Trabalho individual

2.1 DEPARTAMENTO COMERCIAL, MATERIAIS E  LOGÍSTICA

                         Primeiramente os técnicos de monitoramento verificam a necessidade de e a disponibilidade dos produtos para instalação do estoque. Os relatórios são passados para o auxiliar administrativo que estipula a quantidade a ser comprada. O auxiliar administrativo organiza a cotação com os representantes das distribuidoras. Na cotação avalia-se preço, marca (qualidade de acordo com a marca), prazos de pagamento e de entrega. A compra não é feita apenas de um distribuidor, já que oferecem preços e produtos divergentes. O fornecedor é confiável, raramente ocorre imprevistos e atrasos.

                         Algumas distribuidoras oferecem os serviços de troca de mercadorias quando ocorre de produtos que venham com defeito. Na maioria das vezes tem a preferência mesmo o preço que não seja muito elevado. Essa troca é feita na conferência ou no recebimento da próxima compra, antes mesmo que os produtos sejam estocados. O auxiliar administrativo agenda o horário de recebimento da mercadoria, e o próprio  realiza a conferência da mesma ou então a conferência e feita por um técnico. Depois de recebida e conferida, uma amostra de cada produto e passada para o auxiliar administrativo que atualiza preços e cadastros. Depois ele divide a mercadoria que vai ser estocada e organiza  seu armazenamento e a que vai direto para os técnicos. A empresa trabalha com giro, por isso o estoque e somente o suficiente até a próxima compra, a não ser que o preço esteja muito baixo e prazo de viabilidade longo.

2.2 DEPARTAMENTO FINANCEIRO

                         O pagamento da mercadoria recebida e feito através de cheque pré-datado, à vista ou por boleto bancário. Depois de receber e conferir a mercadoria o auxiliar administrativo passa as notas fiscais para o gerente que agenda o pagamento dos boletos que elabore os cheques e efetua o pagamento ao representante da distribuidora. Quanto aos boletos são passados para o gerente no dia de efetuar o pagamento e o mesmo o efetua. Mercadoria exposta, o cliente realiza sua compra. O cliente faz seu pedido, um funcionário separa os produtos desejados, registra a compra no caixa, o entregador a entrega, recebe o pagamento e conclui entregando o dinheiro ou cheque ao operador do caixa.

Todo recebimento é processado no caixa e no final do expediente, repassado ao gerente encarregado de fazer os depósitos. Todo fluxo de caixa é conferido pelo auxiliar administrativo que a informa quando há imprevistos e juntos buscam motivos e soluções.

                         As compras pagas com cartões de crédito ou débito gera comprovantes que são repassados auxiliar administrativo que faz a conferência frequentemente via on-line, as instalação de segurança também são feitas os pagamentos em dinheiro ou em cartões de credito. A conferência destes extratos é feita pelo gerente. Estes extratos também informam todos depósitos e saques efetuados. As notas fiscais, documentos contábeis, contas pagas de energia, de telefone e outros, são todos agendados pela secretária da gerência e depois passado para o escritório de contabilidade (serviço terceirizado).

2.3 GESTÃO DE PESSOAS

                         A contratação de funcionários e feita pelo gerente geral (dono), o mesmo relaciona, distribui cargos e tarefas, organiza horários e folgas e o auxiliar administrativo supervisiona o cumprimento dos horários estipulados e execução das tarefas. A documentação exigida no contratação de rescisão de contrato também são passados ao auxiliar administrativo que se encarrega de envia-los a contabilidade.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

RODRIGUES, Marcus Vinícius. Qualidade e Novas Técnicas Gerenciais. Rio de Janeiro:Fundação Getúlio Vargas, 1998.

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