A Administração de Materiais

Universidade Federal de Santa Catarina

Departamento de Ciências da Administração

Disciplina: Administração de Materiais

Professora: Andressa Sasaki Vasques Pacheco, Dra.

Acadêmica: Giovana Pretto

 A organização dos materiais em estoque

O crescimento de uma organização gera, proporcionalmente, um crescimento da complexidade na administração dos recursos necessários às suas operações. Por Chiavenato (2005, p.73), a relação de número de itens e a complexidade é direta, logo, maior o número de itens, maior sua complexidade. Consequentemente, isso provoca a necessidade da aplicação de novos conhecimentos e habilidades na mobilização, utilização e organização dos materiais, para que estes sejam utilizados de maneira eficiente e eficaz. Segundo Gurgel (2004), uma boa administração que trate de maneira eficiente do abastecimento, planejamento e reaproveitamento dos materiais é fundamental para o equilíbrio econômico e contribui para um melhor resultado da organização.

Já que, de acordo com Chiavenato (2005, p.40):

                

O capital investido em estoques normalmente representa uma parcela muito grande do patrimônio da empresa e requer uma administração cuidadosa e inteligente. [...] De nada adianta realizar uma produção com excelência e custos baixos se na outra ponta os custos de manutenção de estoques aumentam desproporcionalmente.

Por isso, o autor Viana (2008) cita e explica em seu texto três processos fundamentais para a boa administração de materiais, sendo eles a classificação, especificação e codificação.

Quando a quantidade de materiais estocados em uma organização é grande, faz-se necessário um gerenciamento eficiente dos estoques, portanto, a classificação desses materiais é um processo sistêmico importante que otimiza e reduz as falhas de sua gestão, possibilitando também a identificação de prioridades. Segundo Viana (2008, p. 51), a classificação se resume em agrupar os materiais a partir de características semelhantes identificadas, seja por seu tempo de duração, tipo de material, sua aplicabilidade ou dimensões.

Segundo Chiavenato (2005, p.129) a classificação dos itens por meio de um sistema racional facilitará o trabalho da administração dos materiais, permitindo a armazenagem e controle adequados dos mesmos.

Logo, para que se tenha um bom método de classificação, devem-se considerar tributos tais como abrangência, flexibilidade e praticidade. De acordo com Viana (2008, p. 53), a abrangência deve considerar uma série de características dos materiais, já a flexibilidade, consiste em um sistema que permite interfaces entre os diversos tipos de classificação, por fim, a praticidade garante que a classificação seja simples, direta e clara.

        O autor ainda apresenta que, visto a grande diversidade de organizações quanto ao seu ramo de atuação e porte físico, devem-se haver várias formas de classificação e estas analisadas num todo para dar suporte nas decisões e nos resultados operacionais. As formas de classificação podem ser divididas por tipo de demanda, com base na necessidade e importância dos materiais para a empresa; por materiais críticos, que são aqueles com reposição específica e imprevisível, cuja falta causa risco à empresa; pela perecibilidade, quando se leva em conta se o material é ou não perecível, tendo o desaparecimento de propriedades físico-químicos do material; por periculosidade, cujos materiais não são compatíveis com outros e, assim, oferecem risco à segurança; pela possibilidade de se fazer ou comprar, em que os materiais são analisados para que sejam recondicionados, comprados ou fabricados internamente; por tipos de estocagem, podendo ser temporário ou permanente; pela dificuldade de aquisição, em que se consideram os níveis fácil e difícil para a obtenção do material; e por fim, pelo seu mercado fornecedor, que fornece a origem dos materiais.

        Feito o primeiro processo de classificação dos materiais, o processo seguinte é o de distinção e individualização dos mesmos para que seja possível, então, a manutenção e reabastecimento do estoque. De acordo com Viana (2008, p. 74), esse segundo processo é chamado de especificação, ou seja, a “descrição das características de um material, com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo de seus similares”.

Dentre essas características estão as físicas e químicas, de fabricação, medidas e de embalagem, que devem estar claras, completas e sucintas. A partir disso, têm-se as informações necessárias para a compra de novos itens e gerar facilidade em tarefas como os cuidados com transporte, armazenagem e sua preservação, assim como a eliminação de dúvidas em uma possível confusão na identificação de materiais semelhantes. Para Gurgel (2004), “não é possível comprar sem uma especificação completa”.

Existem quatro tipos de especificação padronizada que garantem a homogeneidade da descrição de um mesmo grupo, sendo elas, por Viana (2008, p.77): conforme amostra, em que há dificuldade em detalhar as características do material; por padrão e características físicas, quando o material já possui norma técnica ou é possível detalhar seus dados; por composição química e por fim, por marca de fábrica, para garantir a qualidade do material.

A normalização é a determinação legal, feita no Brasil pela ABNT e INMETRO, ou por meio de normas técnicas ou condições exigíveis mínimas pela qual o material deve ser utilizado. Segundo Viana (2008, p. 81) com a normalização eficiente dos materiais, a organização consegue ter rentabilidade e competividade frente aos mercados internacionais.