Administração por Processo

INTRODUÇÃO

A eficiência de uma empresa é um dos principais pontos que devemos buscar, e se baseia em obter maior quantidade de produto ou serviço, usando uma menor quantidade de recursos. Saber administrar e gerir os recursos realizando a tarefa da melhor maneira possível, buscando as melhores práticas a serem aplicadas que geram um melhor resultado é trabalhar com eficiência, e para isso é necessário conhecer as habilidades, a motivação, a criatividade e a competência de cada funcionário, além de criar uma metodologia padronizada que poderá mais para frente ser mudada e melhorada buscando sempre uma melhoria continua.

A gestão por processos engloba conhecer, analisar, monitorar, e mudar as rotinas de trabalho, e deve sempre ter a colaboração de todos os servidores, levando sempre em conta a opinião dos mesmos. Gerir o processo é saber, o que é feito, como é feito e se há uma maneira de melhorar esse processo de alguma forma.

O processo se inicia desde quando o recurso entra na empresa, e envolve tudo que ocorre com ele, até a saída para o consumidor final, e as atividades realizadas pelos funcionários de forma conjunta e buscando os mesmos objetivos também é considerada processo.

Nos tempos atuais a agilidade se torna uma importante característica dentro de uma empresa, e é o gerenciamento por processos quem promove uma melhor utilização do tempo, consequentemente maior produção, oferecendo mais serviços, e é por esse e outros motivos que a administração vem ganhando espaço e melhorando ao longo do tempo.

Deve-se sempre perguntar “Onde podemos mudar?” “O que podemos melhorar?” e assim enxergar onde se está errando, entender o erro, e ver o que pode ser feito para administrar melhor o processo, priorizando assim a solução para determinado problema, pois a gestão por processo é aquela que visa atingir os melhores resultados com maior excelência.

Buscamos mostrar, que através de uma boa gestão por processos pode gerar resultados significativos, positivos, e em longo prazo dentro de uma empresa, aumentando sua produtividade, diminuindo seus custos, reduzindo o tempo de produção, e obtendo um maior retorno dos clientes, satisfazendo suas necessidades.

---

Desenvolvimento

Administração por processo

Na administração por processo é feito o estudo de cada etapa que constrói o processo ou os processos que ocorrem dentro de uma empresa, para ter a visão do todo e o conhecimento de tudo para gerenciar todas as etapas da melhor maneira.

Toda empresa visa o crescimento e na maioria das vezes não tem o controle e acabada se desorganizando por um todo, por isso é necessário a Administração por processos, por que ela é responsável por essa área, que conduz aonde cada insumo vai, o que fazer e onde finalizar, ou seja, é responsável pelo o processo inteiro da organização. Se em alguma etapa desse processo ocorrer um erro, irá acarretar falhas no produto final, na qualidade do produto e a insatisfação do cliente. Ai que entra a Administração por processo, pois ela gerencia esse processo para que não haja nenhuma falha e se houver ela irá corrigi-la ou fazer uma substituição o mais rápido possível para não afetar em nada o produto final, ela também é importante, pois ela busca a melhoria continua dos processos, diminuir os custos de produção, o tempo de produção, busca sempre a maior qualidade dos produtos e satisfação do cliente. É importante saber que todas as decisões tomadas na empresa influenciam no processo, sendo assim, é necessário parar de pensar no crescimento e pensar nos processos realizados, com isso é possível buscar melhorias de todas as funções ou departamentos visando melhorias na satisfação do cliente que é o mais importante do processo inteiro.

Administração por processos possui características importantes que são: Eficiência, fluxo de valor, eficácia e tempo de ciclo. Essas características existem para que cada vez mais o produto exigido pelo cliente tenha mais qualidade.

Os responsáveis pelos processos têm que saber cada etapa, desde o insumo na entrada ate o produto final, que é as necessidades do cliente.

Processos são conjuntos de atividades inter-relacionadas, possuem entradas e saídas, atividades, identificação de clientes, objetivos, mapeamento de atividades e fluxos de identificações de recursos utilizados.

---

Origem da Teoria

A administração por processo teve como base de formulação e fundamentação a Teoria Geral de Sistemas (TGS). A teoria Geral de Sistema surgiu em 1930 a partir dos estudos do biólogo húngaro Ludwig Von Bertalanffy sobre a auto-regulação dos sistemas orgânicos. Nesse estudo ele entendeu que esse sistema era aberto e se interagia com o meio ambiente, assim como uma organização deve agir.

A TGS veio como uma critica sobre a abordagem cientifica que levava em conta apenas a parte interna das organizações. Com a TGS criou-se a administração por processo, para se levar em conta o lado interno e externo das organizações, levando isso como um todo, fator que não era levado em conta nas abordagens administrativas anteriores.

Um conjunto de processos forma um sistema por esse motivo a Administração por processo tem relação com a Teoria Geral de Sistemas.

Conceito de Sistemas

Sistemas são vários elementos ligados entre si (processo), que formam um só. Nesse um, encontra-se características que os elementos não possuem sozinhos. Leva o nome de emergente sistêmico que é o que existe no todo, mas não nos elementos.

Esse emergente sistêmico serve para mostrar que a organização tem que ser administrada como um todo e não como diversas áreas separadas.

Características de um Sistema

O que é um sistema? Um sistema nada mais é do que um conjunto de objetos unidos por algum tipo de interação ou dependência, tendo sempre o mesmo objetivo a alcançar. É um complexo, uma combinação, um conjunto; um objeto só.

Pode ser considerado sistema qualquer combinação que tenha o mesmo objetivo.

Segundo Bertalanffy decorrem dois conceitos: o de propósito(objetivo) e o de globalismo(ou totalidade) e estes dois conceitos retratam características básicas dos sistemas.

Propósito ou objetivo: Todo sistema tem um ou alguns objetivos. É todo sistema que define um método, um modo de trabalhar, visando sempre alcançar seus objetivos.

Globalismo ou totalidade: O sistema se compara a um organismo vivo, portanto se ocorrer mudanças em um elemento, com grandes chances, afetara mudanças em outros elementos do conjunto. Sempre que ocorre uma mudança, o conjunto age globalmente e ocorre um ajustamento sistemático.

O sistema total é o que representa todos componentes e relações que são necessários para a obtenção do sucesso, para alcançar seus objetivos e é ele que define a finalidade para cada componente.