Definir o termo organização e administração

1) Defina o termo organização e administração. Por que os administradores são tão importantes para o sucessos das organizações?

Organização são grupos estruturados de pessoas que se juntam para alcançar objetivos comuns. Surgem como resposta à necessidade dos indivíduos de alcanças metas que, isoladamente, não conseguiriam atingir, em virtude da complexidade e da variedade das tarefas inerentes ao trabalho a se efetuar. Podem ser formais (uma empresa, por exemplo) ou informais (um grupo de amigos).

Administração é a arte de produzir bens ou serviços através de pessoas. É um processo que consiste na coordenação do trabalho dos membros da organização e na alocação dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos de uma forma eficiente e eficaz. É baseada em Processos, Coordenação, Eficiência e Eficácia.

Os administradores são importantes para o sucesso das organizações porque são eles que decidem onde e como aplicar os recursos da organização de forma a assegurar que esta atinja seus objetivos.

2) Contraste os conceitos de eficácia e eficiência. Qual é mais importante para o desempenho de uma organização?

Eficiência é a capacidade de realização de atividades da organização, minimizando a utilização dos recursos, ou seja, é a capacidade de desempenhar corretamente as tarefas.

Eficácia é a capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar os objetivos estabelecidos. Implica escolher os objetivos certos e conseguir atingi-los, e sua principal preocupação é com os fins.

Para o desempenho de uma organização, a eficácia tem um papel fundamental, pois uma empresa sempre deseja atingir seus objetivos. Porém, ter eficácia sem ter eficiência é inútil, pois a organização não consegue realizar o propósito.

3) Quais são as funções básicas do administrador? Como estas se inter-relacionam?

- Planejamento: consiste na especificação dos objetivos a serem atingidos, na definição das estratégias e ações que permitam alcança-los, e no desenvolvimento de planos que integrem e coordenem as atividades da organização;

- Organização: faz a distribuição de tarefas e dos recursos entre os membros da organização, define quem tem autoridade sobre quem e quando e onde devem tomar decisões;

- Direção: está relacionada com os processos de gestão de pessoas na organização. Dirigir significa liderar, motivar e coordenar os trabalhadores no desenvolvimento de suas tarefas e atividades. Também significa selecionar o canal de comunicação mais adequado e resolver conflitos entre os subordinados.

- Controle: assegura que os objetivos estão sendo alcançados. Consiste na monitoração e na avaliação do desempenho da organização, na comparação desde os objetivos planejados e na correção dos desvios que se verifiquem. Envolve definição de medidas de desempenho, verificação sistemática do desempenho efetivo, comparação entre padrões e objetivos planejados e o desempenho efetivamente observado e, finalmente, o estabelecimento de medidas corretivas, quando necessário.

Todas essas funções se interagem e a sequência planejamento, organização, direção e controle são meramente estabelecidas em nível teórico para melhor compreensão do processo de administração.

4) Qual a relação entre funções da administração e o nível organizacional de um administrador?

Independentemente se um administrador está em um nível hierárquico mais alto ou mais baixo, eles desempenha as funções de planejamento, organização, direção e controle. À medida em que ele sobe na hierarquia de uma organização, ele planeja mais e dirige menos.

5) Quais são as áreas funcionais da organização? Descreva cada uma delas.

- Área de Produção ou de Operações: a principal razão de ser de uma organização é a produção de bens ou prestação de serviços. Por esse motivo, o sistema de operações de uma organização é o centro de sua atividade. É o conjunto de atividades e operações inter-relacionadas envolvidas na produção de bens ou prestação de serviços de uma organização, representando o modo como esta transforma os insumo em produtos ou serviços, agregando valor de forma a alcançar os objetivos organizacionais,

- Área Comercial ou de Marketing: está relacionada com as atividades cujo objetivo é captar e manter os clientes da organização. Seu principal foco é a satisfação do cliente, procurando influenciar seu comportamento e, assim, alcançar o propósito da organização;

- Área Financeira: É uma área de apoio, não estando diretamente relacionada com a atividade principal da organização. No entanto, tem uma importância decisiva para o desempenho organizacional. Tem como objetivos, captar e utilizar, de maneira eficaz, os recursos financeiro de forma a alcançar os objetivos organizacionais;

- Área de Recursos Humanos: administra comportamentos individuais em função dos objetivos coletivos. Atraem, preparam e desenvolvem as pessoas de forma que consigam contribuir para alcançar os objetivos organizacionais.

6) Que papéis um administrador desempenha em uma organização? Como esses papéis variam de acordo com o nível organizacional do administrador?

- Interpessoais: envolvem as relações dos administradores com outras pessoas, sejam membros da organização ou indivíduos e grupos externos a esta;

Informacionais: envolvem a coleta, o processamento e a comunicação de informações e representam um dos aspectos mais importantes no trabalho de um administrador;

- Decisórios: envolvem todos os eventos que implicam a tomada de decisão, considerada a essência do trabalho de um administrador. Eles estão relacionados com a forma como o administrador utiliza a informação em suas decisões.

Vários fatores condicionam a importância que um administrador atribui a cada um desses papéis gerenciais, tais como o nível hierárquico, área funcional, habilidades e competências individuais, tipo e tamanho da organização e características do ambiente organizacional.

7) Quais são as habilidades necessárias para ser um administrador? Como esses papéis variam de acordo com o nível organizacional do administrador?

- Habilidades Conceituais: estão relacionadas com a capacidade do administrador para coordenar e integrar todos os interesses e atividades de uma organização ou grupo. São estas que permitem ao administrador analisar