Caso dimensional X – a dificuldade na obtenção da informação em meio a problemas na gestão de pessoas.

Neste trabalho iremos abordar o caso do Antônio que foi convidado a assumir um cargo de livre provimento com o objetivo de gerenciar sistemas de um grande Ministério. Sua primeira missão era aparentemente simples e consistia em verificar possíveis falhas no sistema de coleta de informações, implantado recentemente, ou na alimentação deste. Havia urgência na elucidação desse impasse, uma vez que era imperativo definir a necessidade de pessoal do órgão para anunciar a quantidade de vagas de um novo concurso.

No entanto, ao tentar solucionar este problema, Antônio se deparou com outros bem mais profundos que iam além da simples utilização inadequada de um sistema. Passando por equipes deficientes em quantidade, desmotivadas e com capacitações inapropriadas.

Dessa forma, tentaremos abordar quais são os principais pontos que Antônio deverá se concentrar, assim como as ações a serem implementadas e os seus impactos.

1. De que forma as mudanças no mundo global impactam a prática de gestão de pessoas na situação de Antônio?

Desde os tempos mais remotos, quando o homem se destacou como ser dominante, racional e mais inteligente, o mundo vem sofrendo mudanças. No entanto, a partir do início do século XX, essas mudanças passaram a ser mais rápidas e dinâmicas gerando um grande impacto na nossa cultura, economia, política e afetando a cultura organizacional.

O mundo globalizado atual, com interações e relacionamentos constantes de todos os países e povos entre si, e cada vez mais conectado, com uma instantaneidade de ações e necessidade de informações rápidas, fez com que as mudanças na cultura organizacional se tornassem imperiosas para a continuidade e revitalização das instituições. Mudanças e tendências trazem novas abordagens, mais flexíveis e ágeis, que devem ser utilizadas para garantir a sobrevivência das organizações (Chiavenato, 2004).

No caso em tela, a modernização, a evolução tecnológica, a incerteza do cenário atual e a necessidade de resposta rápida levaram o órgão a investir em um sistema como única ferramenta para obtenção de informações, que não trouxe benefícios e evidenciou uma configuração de setores isolados, com visões diferentes e sem comunicação dentro da instituição.

Nesse contexto, a gestão de pessoas tem sua atuação altamente impactada, uma vez que ela deve agir de forma mais dinâmica e tem um papel fundamental na adaptação da instituição a esse novo movimento. Será necessário trabalhar essa organização para que ela esteja apta a atuar em um mundo cercado de volatilidade, que clama por informações rápidas e instantâneas; um mundo digitalizado, onde dados e conhecimentos são rapidamente disseminados, permitindo a formação de indivíduos cada vez mais conscientes de suas potencialidades, direitos e possibilidades de influenciar seus próprios destinos. Para Mota (2020), a ampliação do conhecimento desenvolve a consciência da pessoa com relação ao meio em que vive, estimula a capacidade crítica, refina suas informações sobre o mundo econômico, social e político, e lhe fornece melhor visão e respeito do papel que desempenha e das expectativas de comportamento que se lhe apresentam.

Dessa forma, com essa atuação alinhada com as mudanças do mundo global, a gestão de pessoas busca influenciar a formação de equipes mais coesas, conscientes das suas potencialidades, da interdependência entre elas e, sobretudo, comprometidas em alcançar os objetivos da instituição.

2. Em sua visão, quais são as duas principais questões em que Antônio deve se concentrar? Explique o seu ponto de vista.

Como um especialista na gestão em sistemas de informação, um dos pontos que Antônio deve se concentrar é na utilização do sistema Dimensional X com êxito.

Conforme relatado, essa ferramenta foi construída e implantada por uma empresa externa. No entanto, na elaboração de um sistema é sempre imprescindível a participação dos colaboradores que irão utilizar o programa, uma vez que eles, que vivem a realidade do dia a dia, sabem quais os pontos críticos que o sistema deve atender.

Dessa forma, surge a necessidade de reavaliação do sistema com participação das áreas envolvidas, buscando, ao mesmo tempo, a maior simplificação possível para que seja de fácil operacionalização. Tornando, assim, o sistema acessível e de fácil compreensão. Associado a essas ações, também se destaca como atuação necessária a implementação de uma política de sensibilização sobre a importância do uso do sistema. Divulgando-o e estimulando o uso por parte dos colaboradores.

Mas para a utilização exitosa do Dimensional X, é fundamental que ainda ocorra a capacitação e treinamento dos colaboradores. E esse é o segundo ponto a que Antônio deverá se concentrar.

Antônio pode se aproximar do departamento pessoal na tentativa de planejarem, em conjunto, um programa de capacitação que atenda melhor as necessidades do órgão.

Observamos que o atual programa de capacitação deve ser revisto uma vez que ele não está focado para a qualificação dos servidores nas suas atividades laborais. Foi investido milhões em projetos de capacitação, mas não especificaram o tipo de capacitação, como informado por Ludmila, responsável pelo departamento de pessoal, a Antônio. No entanto, para a contratação de ações de capacitação devemos, inicialmente, ouvir os colaboradores no sentido de fazermos um mapeamento das deficiências e ponto fracos relatados por eles no desempenho das atividades. E munidos das informações deste levantamento é que podemos iniciar o planejamento das contratações das ações de capacitação técnica. Não tem como qualificar uma equipe sem saber a sua real necessidade.

No levantamento dessas lacunas de competência para elaboração do planejamento do novo programa de capacitação, deve ser destacado a necessidade urgente de capacitar os servidores quanto ao uso e as funcionalidades do Dimensional X, que após uma revisão com a participação de todas as áreas envolvidas, está apto a trazer melhoria para a organização.

Dessa forma, após os ajustes necessários, a divulgação e sensibilização quanto ao uso e, principalmente, com colaboradores capacitados e treinados na utilização da ferramenta, o Dimensional X poderá atender as expectativas geradas durante a sua aquisição e fazer jus ao investimento realizado.

3. Que ações podem ser adotadas por Antônio para gerir a sua equipe? Cite, pelo menos, três ações.

Na busca de conhecer sua equipe, uma vez que está no órgão há pouco tempo, e visando uma permanência no cargo mais tempo que seus antecessores, acredito que Antônio deveria focar sua atuação em: realizar uma escuta ativa da equipe, buscar o engajamento dos seus colaboradores e realizar feedbacks positivos.

A escuta ativa é uma ferramenta de comunicação que consiste em um diálogo entre interlocutor e ouvinte, no qual o ouvinte demonstra interesse pelo assunto e evita qualquer tipo de julgamento, compreendendo e interpretando as informações transmitidas. Atualmente, na era digital, onde tudo ao nosso redor acontece em uma velocidade que não conseguimos acompanhar e com a sobrecarga de informações a que estamos expostos, realizar essa escuta captando a essência do interlocutor tem sido algo cada vez mais difícil. No entanto, o sucesso no desempenho da equipe está intrinsecamente atrelado ao ouvir de verdade, ou na sua essência, os colaboradores. Acrescentaria ainda que é muito importante que essa escuta ocorra com empatia, uma vez que nos colocar no lugar do outro é uma das melhores formas de nos conectarmos verdadeiramente com ele e, assim, entendermos seus anseios, expectativas e necessidades.