Controle De Documentos

1. METODOLOGIA

Este procedimento é um procedimento complementar a elaboração de documentos (PO-002), em complemento ao fluxo descrito em ambos os procedimentos, contudo, neste procedimento será possível identificar o processo para aprovação e emissão/disponibilização para uso (de forma controlada) dos registros e documentos (procedimentos e manuais) da qualidade.

1.1 Identificação da documentação

1.1.1 A estrutura da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade foi organizada conforme sua utilização, seus tipos sendo apresentados no PO-002 (Elaboração de documentos).

1.2 Aprovação

1.2.1 Na primeira página dos procedimentos e manuais, será possível identificar no rodapé um campo de indicação dos responsáveis pela criação e aprovação, os procedimentos só serão válidos para uso mediante estas informações devidamente preenchidas e datadas. Conforme exemplo:

1° Página:

RODAPÉ:

CRIAÇÃO:

Assinatura

Responsável: Fulano de Tal

Data XX/XX/2013 APROVAÇÃO:

Assinatura

Responsável: RD da direção

Data XX/XX/2013

4.2.2. Uma observação importante é que este rodapé apresentado, da 1° página, não será aplicado a formulários (após preenchido os registros), visto que o controle de versões do modelo já é realizado no título do documento. A justificativa é que seria dispendiosa a aprovação de todos os registros formalizados.

4.2.3. Todos os documentos devem ser revistos e novamente aprovados a cada 2 anos da última revisão registrada, seguindo o fluxo previsto de versionamento.

1.3 Distribuição, controle e armazenamento dos documentos da qualidade

4.3.1. Rede: Os documentos são disponíveis para os departamentos e direção no diretório da rede (Qualidade), no formato “Somente Leitura”, onde o controle poderá ser feito através do software de controle de versões Tortoise SVN, lembrando que o controle de versões válido é o indicado no formulário (visto que a ferramenta registra qualquer alteração realizada, onde no decorrer de uma revisão cada salvamento poderá ser uma nova versão na ferramenta, contudo devem ser consideradas numa única aprovação no próprio documento após o versionamento registrado no cabeçalho);

4.3.2. Cópia física: só é permitida cópia física dos documentos e ou procedimentos da qualidade quando for exclusivamente para treinamento ou caso o representante da direção crie um arquivo físico para facilitar o atendimento a auditorias;

4.3.3. Outros meios: mediante demanda específica (por e-mail, intranet, correio, consulta in-loco, gravação de CD, Pen-drive, portais, nuvem, etc.) para consulta de departamentos ou profissionais, que deverá ser disponibilizado pelo RD a versão atualizada.

1.4 Controle e Armazenamento

4.4.1. Os documentos aprovados são controlados e armazenados em diretório de rede, com acesso “somente leitura” para todos os profissionais da empresa, onde apenas o representante da direção (RD) possuirá acesso total e controle aos documentos (obs.: Salvo acessos administrativos, de contas utilizadas para gestão do ambiente de tecnologia da empresa), no entanto o software Tortoise