O Planejamento na Condução de Times

Texto da disciplina:

Planejamento na Condução de Times

Bruno Soares Machado

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INTRODUÇÃO

        É um verdadeiro desafio encontrar alguma área organizacional que ignore a relevância do planejamento, enquanto estratégia (planejamento estratégico), com suas respectivas etapas: elaboração, implantação e avaliação. Mesmo que de forma intuitiva, o ato de planejar (a primeira das funções do gestor) é percebido como fundamental em qualquer situação que se pretenda alcançar um objetivo estabelecido.

        Com o advento da Teoria das Relações Humanas (década de 1930), quando a ciência administrativa passou a priorizar as pessoas e seus relacionamentos sociais, em detrimento de aspectos técnicos e formais das organizações, o planejamento não perdeu a sua importância, muito pelo contrário. Na condução de times, não é diferente, o planejamento faz toda diferença.

TIMES

O conceito de time pode ser visto como uma evolução de equipe. A novidade que se apresenta pode ser resumida em acesso à informação. Em um time, os indivíduos possuem informação, fato que os permite enxergar o todo (visão global e sistêmica) e isso os motiva a contribuir de forma interdependente. Esta transformação exige um novo tipo de liderança: que poderíamos simplificar como uma combinação de formador de opinião, observador neutro e treinador.

CONDUÇÃO

Quando alguém se propõe a conduzir um time, espera-se que essa pessoa procure guiar, dirigir, orientar e aconselhar os indivíduos que integram este time, em direção a um objetivo previamente estabelecido. Ou seja, conduzir exige presença, dedicação e exemplo. Características que normalmente fazem com que os indivíduos reconheçam esta pessoa como um líder.

“O gerenciamento é uma visão dos métodos: Qual a melhor maneira de conseguir determinadas coisas? A liderança lida com objetivos: quais são as coisas que desejo conseguir? Nas palavras de Peter Drucker e Warren Bennis: ‘Gerenciar é fazer as coisas do jeito certo; liderar é fazer as coisas certas’” (Covey, 2006: 123).

PLANEJAMENTO DO LÍDER

Em qualquer que seja a relação de trabalho (que envolva mais de uma pessoa e que almeje atingir metas e objetivos comuns), sentiremos a necessidade de um(a) líder. Evidente que esta necessidade será maior na medida em que envolva mais pessoas e que estas pessoas apresentem maior heterogeneidade (social / intelectual / cultural). Sabemos que, na maior parte das empresas, temos o(a) líder de nome e o(a) líder de fato, ou líder formal e líder informal. Se você é, ou deseja se tornar, um(a) líder de nome/formal, não deve temer as lideranças de fato/informais. Muito pelo contrário, um time campeão costuma ser o resultado da soma de um grupo de líderes. Porém, liderar um time de líderes requer planejamento estratégico e muito talento para se comunicar. O líder deve ser um profissional inspirador e motivador, que desenvolve e capacita seus liderados.

"Estar no poder é como ser uma dama. Se tiver que lembrar às pessoas que você é, você não é" Margaret Thatcher, primeira-ministra do Reino Unido (1979 a 1990).

        O planejamento de um(a) líder para o time sempre deve começar reunindo e organizando os dados e gerando informações, que devem ser organizadas e disponibilizadas para que o time renda seu máximo na execução do projeto. Somente desta forma será possível que o time reconheça a liderança, e o(a) siga. Dentre as informações mais relevantes para este planejamento, pode-se destacar:

1. Integrantes da equipe (seus pontos fortes e fracos);
2. O que deve ser feito (reconhecendo os fatores críticos para o sucesso);
3. Prazo em que o projeto deve ser concluído;
4. Etapas do projeto (com seus respectivos prazos e responsáveis).

        Existem diversos softwares que podem auxiliar neste trabalho. No entanto, para projetos de baixa complexidade, uma planilha e uma boa dose de organização costumam ser suficientes. Evidente que as características do time e do projeto devem ser considerados no planejamento do(a) líder e na forma como esta liderança deverá conduzir os processos. Da mesma forma, é inegável que as características do(a) líder irão influenciar sua conduta (estilo de liderança). De toda forma, não é aconselhável desconsiderar o planejamento da comunicação com o time.

“… líderes possuem a visão requerida para enxergar a realidade de modo diferente dos demais. Eles reúnem e organizam os dados disponíveis, conseguindo imaginar fenômenos novos e não percebidos. Uma característica essencial de todos os líderes eficazes é a capacidade de visualizar onde estão tentando chegar e articular com clareza esta visão para potenciais seguidores, a fim de que estes identifiquem seu papel pessoal na realização desta visão". (GRUBER, 2001: 26).

COMUNICAÇÃO

        Sendo possível, é muito importante que todo o time tenha acesso à informação organizada pelo(a) líder, o mais rápido possível, e que esta comunicação seja um "mapa claro" de tudo o que deve ser feito para que o time tenha sucesso no projeto. É muito importante que esta informação seja dialogada com o time, além de possibilitar que cada integrante tenha acesso fácil e rápido ao seu conteúdo, a qualquer momento.

        O ideal é que uma parte deste trabalho (variando de acordo com as características do time e do tempo disponível) esteja em branco, para que cada integrante possa contribuir inserindo as informações que lhe competem (quando fazer, de que forma e em que prazo), comprometendo-se desta forma com o restante do time. As informações inseridas pelos indivíduos serão negociadas, em busca de um consenso que assegure os objetivos do time. O desafio da liderança é justamente construir o consenso e o comprometimento, que caracteriza um time e aumenta as chances de sucesso.

        O consenso, diferente do que pode parecer num primeiro momento, nasce da capacidade de ouvir e não da capacidade de argumentação. Parece óbvio que não é produtivo argumentar de forma magistral sobre um tema sobre o qual já existe consenso, mas isso não é raro quando estamos diante de uma liderança que não sabe ouvir. Covey (2006: 15) afirma que: "a influência realmente começa quando os outros sentem que você os entende, que você os escutou profunda e sinceramente, e que você está receptivo”. De acordo com o autor: "o princípio da influência é governado pelo entendimento mútuo nascido do empenho de pelo menos uma pessoa, no sentido de ouvir primeiro profundamente”.