AS FASES DO RECEBIMENTO DE EQUIPAMENTOS

Tendo em vista a necessidade de implantarmos um padrão de Recebimento e Organização em nossa empresa, fica acordado que todos os colaboradores sem exceção serão treinados em nossos Padrões de Recebimento e Organização.

Padrão de Organização de Documentos referentes entrada e saída de Materiais.

Entendemos que cada empresa tem seu padrão logístico de Recebimento e Estocagem de materiais, Organização e entre outros.

Hoje para uma funcionalidade da empresa precisamos entender a importância de definirmos todos os procedimentos com o objetivo de organizar os documentos de forma correta, com a segurança necessária para a empresa, com localização fácil, para que os documentos possam ser acessados sempre que solicitados, seja pelos gestores como pelos clientes ou órgãos fiscais, como a Receita Federal. Por isso a padronização é tão importante.

Arquivo:

• A palavra arquivo pode ser usada para uma série de designações, como:
•     Conjunto de documentos guardados, como papéis oficiais, manuscritos, cartas, sobre determinado assunto.
• Móvel que serve para guardar documentos.
• Local onde os documentos deverão ser conservados.
• Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de guardar e conservar a documentação.

Os arquivos possuem estágio de evolução, temos:

• Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e arquivo morto.

Arquivo e Protocolo Físico

No meio Físico, além dos documentos estarem bem organizados, eles devem ser bem acondicionados para evitar a sua deterioração.

Outro ponto importante é verificar o prazo de guardar os documentos tanto para preservação quando para analisar o espaço físico.

Os documentos podem ser guardados em caixas, armários, pastas, prateleiras, entre outros. Temos destinados um local padrão para todos esses arquivos.

Todos os documentos devem estar arquivados de forma correta para que em uma futura auditoria possam ser encontrados em seus lugares.

Arquivo e Protocolo Digital

Todos os arquivos e protocolos digitais serão salvos nos Documentos/pastas na nuvem, assim iremos garantir a segurança e organização da empresa e organização dos documentos.

A organização desses documentos é para facilitar a busca dos mesmos, nomear pastas e organiza-las de maneira clara para a organização.

O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais, contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico.

O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.

Padrão de Solicitação e Organização dos Documentos.

Tendo em vista a importância de melhoramos nosso Procedimento de Documentos, iremos implantar nosso Padrão.

Todos os nossos colaboradores serão treinados e capacitados para entregarmos um serviço de qualidades para nossos clientes internos e externos.

Sabe-se que a área de suprimentos (compras) e conferência é a responsável direta pelo sucesso da logística, suprindo e contribuindo com o processo produtivo.

Além de tudo, coopera de forma significativa com a redução de custos, na medida em que busca parceiros, fornecedores, matérias-primas e materiais alternativos, formando um elo na cadeia de suprimentos.

As atividades deste profissional iniciam muito antes da armazenagem de mercadorias e sua movimentação. Ele se dedica diretamente a selecionar e desenvolver relacionamentos estratégicos com fornecedores, cujos produtos com qualidade, aliados ao preço e à disponibilidade de fornecimento, fazem com que o fornecedor se diferencie dos demais.

Uma boa compra impacta diretamente no resultado da empresa, ou seja, um fornecedor pontual também está comprometido com o cliente final, à medida que ele realiza a entrega da matéria-prima no momento exato em que a linha de produção está precisando deste material com as devidas especificações.

Pontos importantes em nosso padrão:

Pedido de Compra

O pedido de compra é um documento que vai oficializar a negociação realizada entre a empresa e o fornecedor. Quanto mais detalhado, elaborado e conferido, menor será a probabilidade de haver erros, confusões e problemas futuros. Este documento é um contrato que formaliza e que contém todas as informações referentes ao pedido, tais como: quantidade de produto, qualidade, preços, prazos, tributação, local de entrega, entre outros.

Recebimento de materiais

Os principais aspectos que devem ser considerados pelo técnico em logística no recebimento de materiais solicitados são:

Quantidade dos materiais: ao receber o material, o profissional deve realizar a contagem física, ou, quando for inviável, utilizar a técnica de amostragem.

Qualidade: conferir o material enviado pelo fornecedor.

Preço: conferir se o preço acertado entre empresa e fornecedor é o mesmo que consta na nota fiscal.

Especificação técnica: verificar se as especificações contidas no pedido estão de acordo com as recebidas.

Prazo de entrega: verificar se está dentro do prazo estabelecido no pedido de compras.

Notas Fiscais

Nota é um documento fiscal utilizado para registrar as atividades de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, assim como também destina-se ao pagamento de imposto, e a não utilização deste documento caracteriza a sonegação fiscal.

Observe as principais informações que devem constar em uma Nota Fiscal e logo abaixo visualize este documento:

Valor do produto.

Quantidade.

Classificação fiscal.

Impostos.

Descrição referente à marca do produto.

Descrição de volumes transportados.

Peso.