Tarefas e funções de administração

.0 – FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 – Administração

A administração na época atual vem tornando-se uma das mais importantes áreas da atividade humana. Em vários momentos de nossa vida precisamos tomar decisões, coordenar múltiplas atividades, conduzir pessoas, e, é para isso que usamos esta ferramenta tão essencial. O profissional que utiliza a administração como meio de vida, pode trabalhar nos mais variados níveis de uma organização, desde o nível hierárquico de supervisão ate o cargo de dirigente de uma organização.

“A administração é um processo de planejar, organizar, dirigir e controlar a aplicação de recursos humanos, materiais, financeiros, visando à realização de objetivos”. (Maximiliano,1985)

Podem-se acrescentar ainda as funções da administração, as funções de coordenar e reunir recursos.

Um processo é um modo sistemático de fazer coisas. Podemos chamar administração de um processo porque todos os administradores, independente de suas aptidões ou habilidades particulares, participam de certas atividades interrelacionadas visando alcançar seus objetivos.

Segundo Faria 1985, administração é:”(...) o conjunto de métodos, processos e técnicas para a racional funcionalização dos recursos disponíveis, humanos, materiais, tecnológicos, energéticos e know-how especifico, objetivando gerir um organismo de forma e leva-lo com menor risco á realização dos propósitos que justificaram a sua criação de forma eficaz.”

Na tarefa básica da administração é fazer coisa, através de pessoas, com os melhores resultados. Em qualquer tipo de organização, busca-se o alcance de determinados objetivos

com eficiência e eficácia.

2.1.1 - Planejamento

Pode-se dizer que planejamento nada é do que decidir antecipadamente o que deve ser feito. Através do planejamento traçamos o futuro, determinando os objetivos certos de alcançar estes objetivos.

“(...) é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quase os objetivos que devem ser atingidos”(...).(Chiavenatto,1987).

Na verdade, o planejamento é um processo que implica na formulação de um conjunto de decisões sobre as ações futuras, buscando um método para sistematizar o processo de decisões e planificar ações, respondendo muitas vezes as seguintes questões: O que fazer? Como fazer? Onde fazer? Com que meios fazer?

A preparação do planejamento é a fase de levantamento dos dados, pesquisa e tomada de decisões, tendo como suporte a análise interna e externa da empresa. Não existe teoria alguma ou modelo para o melhor planejamento, cada empresa e cada conjunto de circunstancias exigem um comportamento adequado.

“(...) embora haja uma concordância básica quanto a necessidade do planejamento, não existe um modelo ou formula, geralmente aceita, para este fim”.(Faria, 1994).

Tipos de planos:

Estratégico: “(...) São projetados pelos administradores de topo de nível médio para cumprir os objetivos amplos da organização. (...).(Stoner, 1995)

Político: É a orientação tomada de decisão, ajudando na escolha da melhor alternativa. As políticas determinam “o que fazer” para atingir um objetivo e “como fazer”.

De metas: É a identificação de forma clara e a descrição detalhada do objetivo a ser alcançado.

Global

e setorial: “no primeiro, global, tem-se em vista toda a empresa, o conjunto; temos nossa preocupação apenas com um dos setores ou unidade.”( Faria,1994).

2.1.2 Controle

Controlando todas as atividades se percebe os pontos falhos e os positivos, sendo um importante instrumento para avaliar se os planos estão sendo executados conforme o planejamento. Verificar e certificar-se de que o plano realmente esta sendo executado.

“Controle quer dizer que os administradores procuram assegurar que a organização caminhe em direção a seus objetivos”.”(...) Esta é a função de controlar, exercida pela administração, e que envolve três elementos principais:1. Estabelecer padrões de desempenho; 2.medir o desempenho atual; 3. comparar este desempenho com os padrões estabelecidos; e 4. caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas.(...).(Stoner, 1995).

2.1.3 Organização

A função de organizar tem sua importância em dirigir e definir as relações que se estabelecem entre os encarregados dessas funções.

“Organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma.” (Stoner,1995)

Na estrutura organizacional de uma empresa encontra-se o relacionamento formal e informal. O formal representa as relações entre as pessoas, definidas de acordo com o cargo que elas ocupam. O informal nasce da necessidade de aproximação entre as pessoas, levando em conta seus valores e não os cargos por ela ocupados.

2.1.4 Coordenação

A coordenação permite resolver problemas de integração e ajustamento de fluxos dentro do respectivo nível, evitando que a chefia seja sobrecarregada com problemas de rotina.

De acordo com Chiavenato,(1987) coordenar:

“(...) harmoniza todas as atividades do negocio, facilitando seu trabalho e seu sucesso. Ela sincroniza coisas e ações em suas proporções certas e adapta os meios aos fins”.

A coordenação é uma ferramenta fundamental, pois, com coordenação evita-se que os conflitos cresçam, colocando cada um no seu lugar, com a devida divisão do trabalho. Também por liberar mais tempo para os chefes, evitando que os problemas de pequena natureza chegam até eles.

“Coordenação é, pois, o processo integrador pelo qual se ajustam as diversas unidades de trabalho ou setores aos objetivos principais da empresa, através do funcionamento harmônico dessas unidades. (Faria,1994)

2.1.5 Comandar

O comando faz a empresa andar, motivando funcionários para alcançar as metas e objetivos da execução das operações orientadas.