Resistência na Implantação de Software de Gestão no Setor de RH

Resumo: A busca por menor custo e maximização dos resultados tem sido o objetivo da maioria das organizações, se não de todas, tendo sempre em paralelo a preocupação com o tempo. Entendendo-se que nos tempos atuais os Softwares de Gestão estão ganhando cada dia mais notoriedade, a pesquisa foi realizada com o intuito de identificar os principais pontos de resistência na implantação de um Software de Gestão no setor de RH (Recursos Humanos) de uma empresa de alimentos para Pets de grande porte. Neste artigo são relatadas experiências vividas na implantação de um sistema a fim de verificar quais são os impactos que este causou sobre a cultura organizacional da empresa. A metodologia da pesquisa é de natureza exploratória através de um estudo descritivo, no trato da análise dos dados obtidos através de entrevista pessoal semi-estruturada. A pesquisa foi realizada com os usuários do sistema e terá como objetivo principal identificar traumas causados na implantação do software de gestão implantado de maneira parcial no setor RH da empresa. Através das entrevistas, é possível demonstrar o nível de conhecimento que os usuários possuem na operacionalização do sistema, verificar se os usuários participaram do treinamento concomitante com as tarefas desenvolvidas na rotina de trabalho dos mesmos e de que outra forma seria possível realizar a implantação do software sem causar resistência por parte dos usuários, ou minimizar essa resistência demonstrando que houve ganho de agilidade na rotina de trabalho.

Palavras-chave: Resistência a Mudança, Cultura Organizacional, Software de Gestão, Gestão de Recursos Humanos, Sistema de Informação.

1 INTRODUÇÃO

Um software de gestão tem o objetivo de auxiliar o dia-a-dia do colaborador na organização, sendo uma nova ferramenta de trabalho. Ao implantar um sistema de informação em uma empresa é recorrente a dificuldade de aceitação da nova ferramenta. O estudo procura demonstrar, de uma forma genérica, os causadores de resistência a um sistema de informação recém implantando em uma empresa e a necessidade de envolvimento dos usuários no processo de implantação da ferramenta, para evitar a dificuldade de aceitação.

Segundo Batista (2006), para se tornar mais competitivas no mercado de trabalho as empresas usam de sistemas de informação para atingir níveis de produção mais altos. Para Colangelo Filho (2001, p.17), os primeiros sistemas foram desenvolvidos, visando apoiar as tarefas desempenhadas em uma área da empresa, o autor ainda destaca que isso ocorreu no início na década de 1960 para dar suporte em aplicações financeiras quando os computadores começaram a ser usados.

O autor supracitado acrescenta que são três os motivos para implantar um Sistema de Informação: melhoria da lucratividade, legislação ou tecnologia, que tem enfoque nas mudanças em função da exigência de parceiros (COLANGELO FILHO, 2001, p. 30).

O intuito desta pesquisa é demonstrar resultados para que a implantação de um ERP (Enterprise Resource Planning) aconteça com menor impacto a cultura da mesma, minimizando os possíveis traumas e facilitando a aceitação por parte dos usuários.

Batista (2006) destaca que só os computadores não compõem um sistema de informação, estes são ferramentas, por isso, a empresa deve focar na integração entre sistema e colaboradores. Desta forma, é possível afirmar que as pessoas e a interação com a tecnologia, são os responsáveis para o sucesso na implantação de um sistema de informação.

Esta pesquisa pretende analisar a implantação de um sistema de informação no setor de Recursos Humanos, através do estudo de caso em uma empresa de grande porte, produtora de alimentos para Pets.

A empresa usava, até meados de 2014, um escritório de contabilidade terceirizado para desenvolver as atividades pertinentes ao Departamento de Pessoal, os profissionais da área de RH se restringiam a comunicar ao escritório de contabilidade os casos que deveriam constar na folha de pagamento, situações como férias, empréstimos, afastamentos e demais ocorrências esporádicas eram tratados entre os gestores da área e o Departamento de Pessoal (DP). O DP solicitava os cálculos para a terceirizada e retornava aos gestores buscando assinaturas e arquivamento dos documentos na pasta do funcionário.

Com base nos conceitos e problemas apresentados a questão central a que se refere este artigo é:

Qual metodologia deveria ter sido usada para implantar um sistema de informação (Setor de RH) em uma empresa de grande porte, produtora de alimentos para Pets? E, como a equipe que usa o sistema deveria ter sido integrada na implantação do SI?

Com vistas no problema elencado, o seguinte objetivo foi proposto:

Analisar metodologias de como implantar um sistema de informação (Setor de RH) de uma empresa de grande porte, para identificar as principais ações causadoras de resistência e propor formas de minimizá-los.

O objetivo geral proposto foi desdobrado nos seguintes objetivos específicos:

a) Descrever as experiências vividas no processo de implantação de um sistema de informação no setor de RH;

b) Identificar os motivos da resistência ao sistema e a influência da implantação do softwares sobre as rotinas dos usuários;

c) Propor formas de melhoria através da utilização de conceitos de: sistema de informação, análise das etapas da implementação, fatores de sucesso da implementação, fatores de sucesso na etapa de utilização, benefícios e dificuldades na implantação do sistema de informação, cultura organizacional, resistência e gestão às mudanças.

Para atingir os objetivos propostos o trabalho está organizado em cinco seções. A seção 1 apresenta as questões iniciais da pesquisa. A Seção 2 trata de toda a revisão bibliográfica realizada, apresentando conceitos sobre Sistema de Informação, Mudança da Cultura Organizacional, a bibliografia consiste em pesquisas de artigos, livros e dissertações de mestrado. Após a realização da pesquisa teórica, a Seção 3 trata da abordagem metodológica utilizada na condução do estudo, sendo de vital a importância para o entendimento sobre como se dá o transcorrer da pesquisa. Tais procedimentos serão baseados em entrevistas com os usuários que participaram da implantação do sistema para um levantamento de dados que ajudem a elucidar a raiz dos problemas. A quarta seção trata do estudo exploratório e quantitativo realizado a partir dos dados levantados na etapa anterior, iniciando pela descrição