A Transformação Digital

1. Introdução

O movimento de transformação digital no setor público ainda é muito lento, principalmente, pelos diversos fluxos de trabalho necessários para atender a população. Visando contornar os efeitos dessa lentidão a célula jurídica da empresa Companhia de Águas do município de Campinas, em conjunto com uma de suas Unidades de Gerenciamento Regional (UGR), como projeto piloto, irá implementar um sistema integrado de gestão dos processos judiciais, tanto dos processos em que a Companhia figura no polo ativo (Autora) como do polo passivo (Ré), visando unificar as informações, agilizar as entregas, facilitar a realização de acordos extrajudiciais, melhorando a imagem da empresa, tanto para os seus colaboradores como para o público atendido e aperfeiçoando a gestão da arrecadação nos processos de cobrança de débitos.

2. Objetivos estratégicos

A implantação do sistema integrado de gestão de processos judiciais, permitirá:

• Ter mais agilidade no envio dos pedidos de informações para elaboração de defesa nos processos em que a empresa Companhia de Águas figure no polo passivo (ré) das ações judiciais, atendendo aos prazos;

• A automatização do fluxo de tarefas desenvolvidas, desde o recebimento de um processo até a sua finalização, tornando-o mais eficiente (atualmente: envio de e-mail; controle manual do recebimento de respostas sujeitando ao esquecimento de eventuais prazos, revelia da Companhia e perda do prazo de defesa; tráfego intenso de e-mails para esclarecimentos de dúvidas e ajustes de relatórios enviados pela UGR);

• O acesso constante das UGRs às atualizações dos processos em que a Companhia de Águas figure no polo ativo (autora). Sendo eles, em sua maioria, processos de cobranças de débitos pendentes, esse acesso irá melhorar a rotina das UGRs na gestão da arrecadação mensal/anual;

• A redução pela célula jurídica do envio de e-mails sobre andamentos processuais, muitas vezes repetitivos devido à mudança constante de colaboradores, reduzindo, assim, o retrabalho e permitindo o foco em atividades de maior relevância para o negócio da Companhia, como o aumento da quantidade de ajuizamento de ações de cobrança;

• A identificação pelas UGRs das demandas de maior volume (polo passivo), facilitando a criação de planos de ação para diminuir ou mitigar essas demandas, melhorando a imagem da Companhia perante os clientes.

3. Liderança e cultura organizacional

O uso de um sistema integrado de informações judiciais deve passar por várias etapas para atingir a adesão dos colaboradores e essa adesão será apenas uma das fases do processo de transição.

A utilização de tecnologia em um ambiente integrado e ágil, deve passar por um processo de mudança de cultura em que os líderes envolvidos serão os primeiros a percorrer, facilitando o envolvimento dos colaboradores nesse processo de transformação digital.

Ocorrendo a mudança de cultura do modelo operacional para o modelo integrativo de transformação digital, deve-se focar na capacitação dos colaboradores ao novo modelo de trabalho, buscando acompanhamento constante para o correto uso da ferramenta.

O redesenho do processo de trabalho será indispensável, assim como manter o fácil acesso a esse novo fluxo a qualquer colaborador envolvido nessa rotina.

O projeto será objeto de revisão periódica, objetivando adequações à realidade da UGR, da célula jurídica, da sociedade e de alterações do Judiciário que possam interferir no fluxo de trabalho do projeto.

4. Funções e competências

Esse plano de transformação digital inclui a participação:

• do departamento administrativo, por meio da célula de serviços jurídicos que atende algumas áreas delimitadas por distritos do município de Campinas e da célula de recursos humanos, que contribuirá com a organização e convocação dos interessados para treinamentos;

• da Unidade de Gerenciamento Regional que atende o distrito de Joaquim Egídio, local em que será realizado o piloto do projeto;

• da área de tecnologia da UGR, que desenvolveu o projeto inicial do sistema integrado.

O departamento administrativo terá como atribuições a facilitação da comunicação entre as áreas que integrarão o projeto, inclusive fornecendo ferramentas que facilitem essa comunicação (aplicativos de reuniões, computadores etc.); irá também promover a capacitação dos colaboradores envolvidos no projeto.

A célula de serviços jurídicos irá fornecer as informações necessárias à elaboração de parâmetros