Termo de Abertura de Projeto

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EAP – Desenhando e detalhando o escopo do meu projeto

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08/04/2020

Definir atividades

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Entrevista GRH        Coletar informações

Elaborar e divulgar        Coletar informações questionário RPC[pic 2]

Consultar procedimentos chave

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Levantar                  procedimentos

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Analisar procedimentos

Entrevista KM e RPC        Analisar informações

Montagem[pic 3]

Revisão

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Divisão

Formatação

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Funções e

atividades RPC

Procedimento por áreas

Aprovação

Divulgar o GPP        Versões

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Virtual

Fisíca

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EAP – Desenhando e detalhando o escopo do meu projeto FABIO LOMES

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Dicionário de EAP

1. GPP, Guia de Processos Padronizados, irá auxiliar os Representantes Comerciais ( RPC

) a entender melhor os procedimentos no qual estão envolvidas. Para elaborá-lo, serão necessárias as seguintes ações:

1. Definir atividades – definir quais são as atividades e funções comum a todos “RPC”;

1. Entrevista GRH – entrevista com o Gestor Responsável no Recursos Humanos (“GRH”) sobre como o Recursos Humanos (“RH”) define as funções e atividades dos “RPC” no momento da contratação;

1. Coletar informações - Escrever um texto explanando a função dos “RPC” e listando as atividades comuns entre todos eles;

1. Elaborar e divulgar o questionário “RPC” – com base nas informações adquiridas no item “1.1” e seus subitens, deverá ser formulado um questionário simples para avaliar quais atividades realmente são comuns a todos. A divulgação do questionário será feita pelos mailings list interno. O questionário deverá ficar disponível por duas semanas;

1. Coletar as informações - novamente deverá ser feita uma análise, desta vez com o auxílio de gráficos para definir quais os procedimentos comuns entre todos representantes. Reescrever o texto mencionado no item “1.1.1.a” acima com base nessas novas informações;

1. Consultar procedimentos chave - mapear apenas os procedimentos em que os “RPC” estão envolvidos;

1. Levantar procedimentos – pesquisar na Internet os procedimentos existentes;

1. Analisar procedimentos – verificar qual é o papel dos “RPC” nesses procedimentos. Caso os procedimentos encontrados não possuam fluxogramas elaborá-los;[pic 5]

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1. Entrevista KM e RPC – entrevistar e/ou fazer um questionário com Membros Chaves de Cada Área (“KM”) e/ou departamento e com os “RPC” que estão a mais de 5 anos no escritório;

1. Analisar informações – comparar os procedimentos analisados anteriormente com as respostas do KM e dos “RPC”. Elaborar textos explanando o papel dos “RPC” em cada procedimento. Atualizar o fluxograma caso seja necessário;

1. Montagem - organizar as informações coletadas e elaboradas em um único documento;

1. Divisão – o GPP deverá possuir um sumário separando os assuntos por:

1. Funções e atividades “RPC” – texto descritivo, de no máximo uma lauda, sobre as funções dos “RPC”, seus deveres e obrigações e as expectativas do escritório sobre cada um deles. Lista das atividades mais comuns entre as assistentes.
2. Procedimento por áreas – Dividido por áreas, cada procedimento deverá conter um texto, de um parágrafo, descrevendo o procedimento em questão, seu objetivo, as partes interessadas e as exceções que possam ocorrer, além de definir o papel dos “RPC”. O Fluxograma deverá seguir a descrição do procedimento ilustrando-o.

1. Formatação – o documento deverá obedecer às regras da ABNT utilizando fonte “Arial” ou “Times New Roman”, tamanho “11” ou “12”, espaçamento entre linhas de “1,5”, deslocamento na primeira linha de “1,25”, tamanho da folha “A4”, margens superior e esquerda “3 cm” e inferior e direita “2 cm”, a não ser que haja um outro padrão estabelecido pelo escritório;

1. Revisão: solicitar a ajuda dos “RPC”, dos KM e do GRH para revisar o GPP. Fazer as alterações recomendadas por eles.
2. Aprovação – apresentar o GPP ao BMC, entregar uma via impressa a cada membro como também disponibilizar as versões virtuais;
3. Divulgar o GPP:

1. Versões:

1. Virtual: Apresentação em PowerPoint, versão resumida apenas com alguns pontos e fluxogramas e PDF, versão completa com hyperlinks para facilitar a busca;

• Internet – disponibilizar as versões em PowerPoint e em PDF na Internet da empresa;
• E-mail – – elaborar um e-mail junto à Comunicação para divulgar o GPP, encaminhá-lo a todos colaboradores;
• Apresentação – colocar-se a disposição de apresentar o GPP aos colaboradores.

1. Física - será impresso apenas para a aprovação do Business Management Council (“BMC”). Quem quiser cópias deverá solicitar previamente e dependerá da disponibilidade dos materiais mencionados abaixo para que não haja custo:

• Pasta fichário com divisórias;

• Papel couchê A4;

• Impressão colorida.

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