinto (2011) também defende que ao final de cada mês a empresa contratada deve apresentar um balancete detalhado referente ao mês, assim, os documentos comprobatórios devem ser reunidos em uma pasta, com vistos do\ síndico, para análise dos conselheiros.

Para ter uma ideia do mercado, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) afirma que, na capital de São Paulo, em 2011, eram 400 empresas que prestavam o serviço.  (G1, 2011)

A AABIC e o SECOVI-SP laçaram recentemente o PROAD (Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios). O Programa é uma certificação com intuito de diferenciar as Administradoras de Condomínio, para isso a empresa deve se adequar a um controle de qualidade exigido para a certificação (AABIC, 2016). A Universidade Presbiteriana Mackenzie e a Escola Paulista de Direito, já oferecem os cursos de extensão em “Formação de Gerente de Condomínio” e “Administração de Condomínio”, respectivamente. Já Educa Mais oferece o curso de MBA em “Gestão Profissional de Condomínios”

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O Modelo de Trabalho

Imaginando uma forma sucinta, a administradora deve ter o seguinte organograma:

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Ainda de forma sucinta, podemos definir as funções de cada área da seguinte forma:

Gerente de Condomínio: Responsável pela relação direta entre Administradora e Condomínio (assembleias, atas, registros, revisão e apresentação do Livro Mensal).

Departamento Financeiro: Responsável pelas contas a pagar e pelas contas a receber (pagamento de fornecedores, pagamento de guias tributárias, emissão de boletos de cobrança, cobrança de inadimplentes e etc.).

Departamento Fiscal: Responsável pela preparação de Obrigações Acessórias e Auditoria Tributária (emissão de guias tributárias, revisão dos impostos retidos de serviços tomados, preparação da DIRF, RAIS e eSocial, emissão de NFTS, RPA e etc.).

Departamento de Condomínio: Apoio a Gerência de Condomínio em assuntos diversos, controle de serviços obrigatórios (AVCB, Brigada de Incêndio, Manutenção de Equipamentos Contra Incêndio, CIPA, PCMSO, PPRA e etc.).

Departamento Pessoal: Remuneração dos funcionários do condomínio, emissão de holerite, conferência de cartão de ponto, controle de benefícios em geral.