Relatório Projetos - project charter e outros

 

 RELATÓRIO FINAL

 

 

 

 

 

 

 

 

ITAJUBÁ

2016

RESUMO

Primeiramente, para o estabelecimento e desenvolvimento de um projeto, é necessário identificar uma necessidade. Então, foi identificada a necessidade de instalação de ar condicionado nas salas de aula da Universidade Federal de Itajubá (UNIFEI), a fim de favorecer o desempenho dos alunos e professores.

Assim, foi selecionada uma sala para adequação da instalação de um equipamento de ar condicionado a fim de viabilizar o projeto, o qual será executado na sala B4105, que se encontra no IEPG (Instituto de Produção e Gestão) na UNIFEI.

Esta necessidade foi selecionada devido o reconhecimento da importância de um ambiente com temperatura adequada para a educação, favorecendo o desempenho e a produtividade de discentes e docentes, além de outros benefícios que serão explanados posteriormente.

Além disso, a partir de uma detalhada estruturação por meio de ferramentas como o Project Charter, Escopo, Plano de Comunicação, Definição das Atividades via WBS, Cronograma via MS Project, Matriz de Competência, Análises de Riscos e Orçamento, o projeto em questão estará mais bem explicado e definido. Será possível então um entendimento mais profundo do que consiste em o projeto, qual é o seu planejamento e cronograma (prazo), quais as atividades deverão ser realizadas e quais documentos deverão ser elaborados, quem deverá ser responsável, entre outros, para que o projeto seja executado da melhor forma possível. É importante ressaltar que o sucesso de um projeto depende do atendimento a demanda do cliente, nesse caso os docentes e discentes da UNIFEI, tendo como base o prazo, o custo e a qualidade, as quais são expressas no Escopo do Projeto.

Portanto, o projeto tem como finalidade instalar os aparelhos de Ar Condicionado para que os discentes tenham um ambiente propicio para desenvolverem suas atividades e acima de tudo para que possam apresentar um aprimoramento de suas habilidades cognitivas, assim como, para que os docentes possam ministrar suas aulas em um ambiente mais confortável e adequado dentro da necessidade de todos.

Os principais pontos a serem observados durante a realização do projeto estão ligados às restrições do projeto, e por isso podem ser considerados críticos. Sendo assim, deve-se ter uma atenção especial ao tempo limite para a realização da instalação do equipamento, desde o estudo de viabilidade e a definição do escopo do projeto até a instalação em si e sua avaliação de desempenho. Outro ponto que deve ser observado é o orçamento total do projeto, que deve ser mantido dentro do planejado e evitar extrapolações durante o desenvolvimento do projeto. Por último, se faz necessária uma atenção especial ao cronograma do projeto para que toda a sua realização, desde as etapas iniciais de levantamento de informações até o momento em que o equipamento já esteja em pleno funcionamento, esteja dentro do prazo e do orçamento planejado para que não haja necessidade de reajustes tardios ou busca de liberação de verba adicional.

Para que os pontos críticos acima determinados não se tornem problemas durante a realização do projeto, algumas recomendações se tornam necessárias, tais como:

• O tempo total para realização do projeto deverá ser de 9 meses.
• O orçamento foi planejado considerando possíveis imprevistos que possam ocorrer, como variação de preços dos equipamentos devido a aumento dos impostos, utilização de mão de obra além do planejado, tanto em número de pessoas como tempo necessário para a realização do projeto. Levando isso em conta, o orçamento apresentado possui uma “margem de segurança” por precaução, visando evitar qualquer extrapolação orçamentária.

• O cronograma de instalação dos equipamentos deve ser realizado em 7 meses, de forma a se ter ainda 2 meses de margem para que possam ser feitas avaliações de desempenho e possíveis manutenções de segurança. Com isso

As recomendações apresentadas têm o intuito único e exclusivo de se fazer cumprirem as restrições para que não haja o risco de o projeto ficar incompleto, ser suspenso ou cancelado.

APRESENTAÇÃO DO PROJETO

O projeto de instalação de três equipamentos de ar condicionado na sala B4105 busca proporcionar um ambiente confortável e adequado que favoreça o desenvolvimento de atividades da comunidade acadêmica.

Na elaboração do escopo explicitou-se as macro fases de projeto, juntamente com as principais entregas e seus respectivos critérios de aceitação. Além dos principais requisitos de recursos e o plano de gerenciamento de mudanças.

Em seguida, faz-se a avaliação de quais características técnicas, habilidades e atitudes serão esperadas para a condução de mesmo.

Para a execução, faz-se um plano de comunicação, no qual existem vários stakeholders que influenciam direta ou indiretamente, variando de acordo com o grau de interesse; entre eles, tem-se: comunidade acadêmica, diretor do instituto, fornecedor de ar condicionado, equipe de manutenção, departamento de compras do instituto.

Ao identificar as atividades a serem feitas no decorrer do projeto, busca-se saber quanto custará, para isso faz-se um orçamento e um preço é estabelecido de acordo com a pesquisa.

Por fim, uma análise de todos os riscos classificando-os de acordo com a probabilidade de ocorrência e o grau de impacto, para assim identificar se deve aceitar, mitigar ou evitar.

A expectativa é que a sala fique com essa aparência após a instalação:

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LISTAGEM

Documento	Função
Project Charter	Documento que oficializa o projeto, seu início e aprovação
Escopo do Projeto	É a declaração do desenvolvimento do projeto, apresentando suas entregas
Plano de Comunicação	Visa identificar os stakeholders, as informações, a frequência, o responsável e a mídia das comunicações.
Estrutura Analítica do projeto - Work Breakdown Structure (WBS)	É uma representação gráfica que evidencia todas as atividades do projeto com suas inter-relações
Cronograma
Matriz de Competência	Identificar as habilidades pessoais e técnicas dos membros da equipe de projeto, assim como os conhecimentos, habilidades e atitudes. Dessa forma, identificar se serão necessários recursos externos para execução do projeto.
Especificações	Trata-se do padrão de qualidade do projeto, das características e parâmetros do produto para que este possa ser avaliado.
Contrato	É o documento que oficializa um acordo, ou seja, uma entrega ou obrigação do projeto.
Análise Qualitativa de Riscos	Relaciona os riscos com sua possível influência no projeto de acordo com o impacto e probabilidade.
Análise Quantitativa de Riscos	Visa mensurar os riscos
Orçamento	É a estimativa de custos relacionada ao cronograma de acordo com o planejamento do projeto.