Projeto integrado multidisciplinar (PIM I): fundamentos da administração, recursos materiais e patrimoniais, técnicas de informática

UNIVERSIDADE PAULISTA

CURSO DE LOGÍSITCA

GUILHERME FERREIRA MARIANO

RA: 1009882

PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR (PIM I): FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO, RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS, TÉCNICAS DE INFORMÁTICA.

AGUAÍ/SP

2013

RESUMO

Na pesquisa efetuada na empresa CTM Comércio e Transportes Matielo Ltda, verificou a implantação de algumas teorias e métodos estudados nos Fundamentos da Administração, mesmo que de forma inconsciente, pode-se afirmar que o método de administração por objetivo é mais nítido dentro da empresa, pode-se notar também alguma teorias motivacionais sendo aplicadas aos colaboradores, principalmente as que diz respeito as recompensas por produtividade.

Na área de recursos materiais e patrimoniais pode-se afirmar que há algumas deficiências, principalmente na área de recursos humanos no caso da integração de novos funcionários, na manutenção de funcionários da área técnica e na atualização dos atuais dos funcionários. Há também déficit no controle de estoque, programação de formação de pedidos e recebimento de mercadorias.

Na área de TI verificou-se, que se trata de uma empresa que utiliza de vários meios de comunicações disponíveis no mercado, dando destaque à telefonia fixa e móvel, uso do Messenger (MSN), rádio (Nextel), e de uma maneira mais formal emails e contratos, ainda dentro da área de TI verificou-se a importância dada às novas tecnologias tendo como destaque a implantação de um novo sistema de armazenagem e acesso de dados internos, porém armazenados externamente pelo um novo sistema de nuvens (Cloud sistem).

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO .............................................................................................. 04

2. FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO ..................................................... 05

2.1 Organograma .......................................................................................... 07

3. RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS ............................................... 08

3.1 Estoque .................................................................................................. 09

3.2 Departamento de compras ..................................................................... 09

4. TÉCNICAS DE INFORMÁTICA .................................................................... 10

4.1 Meios de comunicação ........................................................................... 10

4.2 Softwares utilizados ................................................................................ 10

4.3 Inovação tecnológica .............................................................................. 12

5. CONCLUSÃO ................................................................................................13

6. REFERÊNCIAS .............................................................................................14

INTRODUÇÃO

A pesquisa se trata da verificação prática das teorias e métodos estudados nas disciplinas de Fundamentos da Administração, Recursos Materiais e Patrimoniais, e Técnicas de Informática. O propósito desta pesquisa é integrar as disciplinas e aproximar o aluno da execução dos processos estudados, de forma que aprenda a analisar situações, identificar problemas e aplicar soluções, que é de fundamental importância para se tornar um bom gestor. Neste sentido a pesquisa analisou processos internos e externos, identificando algumas deficiências e enaltecendo pontos positivos da empresa, e sugere algumas alterações na forma de executar processos para minimizar perdas e aumentar a eficiência.

Fundamentos da Administração

A empresa CTM Comércio e Transportes Matielo Ltda, estudada nesta pesquisa, se trata de uma prestadora de serviços na área de transporte rodoviário, que desde seu início tem o foco em cargas fechadas secas e fracionados em geral, nos últimos anos veem cada vez mais se especializando no ramo da exportação e importação, tanto em cargas batidas como em contêineres. Desde seu nascimento em 1985, fundada pelo Sr. Francisco Joaquim Matielo in memorian, tem como objetivo atender com excelência cada particularidade de seus clientes com muita flexibilidade e jogo de cintura para não deixar de atender seus próprios interesses. É visível a adoção do método de administração por objetivo, que se inicia no alto da pirâmide hierárquica pelos seus diretores que são totalmente comprometidos e participativos em todas decisões, tanto nas mais elaboradas de níveis estratégicos quanto nas mais corriqueiras do dia a dia, e seguem ao mesmo teor de compromisso nos níveis intermediários, com seus gestores de cada área especifica da mesma forma extremamente comprometidos com os resultados da empresa.

A empresa hoje, pode ser considerada de porte médio a nível nacional, mas de grande importância no cenário regional, também tendo uma certa relevância em nível estadual. Sua área de atuação tem como foco principal a região portuária de Santos, São Paulo Capital e região metropolitana, região de Campinas, Ribeirão Preto, Franca e a região do Sul de Minas Gerais. Para atender bem todas essas regiões a empresa conta com sua matriz administrativa em Aguaí/SP que possui também um pequeno CD (centro de distribuição) para atender seus clientes fracionados, e suas filiais em Franca/SP, Santos/SP, Guarulhos/SP, Piracicaba/SP, Poços de Caldas/MG e Varginha/MG. Essas filias respondem diretamente à matriz, através de seus diversos meios de comunição (que serão abordados com mais ênfase logo mais neste trabalho).

Hoje a empresa conta com cerca de 90 funcionários, distribuídos entres os níveis estratégicos, táticos e operacionais. Que juntos atendem as necessidades da empresa para operar sua atividade principal, que é o transporte rodoviário, de forma dinâmica e inovadora.

Seus principais fornecedores são: Petrobras, que fornece o combustível para o abastecimento da frota, e representa cerca de 20% dos custos da empresa. Na parte da manutenção dos veículos tem como principais fornecedores a Peres Diesel (concessionária Mercedes Benz) e Vocal (concessionária Volvo). Podemos acrescentar à lista de principais fornecedores às concessionárias que administram as rodovias que os veículos da empresa utilizam, pois os custos de pedágios se equiparam ao do combustível chegando a atingir cerca de 20% dos custos totais da empresa.

Como já abordado anteriormente a empresa tem como principal área de atuação o transporte rodoviária de cargas destinadas à exportação e importação. Dentro desde cenário de atuação, segundo seus diretores, encontrasse muita dificuldade na formação de preços, devido a enorme quantidade de oferta destes serviços no mercado, sendo assim, para se manter sempre ativo há a neste ramo a necessidade de um ótimo relacionamento com seus clientes, e ter como filosofia de trabalho sempre o comprometimento com o cliente. Somente desta forma a empresa se mantêm ativa, independentemente das variações do mercado. Dentro deste mercado, podemos citar como os principais concorrentes da CTM Transportes, as transportadoras Essemaga, Citytrans e Transquality (essas focadas nas operações de contêineres), a empresa Trans Jóia, TransMob, Transvale (nas operações de cargas secas batidas), e Braspress e Rodonaves (na área de fracionados). Dentre estas pode-se dar ênfase na atuação da Essemaga como forte concorrente devido ela ter uma frota 3 vezes maior e também possuir um Terminal Alfendegâdo do mesmo grupo, sendo assim se torna um concorrente em potencial pela amplitude de serviços que podem ser oferecidos juntos com o transporte.

A empresa é organizada da seguinte forma:

Organograma:

Basicamente a empresa está dividida desta forma, com os diretores tomando grande parte das decisões, seguidos pelos seus gerentes, supervisores e auxiliares.

RECURSOS MATERIAS E PATRIMONIAIS

Em um âmbito geral, verificou-se que há algumas inconsistências nas formas de administrar os recursos, principalmente dos recursos patrimoniais e humanos, já os recursos financeiros são administrados de uma forma mais precisa, com um acompanhamento mais de perto, já no caso dos recursos tecnológicos verificou-se que há um certo avanço dentro dos procedimentos crônicos da empresa, porém há espaço para mais evolução. Para citar as inconsistências da administração dos recursos patrimoniais e humanos, pode-se dizer que nos recursos humanos há a ausência de um padrão de treinamento dos funcionários ingressantes na empresa, também ausência de um sistema de integração, falta de delegação clara de funções, há também uma grande dificuldade da manutenção dos funcionários da área técnica (chão de fábrica),essa dificuldade pode ser motivada pela grande quantidade de oferta de emprego para esse tipo de profissional. Já na área de recursos patrimoniais, pode-se dizer que há uma falta de organização no que diz respeito ao histórico da manutenção de seus veículos, dificultando a rastreabilidade dos processos de manutenção já efetuados nos veículos, impedindo da programar uma próxima manutenção preventiva, sendo assim 70% da manutenção da frota é de caráter corretivo, o que pode aumentar um pouco o custo desta manutenção. Foi sugerido aos diretores que fizessem uma padronização de procedimentos na integração dos novos funcionários e que houvesse uma atenção especial na delegação de função dentro de seus diversos cargos, para que possam ser cobrados os responsáveis de cada área quando necessário, e para que não haja um “jogo” de empurra na hora de descobrir a origem de uma falha. Na área de recursos patrimoniais o sistema utilizado pela empresa oferece uma infinidade de opções de acompanhamento, lançamento, e programações de serviços que poderiam ser melhor aproveitados pelos supervisores e auxiliares de manutenção, diante destes fatos foi sugerido que um funcionário ficasse responsável, pelo lançamento de todos serviços realizados em cada veículo da frota, bem como programasse no sistema alguns tipos de manutenções preventivas para que a empresa possa conseguir diminuir seus custos com manutenções corretivas que podem chegar a ser o dobro de uma manutenção preventiva.

ESTOQUE

Na administração de materiais da empresa verificou-se que cada item tem uma forma de ser estocado, como se trata de uma prestadora de serviços na área de transporte rodoviário não há estoque de matérias primas, somente materiais auxiliares, dos quais o principal é o óleo diesel que é estocado em grandes quantidade porém tem um giro de estoque rápido, de aproximadamente 3,5 dias. Há também o estoque de pneus, lâmpadas, lonas de freios, válvulas, para lamas, etc. Já estes tipos de matérias auxiliares possuem um pequeno estoque, mas logo que saem já são efetuados novos pedidos para repor o que foi tirado, e como trabalham com fornecedores que possuem um curto prazo de entrega, dificilmente faltam estes tipos de materiais no estoque, tendo um giro rápido também para estes tipos de materiais.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Na área de compras, trabalha apenas um funcionário fazendo cotações, pedidos e recebimentos de mercadorias, também verificou-se uma falta de padrão na forma de fazer os pedidos, na maneira do recebimento, e também uma falta de controle do material estocado, podendo ser facilmente resolvido a partir do desenvolvimento de padrões de recebimento e estabelecendo um nível mínimo de cada item estocado para que possa ser efetuado um novo pedido para o mesmo item. Foi sugerido a implantação de novos padrões de recebimento, novas formas de efetuar pedidos, e que se use mais o sistema de informações que a empresa possui para o controle de estoque pois há pronto no sistema maneiras de controlar o estoque para obter uma maior rastreabilidade dos itens, e níveis do estoque.

TÉCNICAS DE INFORMÁTICA

MEIOS DE COMUNICAÇÃO

Verificou-se que na forma de comunicação interna e externa há uma variedade de meios utilizados pelos colaboradores e diretoria, é possível afirmar que os mais usados são:

• Emails – utilizado principalmente na comunicação com clientes, fornecedores e até mesmo entre os próprios colaboradores, na maioria das vezes com intuito de formalizar o que já fora combinado anteriormente por outro meio de comunicação, não tão formal.

• Messenger (MSN) – utilizado principalmente entre os colaboradores, se estendendo a uma pequena parcela de clientes que compartilham deste meio. Geralmente usado em caso assuntos informais ou de menor importância.

• Telefone e rádio (Nextel)– utilizado para uma resposta mais rápida, quando há necessidade de uma decisão imediata, sendo formalizada posteriormente por email, ou quando necessário por contrato (geralmente em caso de clientes).

Então basicamente são estes mencionados acima os meios de comunicações utilizados pela empresa.

SOFTWARES UTILIZADOS

Após pesquisa pode-se afirmar que os aplicativos mais utilizados pela empresa são o pacote MS Office, sistema de informações Rodopar, Enterprise e Autotrac supervisorweb (rastreadores dos veículos), Cuca Fresca (RH). Cada um destes aplicativos contribuem com relevância nos processo gerenciais da empresa, verificou-se, conforme relação abaixo, os principais aspectos de cada um deles.

MS Office – divido principalmente entre:

• MS Word – utilizado basicamente na confecção de relatórios, protocolos de documento, comunicados internos, etc.

• MS Excell – uns dos aplicativos mais utilizados dentro da empresa, principalmente na programação diária dos veículo, caixa diário, planilhas de prêmios por produtividade, planilhas de fechamentos mensais, minutas de entrega de contêineres, ordens de coleta, gráficos de desempenho disponibilizada aos cliente, entre outros.

• MS Powerpoint – pouco utilizado, apenas em caso de apresentação da empresa a novos clientes.

Sistema de Informações Rodopar – é um sistema muito completo na área de transportes, utilizado na emissão de ctrc (conhecimento de transporte rodoviário de carga), faturas, ordens de coleta, cadastro de veículos, funcionários, acompanhamento de abastecimento e média dos veículos, emissão de vales para despesas de viagens para motoristas, emissão de ordem de coleta de carga, ordens de serviço, programação de pagamentos e recebimentos. Estes são alguns processos utilizados dentre uma infinidade de recursos que o sistema disponibiliza, mas não é aproveitada, estima-se que não é utilizado nem 50% dos recursos que o sistema disponibiliza, principalmente por falta de treinamento dos funcionários e também pela não implantação dos processos de forma integral no sistema.

Autotrac supervisor web e Enterprise (onixsat) – são sistemas de monitoramento dos veículos, tanto para fins logísticos como para segurança patrimonial, sendo esses sistemas de fácil visualização online quase que em tempo real, há a possibilidade de comunicação com o veículo por meio de mensagens e comandos, as mensagens são para visualização do motorista geralmente de caráter informativo, já os comandos geralmente utilizados em caso de segurança patrimonial, podendo-se bloquear o veículo a qualquer momento em caso de movimentação suspeita do veículo.

Cuca fresca – utilizado na área dos recursos humanos, para facilitar na emissão de holerites, programação de pagamentos de funcionário, férias, e tudo mais que se diz respeito ao departamento pessoal.

INOVAÇÃO TECNOLÓGICA

Um novo software está sendo implantado na empresa, para facilitar a armazenagem de dados e comunicação do servidor com as demais estações da empresa, sejam na própria matriz pela rede LAN ou nas filias via internet. Neste novo sistema todos os dados são salvos em nuvens, ou seja, em um servidor online, podendo ser acessado por qualquer computador dentro ou fora da empresa, com suas devidas confirmações de segurança. Algumas estações já operam com este novo sistema de operação. Este sistema possibilita ao cliente acessar uma área disponibilizada a ele, via link e por meio de um usuário e senha, para verificar todo seu histórico junto à CTM, podendo consultar faturas, ctrc’s, Danfes, e tudo mais que seja compartilhado na pasta exclusiva de cada cliente. Este novo sistema pode ser operado também de qualquer computador móvel, tablet, Ipad, smartphone, por meio de um aplicativo. Aplicativo este desenvolvido pelo gestor de TI da própria empresa, tornando a empresa a primeira de transporte rodoviário a nível nacional a disponibilizar um aplicativo, para Android, aos seus clientes.

CONCLUSÃO

De acordo com a pesquisa pode-se concluir que a empresa CTM Comércio e Transportes Matielo Ltda, se trata de uma empresa de médio porte que utiliza, basicamente, o método de administração por objetivo e aplica algumas das teorias motivacionais, principalmente a de recompensas proporcionais à produção de cada colaborador.

Na administração de recursos verificou-se a importância dada ao recursos patrimoniais e financeiros, mas em contra ponto não é dada a importância necessária aos recursos humanos, levando a um déficit considerável neste departamento, havendo desperdício de mão de obra e a falta de manutenção de profissionais qualificados nas área técnicas.

Da tecnologia de informações, pode-se afirmar que a empresa caminha a passos largos na direção correta, se atualizando periodicamente com aquisição de softwares cada vez mais modernos e atuais. Na área das comunicações, é notável a disponibilidade de diversos meios de comunicação diferentes, dinamizando o contato com clientes, fornecedores e entre os próprios colaboradores.

Diante do que já foi exposto, conclui-se que se trata de uma empresa com grande potencial em se manter ativa, e que com alguns ajustes pode crescer dentro do mercado logístico.

REFERÊNCIAS

CTM Comércio e Transportes Matielo Ltda. Disponível em :

http://www.ctmtransportes.com.br/quemsomos.html: Acesso em 01/04/2013.

Embasamento nos livros textos da UNIP Interativa: Disponíveis em:

http://200.196.224.170/webapps/portal/frameset.jsp?tab_tab_group_id=_2_1: Acessos de 04/03/2013 à 09/04/2013.