O PROCESSO DE TRABALHO – DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO

Estagio Supervisionado

A) PROCESSO DE TRABALHO – DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO

• Função exercida:

Estagiária em compras desempenhando principalmente as seguintes atividades: recebimento de e-mails, solicitação de cotação, preenchimento de planilha, envio de cotação, atendimento ao cliente on-line/telefone, negociação com fornecedor, cotação de transportadora e suporte operacional ao setor de compras.

• Descrever o processo de trabalho indicando as atividades desempenhadas:

Cotação de transportadora: para a fixação do valor do frete, as transportadoras consideram a distância, prazo de entrega, cubagem, peso e o valor da nota fiscal. Por isso, para o desempenho da atividade, é necessário que seja feito contato com o fornecedor para obter tais informações, que são enviadas às transportadora para a fixação do valor do frete.

Solicitação de cotação: no momento em que os pedidos são recebidos por e-mail ou por telefone, todos são relacionados em um formulário padrão da empresa e enviados aos representantes ou distribuidores para cotação.

Importante destacar que a empresa possui a funcionalidade em seu sistema de gestão de histórico de compras, então, ao receber a cotação, os valores informados são comparados com esse histórico para possível negociação.

Preenchimento de planilhas: ao receber todas as cotações solicitadas aos fornecedores, é feito o preenchimento da planilha para a devolutiva aos clientes indicando o valor dos produtos solicitados e possíveis similares com melhores preços.

• Apresentar fluxo ou mapeamento das atividades desenvolvidas:

No período de estágio desenvolvo atividades relacionadas ao setor de compras, prestando auxílio aos compradores, síntese das atividades desenvolvidas:

Recebimento de pedido de material.

Confecção de relatório de cotação com logo da empresa.

Auxílio no processo de definição da transportadora adequada.

Envio de cotação por e-mail para os fornecedores, transportadora e clientes.

Arquivo de toda cotação realizada mensalmente.

Auxílio na montagem da cotação por planilha de Excel.

Negociação de preços quando necessário.

Monitoramento de pedidos tanto dos compradores como dos clientes.

Verificação das notas de compra identificando se o preço da nota está de acordo com o pedido, caso não esteja informo ao comprador sobre a divergência.

Envio do pedido de compras ao setor fiscal.

Fluxograma das Atividades

B) CORRELACIONAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS COM OS OBJETIVOS FINAIS DA ORGANIZAÇÃO

• Missão da empresa:

Oferecer ao consumidor um atendimento personalizado no ramo de material de escritório, primando excelência e qualidade, gerando oportunidades de negócio para a empresa e criando parcerias.

• Contribuição das atividades desenvolvidas por você para o alcance dos objetivos organizacionais.

Acredito que contribuo com produtividade, desenvolvendo agilidade nos processos de rotina. Possuo espírito colaborativo e positivo para lidar com desafios.

O tratamento que ofereço aos clientes da empresa é de respeito e busco compreender a necessidade e os desejos de cada um, oferecendo qualidade e bom atendimento em meu serviço.

Procuro estar em constante aprendizagem nas tarefas e demonstro a empresa que minha contratação é necessária para o suporte das operações diárias.

Contribuo com a organização dos processos, atendimento personalizado, espírito de equipe e entrega de resultado.

C) RELACIONAR AS ORIENTAÇÕES E TREINAMENTOS RECEBIDOS E APRENDIZAGEM DECORRENTE

• Tipos de treinamentos e orientações: No próprio local de trabalho pelo supervisor, por outro membro da equipe; cursos fora do local de trabalho.

Ao iniciar meu estágio recebi do gerente uma lista de tarefas que deveria desempenhar e me foi demonstrado planilhas, e-mails, e processos já realizados para que eu compreendesse a rotina.

No decorrer do trabalho diário, novas situações surgiram e obtive ajuda dos meus colegas de trabalho e de meu gerente.

Posso citar como exemplo de um fato ocorrido quando tive dificuldade em criar uma planilha de precificação exclusiva para um determinado cliente, portanto foi necessário que meus parceiros de trabalho me explicassem tal procedimento.

O gerente realiza um encontro mensal para analisar junto com a equipe os resultados do mês e aborda alguns temas para falar de produtividade, liderança, comportamento, serviço, esclarecer dúvidas e dar idéias quando necessário.

D) RECURSOS UTILIZADOS NAS ATIVIDADES – MANUAIS E EQUIPAMENTOS

Para as atividades rotineiras utilizo como ferramenta principal o computador onde posso desenvolver planilhas e obter comunicação virtual com fornecedores e clientes. Em meu estágio não é necessário a utilização de EPI pois não há risco a saúde por desenvolver minha função em um escritório interno da empresa.

O restante do material utilizado é básico da atividade exercida em um escritório, tais como: papel, caneta, impressora, telefone e pastas de arquivo.

E) RESULTADOS ESPERADOS EM RELAÇÃO AS SUAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA:

Em termos de resultados, a empresa espera sempre que a decisão tomada seja a que minimiza os custos de operação.

Adicionalmente, a empresa presa por um atendimento de qualidade para com o cliente, agilidade nos processos de rotina para que a entrega do resultado seja alcançado em tempo de meta ao cliente.

O resultado do trabalho deve ter qualidade e ter o mínimo de erros possíveis para que o cliente não fique insatisfeito e a empresa não gaste recursos desnecessários para consertar.

F) RESULTADOS ALCANÇADOS

O desempenho das atividades