Relatório de Consultoria JUCEA

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RELATÓRIO DE CONSULTORIA/ORIENTAÇÃO

Projeto:	Sensibilização e aplicação de conhecimentos para os colaboradores da JUCEA, na melhoria de procedimentos e processos da digitalização da Junta.	Unidade:	UPP
Empresa:	LGP Desenvolvimento e Gestão Empresarial Ltda. - ME	Data:	22 A 24/09/2015
Consultor:	JOSÉ LAGES JÚNIOR	Contrato	N.ºAM N. 007/2015
Participantes / Empresa: JUCEA	PRESIDENTE VICE-PRESIDENTE SECRETÁRIO GERAL DIRETOR DE REGISTRO	Atividade:	x	Diagnóstico
x	Consultoria
	Reunião de Grupo
	Visita Técnica
	Orientação
	Outros

ITEM	ATIVIDADES DESENVOLVIDAS	HORAS
01	Realização de Diagnóstico e elaboração de relatório técnico sobre a situação atual da JUCEA.	50

ITEM	PENDÊNCIAS
01	Sobreposição de funções e atribuições no desempenho dos trabalhos da equipe da JUCEA - todos fazendo tudo e sem um direcionamento específico;
02	Desencontro das informações - procedimento não unificado e sem um entendimento pacificado dentro do órgão;
03	Falta de treinamento para o público interno e externo da JUCEA sobre a correta utilização do Junta Digital e da REDESIM;
04	Necessidade de um maior envolvimento da alta administração nos assuntos estratégicos da JUCEA;
05	Necessidade de readequação dos setores da JUCEA e suas respectivas atribuições;
06	Iniciar o mais rápido possível o processo de digitalização do arquivo da JUCEA com vistas a alcançar por completo o processo de virtualização do órgão.

PLANO DE AÇÃO
ITEM	ATIVIDADE/ TAREFA	RESPONSÁVEL	PRAZO
01	Realização de treinamentos para o público interno da JUCEA sobre:  manuseio do Junta Digital e análise dos documentos que compõem o processo (A Vox tecnologia seria a responsável por efetuar estes treinamentos);		/     /
02	Realização de treinamento para o público externo da JUCEA sobre como utilizar o Portal Empresa Fácil, preencher FCN, DBE, realizar uma consulta prévia, acompanhar o processo no sistema, solicitar outros documentos, etc (Entendo ser necessário montar uma AGENDA MENSAL de treinamentos que deve contar com o envolvimento dos seguintes atores: VOX, JUCEA e SEBRAE. O SEBRAE poderia ser o apoiador desses treinamentos, fornecendo o local, equipamentos de som e coffee-break);		/     /
03	Criação de um setor de comunicação e de um plano de comunicação para a JUCEA (Matérias, Assessoria de Imprensa, clipagens, mural de informação, mural de gestão à vista, criação de mala direta, notícias no site, informativo JUCEA) (Poderia se contratar um estagiário de comunicação e outro de design gráfico para esses trabalhos, submetendo às matérias ao crivo da SEPLAN para eventuais correções);		/     /
04	Inserção da JUCEA nas redes sociais como Facebook e Instagram (Os estagiários citados no tópico acima fariam esse trabalho, sob a supervisão de alguém da Jucea);
05	Necessidade de se estabelecer critérios objetivos de como serão tratados os processos que foram dada entrada antes da implantação do Junta Digital e estão retornando agora. O novo modelo não pode retroagir para prejudicar (encontrar um meio termo), porém não se pode estar abrindo exceções o tempo inteiro, senão os contadores e afins nunca irão se acostumar com a nova sistemática (Definir melhor com a VOX esses critérios e comunicar ao público interno e externo da JUCEA);
06	Por em prática e informar interna e externamente o Junta Digital. Informar quais serviços são feitos dentro do Junta Digital e quais ainda não. Tratar as exceções realmente como exceção;
07	Sempre que uma nova funcionalidade ou um novo serviço entrar no Junta Digital, a JUCEA deverá comunicar aos usuários internos e externos com uma certa antecedência para que todos estejam cientes;
08	Utilizar efetivamente o MANTIS para abertura dos chamados com relação aos problemas apresentado pelo Junta Digital;
09	Cada setor deverá ter uma senha de acesso ao MANTIS para poder abrir os chamados;
10	Estabelecer contato com a SEFAZ e com o Bradesco para firmar convênio de compensação bancária, afim de se verificar com maior rapidez o pagamento das taxas;
11	Encontrar mecanismos para fazer com que os contribuintes utilizem cada vez mais o contrato padrão. (Mostrar seus benefícios);
12	Abolir a chancela antiga o mais rápido possível. Disciplinar os 5 cm da nota de rodapé dos atos submetidos a registro que serão chancelados digitalmente (Cobrar da VOX a utilização da chancela digital em todos os atos que devem ser chancelados pela JUCEA, incluindo aqueles que ainda são feitos fora do Junta Digital);
13	Necessidade de oficiar as Instituições financeiras, Anoreg, municípios, Comissões de Licitação, sobre a nova chancela da JUCEA;
14	Por fim ao atendimento presencial e por telefone na JUCEA. Disponibilizar todas as informações no site, bem como modelos de documentos e sempre direciona-los para o site (A Juceal irá disponibilizar para a JUCEA todos os modelos devidamente atualizados);
15	Necessidade de readequação do espaço físico do atendimento/protocolo da JUCEA;
16	Necessidade de readequação dos setores (remanejamento de servidores) da JUCEA. Com a entrada do Junta Digital a Junta Comercial passará apenas a contar mais efetivamente com os seguintes setores: protocolo/atendimento, digitalização, análise dos processos e REDESIM. O setor do arquivo poderá ser utilizado para arquivar os documentos físicos que são dada entrada e não levam chancela (a chancela vai no documento digital, porém o DREI ainda não disciplinou o descarte dos documentos físicos, sendo necessária a sua guarda)  e para iniciar a digitalização dos documentos já arquivados. O setor de cadastro poderá ser utilizado para fazer as atualizações de dados de alteração contratual do Portal Empresa Fácil já que não será mais necessário cadastrar nada no sistema; e o setor da chancela poderá ser utilizado apenas para chancelar os processos que estão fora do Junta Digital já que os processos são chancelados pelos próprios julgadores, após o término de suas análises;
17	Descentralização dos serviços dos guichês. Todos fazendo tudo!
18	Necessidade de treinamento dos servidores do atendimento/protocolo sobre como atender ao público - qualidade no atendimento (Nossa consultoria pode ofertar esse treinamento e criar um manual para a JUCEA);
19	Designar um servidor responsável pela gestão do setor do atendimento/protocolo;
20	Fazer  a triagem dos processos e devolve-los logo na entrada, caso eles não estejam corretos. Atendimento/protocolo fazer um "pente fino" nos processos, evitando que os julgadores indefiram ou ponham em exigência o menor número de processos possíveis (Nossa consultoria pode desenvolver um cheklist para facilitar a verificação dessa documentação);
21	Utilizar o atendimento por telefone apenas para orientar os contribuintes sobre como navegar no site da JUCEA e no Portal EMpresa Fácil;
22	Retirar a Associação do setor de atendimento da JUCEA. Necessidade de avaliar a permissão das cobranças desses serviços uma vez que os mesmos deveriam ser feitos gratuitamente e são incompatíveis com o Junta Digital e com a REDESIM;
23	Disponibilizar senhas de atendimento para protocolo dos processos, balanços, livros, certidões, etc (Adquirir um visor para aparecimento das senhas. Existe um programa gratuito que é utilizado pela JUCEAL. Os técnicos da JUCEAL podem fornecer o passo-a-passo para que os técnicos da JUCEA o instalem);
24	Estruturar uma equipe exclusivamente para atender à REDESIM dentro e fora da JUCEA. Para tanto sugerimos: 03 pessoas fazendo o atendimento por telefone (pode ser estagiário), 01 pessoa fazendo o atendimento presencial (pode ser estagiário), 01 coordenador executivo (Vice-Presidente) e 01 coordenador geral (Presidente);
25	Aumentar o número de pessoas digitalizando os processos na entrada;
26	Designar um responsável pelo setor de digitalização e que também deverá ficar encarregado de verificar a qualidade da digitalização das imagens (A VOX pode ofertar treinamento e fornecer o manual sobre o que e como digitalizar os documentos);
27	Elaborar um passo-a-passo para o setor do atendimento/protocolo (Nossa consultoria poderá ofertar esse serviço);
28	Unificar o setor de análise processual. Por fim a registro instantâneo. Todos analistas devem estar aptos a analisar todos os tipos de processos;
29	Criação de um grupo de estudos dosjulgadores e vogais para alinhamento dos entendimentos divergentes sobre a legislação do registro empresarial (Reuniões quinzenais com pauta definida. (Sugiro que a servidora Naísa seja a coordenadora dada a sua expertise na matéria de registro mercantil);
30	Elaboração de um passo-a-passo de análise processual (Nossa consultoria poderá elaborar um checklist para facilitar a análise);
31	Treinamento sobre o as IN's do DREI (Nossa consultoria possui um treinamento específico sobre as IN's caso o órgão possua interesse);
32	Melhorar a infra-estrutura de TI da JUCEA. Elaborar um Plano de Melhoria exequível de acordo com as possibilidades financeiras do órgão;
33	Utilização de um sistema de GED compatível com o Junta Digital;
34	Buscar junto ao SEBRAE recursos para digitalização do acervo da JUCEA;
35	Auxílio do setor de TI aos demais setores com problemas de internet, rede, travamento de máquinas, etc.
36	A Coordenação Geral da REDESIM no Estado do Amazonas;
37	A designação da equipe que irá auxiliar à Vice-Presidência na execução dos trabalhos da da REDESIM;
38	Descentralização e compartilhamento das atuais atribuições;
39	Assunção da Coordenação Executiva da REDESIM dentro e fora da JUCEA (órgãos estaduais e municipais), cabendo à Presidência a Coordenação Geral;
40	Coordenar e auxiliar o Presidente da JUCEA nos trabalhos do órgão.
41	Fazer realmente as vezes de Secretaria Geral e atuar junto à Diretoria de Registro para desafogar a Vice-Presidência;
42	Coordenar e apoiar de fato o registro empresarial na JUCEA;
43	Apoiar a alta administração na implementação das mudanças necessárias ao melhor funcionamento do órgão;

Total de horas:

50 horas

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JOSÉ LAGES JÚNIOR      

 Consultor (a)                                      

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