O Processo de Reembolso de Despesas

Universidade Unigranrio

Sistemas de Informação

Processo de Reembolso de Despesas

Duque de Caxias

2017

Modelagem do processo refeito com base nas melhorias e com o sistema proposto.

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Caso de Uso do sistema proposto

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Documento Visão

1. Introdução

Este documento tem como objetivo, analisar os sub-processos e propor melhoria em sua estrutura, a fim de usar o menor número possível de pessoal. O detalhamento de como o novo processo atenderá a necessidade atual da empresa.

1. Definição do Problema

Problema	Não há consistência no preenchimento dos formulários gerando retrabalho para conferencia e correção dos formulários; Aprovação de despesas uma a uma, gerando um trabalho longo e maçante; Ocupação de um setor inteiro para conferencia de formulários; Gastos com uma terceirizada para confecção da folha de pagamento.
Afeta	O reembolsado e o supervisor de contas a pagar.
Impacto	O setor administrativo perde muito tempo na conferencia desses formulários; O reembolso do solicitante pode perdurar dias até ser ressarcido; O supervisor de contas a perde muito tempo nesse tipo de processo.
Uma solução bem sucedida	Redirecionamento do setor administrativo para outras atividades; O tempo do supervisor pode ser mais bem aproveitado; Menor tempo usado em todos os setores envolvidos; Menor tempo no reembolso do solicitante

 

1. Posicionamento do Produto

Para	Os envolvidos no processo de preenchimento de formulário e autorização.
Que	Preenchem e autorizem solicitações
O Sistema	É um software
Que	Facilita o processo de conferência dos formulários e simplificação dos relatórios para aprovação; Agiliza o pagamento do reembolso com um módulo próprio de folha de pagamento e todas as informações e relatórios ficam disponíveis no sistema.
Ao Contrário	Da solução atual que, usa serviço terceirizado para pagamentos e usa um setor inteiro para uma tarefa simples.
Nosso Produto	Valida campos dos formulários; Gera relatório unificado dos reembolsos; Arquivamento automático no sistema; Gera validação da autorização (mediante a autorização do supervisor); Efetua reembolso via XML.

1. Descrição dos Stakeholders

Esta seção apresenta um perfil dos usuários envolvidos no projeto e os principais problemas que entendem que devam ser atacados pela solução proposta.

1. Stakeholders não Usuários

Tipo	Descrição	Representantes	Observações
Consultor	Responsável por receber a solicitação do reembolsado e preencher o formulário de reembolso
Assistente Administrativo	Responsável pela conferência dos formulários preenchidos
Assistente Contas a Pagar	Responsáveis pela preparação do documento de aprovação
Supervisor Contas a pagar	Responsável pela aprovação do reembolso
Terceirizada Folha de Pagamento	Responsável pagamento do reembolso

1. Resumo das Principais Necessidades dos Stakeholders

1. Visão Geral do Produto

7.1 Perspectiva do Produto

O sistema, a priori, terão dois módulos para suprir as necessidades aqui analisados. O módulo reembolso de despesas como já dito, validará os campos dos formulários preenchidos a fim de dar uma maior consistência ao documento, o que irá debandar um setor inteiro que antes realizava a mesma tarefa. O supervisor pode, de acordo como administra suas tarefas, entrar na tela de reembolsos a autorizar e faze-lo com mas rapidez. Será feito a autenticação da autorização do supervisor (autenticação em dois passos), feito isso o sistema enviará automaticamente para o banco o arquivo XML com todos os encargos e cálculos já feitos para reembolso.