Atividade Organização e Controle do Fluxo de Documentos

Atividade 1 – Organização e controle do fluxo de documentos

Para a organização e controle dos documentos da academia, estamos propondo então o uso do método alfabético e específico de arquivamento para facilitar então a organização e consulta dos documentos quando necessário, bem como os tipos de arquivos utilizados que seriam o arquivo ativo (temporário) e o arquivo inativo (intermediário). Segue abaixo como ficariam dispostos a organização desses documentos nos arquivos:

Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa

Método: método específico

Tipo de Arquivo: arquivo ativo (temporário)

Justificativa: podemos utilizar do método específico na organização desse documento utilizando da palavra chave “ENTRADA e SAIDA”, bem como ele sendo um tipo de arquivo ativo pela sua consulta constante no dia a dia para formulação de outros documentos para os colaboradores como: atestados e comunicados.

 No controle de distribuição de EPIs e uniforme da empresa

Método: método específico

Tipo de Arquivo: arquivo inativo (intermediário)

Justificativa: são arquivos que não são usados de maneira constante por isso podem ficar arquivados nos inativos (intermediário) bem como através do método específico com as palavras chave “EPIs e UNIFORME”.

 

 Folha de pagamento, décimo terceiro e férias

Método: método alfabético

Tipo de Arquivo: arquivo ativo (temporário)

Justificativa: esses arquivos são documentos de uso constante por isso fica viável sua organização no tipo de arquivo ativo e através do método alfabético conforme nomes dos colaboradores.

 

 Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais 

Método: método alfabético

Tipo de Arquivo: arquivo inativo (intermediário)

Justificativa: organizar esse arquivo em ordem alfabética e no arquivo inativo por serem arquivos de pouca frequência de uso e organizado pelos nomes dos colaboradores ficando fácil consulta quando necessário.