Taylor e Fayol

A empresa “JC Confecções”, no ramo de Confecção Têxtil (malharia) passa por problemas de fácil identificação, problemas estes que se persistirem, a falência é inevitável. Pensando em uma atitude para reverter esse quadro, os proprietários decidiram contratar o serviço de consultoria, pois, apesar dos problemas serem claros, a tendência é de quem convive com os mesmos tenha mais dificuldade de notar.

O primeiro passo da consultoria é o de identificar e analisar as causas de cada problema, isso de forma isolada, para posteriormente montar um plano de ações de forma englobada. Para tal trabalho utilizaremos as referências segundo os desenvolvedores de duas teorias da Administração; Frederick Taylor, Teoria da Administração Científica e Henry Fayol com a Teoria Clássica da Administração.

Geralmente um dos primeiros sinais de que as coisas não estão funcionando como deveriam no ambiente empresarial é a “queda nas vendas”, esse sintoma pode ter várias causas. Entre elas o alto custo do processo de produção, é necessário realizar uma análise temporal das tarefas individuais que permita melhorar o desempenho dos trabalhadores, precisa-se desenvolver um estudo sistemático e científico do “tempo” para posteriormente criar sistemas de racionalização dos movimentos. É primordial o total conhecimento do processo de produção, suas etapas, quem são seus “clientes” e “fornecedores” internos, saber quais são suas necessidades e objetivos, só assim seremos capazes de atender suas expectativas.

A JC Confecções apresenta uma deficiência clara no seu processo de produção que é o acúmulo de funções durante o processo, é vital que cada colaborador tenha gravado internamente consigo a atividade a ser realizada por ele, através dessa definição de funções, o colaborador é capaz de identificar as deficiências durante a execução da tarefa. Acumulando horas na tarefa desenvolvida, o colaborador se torna cada vez mais ágil e habilidoso naquele processo, tornando-se apto para propor melhorias ao seu superior imediato.

É preciso realizar uma seleção e atribuir a cada trabalhador a tarefa mais elevada possível, de acordo com as suas aptidões. Um colaborador que não possui aptidão para o processo do corte, não pode ocupar essa vaga.

Ao identificar o perfil de cada colaborador e alocá-lo de forma mais coerente, deve ser solicitado ao mesmo que produza igual ou maior que os padrões estabelecidos em condições normais de trabalho por outros trabalhadores, não excepcionais.

Após a criação de um ambiente propício para a realização de um trabalho com qualidade com o mínimo de esforço, agora é preciso atribuir aos colaboradores um programa de remuneração conforme sua produção, de forma ao incentivá-lo a receber mais por peças produzidas, essa bonificação só se aplica aos colaboradores que atingirem os padrões estabelecidos.

Depois de tomadas as providências acima descritas, na fase posterior o processo continua com as seguintes etapas:

• Empregar o conhecimento científico de cada etapa, deixando de lado o improviso e forma que trazemos internamente de realização;
• Realizar uma seleção dos trabalhadores e capacitá-los, melhorando assim a qualidade da tarefa desenvolvida;
• Estabelecer um controle das atividades realizadas, a fim de se certificar que o que foi proposto está sendo atingido;
• Extremamente importante deixar claro as atribuições e responsabilidades de todos os envolvidos no processo, desde a função do preparo, planejamento e controle do trabalho, realizadas por um gestor e do outro lado o trabalhador que irá executar as tarefas.

Com atitudes simples de racionalização dos movimentos o aumento da eficiência do trabalho é dado como certo. O aumento da produtividade resulta da eficiência do trabalho e não da maximização do esforço. É preciso trabalhar de forma inteligente.

No campo administrativo da empresa, semelhante ao que acontece no processo produtivo, apresenta várias falhas.

É preciso a adoção das Funções Administrativas, conforme identificou Fayol, são elas:

• Previsão: nessa etapa é fundamental a soma dos esforços entre os mais diversos setores da empresa, desde o técnico (produção) ao administrativo, que devem ter como foco o sucesso no futuro da empresa. Para isso é preciso à criação de um Programa de ação que visará às etapas a vencer, desafios a serem superados, superação das metas, linha de conduta e ações futuras, proporcionado segurança ao futuro da organização. O Programa de ação está baseado nos recursos da empresa e nas possibilidades futuras da empresa;
• Organização: para atingir os objetivos, a JC deve estruturar os recursos humanos e materiais. No tocante ao pessoal é preciso ficar atento se as seguintes atribuições estão sendo cumpridas: preparação e execução do programa de ação; zelar para que os organismos social e material sejam compatíveis com o objetivo, os recursos e as necessidades da empresa; estabelecer uma direção única, competente e forte; coordenação dos esforços; formulação clara das decisões; seleção eficiente do pessoal; clara definição das atribuições; encorajar a pro-atividade e as responsabilidades; remuneração justa; utilizar as sanções contra faltas e erros; manter a disciplina; subordinação dos interesses individuais ao interesse geral; dar particular atenção à unidade de comando; zelar pela ordem material e social; ter tudo sobre controle; combate ao excesso de burocracia e normativos.
• Comando: o profissional com responsabilidade do comando deve: ter profundo conhecimento do recurso humano; retirar os menos aptos; dar bom exemplo; sempre reavaliar seus subordinados; realizar reuniões para estabelecer as estratégias para somar esforços; manter o foco com o objetivo principal e incentivar a pro-atividade e dedicação.
• Coordenação: em empresas bem coordenadas, são identificados os seguintes fatores: a rotina sequencial de cada serviço é obedecida, cada um sabe a etapa anterior e a posterior e a importância de cada uma; precisão na informação sobre as respectivas competências e responsabilidades entre as divisões e subdivisões; monitoramento do programa de ação entre os setores, visando maximizar os resultados.
• Controle: controlar é verificar se as ações se passam conforme o planejado: planos>padrões>procedimentos>controle=resultados.

Após essa análise elaboramos um quadro que propicia uma identificação mais rápida e objetiva dos principais problemas e as propostas de soluções que podem ser adotadas pela empresa.

PROBLEMAS	SOLUÇÕES
QUEDA NAS VENDAS ALTO CUSTO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO; PRODUTOS CONTRÁRIOS Á TENDÊNCIA DA MODA; PRODUTOS DE BAIXA QUALIDADE; MAU ATENDIMENTO; PREÇOS INCOMPATÍVEIS AOS CONCORRENTES; FALTA DE PLANEJAMENTO; DESINTEGRAÇÃO ENTRE OS DEPARTAMENTOS DA EMPRESA;	OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO; ESTUDO E CRIAÇÃO DE PRODUTOS ATUALIZADOS AO MERCADO; INVESTIMENTO EM MARKETING; TREINAMENTO AOS ATENDENTES; IDENTIFICAÇÃO E CONHECIMENTO DAS ESTRATÉGIAS DOS CONCORRENTES; PLANEJAMENTO; DEFINIÇÃO DOS CONCEITOS: MISSÃO, VISÃO E VALORES;
BAIXA QUALIDADE FALTA DE M.D.O. QUALIFICADA; SEM INSPEÇÃO DE QUALIDADE; MATÉRIA-PRIMA DE BAIXA QUALIDADE; MAQUINÁRIO ULTRAPASSADO; FUNCIONÁRIOS SOBRECARRECADOS;	QUALIFICAÇÃO DE M.D.O. (CURSOS) CRIAÇÃO DE UM SETOR RESPONSÁVEL PELA QUALIDADE; PARCERIAS COM FORNECEDORES DE CREDIBILIDADE; MODERNIZAÇÃO DE MAQUINÁRIOS;
FUNCIONÁRIOS DESMOTIVADOS SOBRECARGA DE FUNÇÕES; SALÁRIOS DEFASADOS; SEM PERSPECTIVA DE PROGRESSO; FALTA DE RECONHECIMENTO; FALTA DE LIDERANÇA;	DEFINIÇÃO CLARA DAS FUNÇÕES; VALORIZAÇÃO SALARIAL; INSTITUIÇÃO DE PLANO DE CARREIRA; ADOÇÃO DE POLÍTICAS DE BONIFICAÇÕES; RECUPERAR O RESPEITO DOS COLABORADORES;