AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO DO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE UMA EMPRESA DO SETOR SUCROENERGÉTICO – ESTUDO DE CASO

AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO DO DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE UMA EMPRESA DO SETOR SUCROENERGÉTICO – ESTUDO DE CASO

Sidney Pimenta Alvim Junior

Pós-graduando no curso de especialização em Gestão Financeira e Controladoria – CAC/UFG

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RESUMO^[a]

O objetivo deste trabalho foi avaliar as operações envolvidas no departamento Administrativo de uma empresa do Setor Sucroenergético no tocante à utilização de Controles Internos, ferramenta utilizada para destacar todos os processos de uma gestão em prol da direção e controle de seus colaboradores, e os procedimentos de organização adotados como objetivos da Cia.

O departamento Administrativo da empresa tem como atribuição o apoio aos setores de produção Industrial e Agrícola, gerindo importantes contratos como Refeitório, Transporte de Passageiros e Asseio e Conservação.

O trabalho foi realizado através de um estudo de caso e se faz necessário devido a grande importância do departamento no apoio a operação, implicando nos resultados e custos da empresa.

Palavras-chave: Controles Internos; Administrativo; processos;

1. INTRODUÇÃO

Com a atenção voltada para a sustentabilidade do planeta, é notável a preocupação de alguns países e empresas em criar fontes alternativas de produção de energia. Dentre as novas formas de energia renovável e ecológica desenvolvidas, os biocombustíveis estão em um estágio de desenvolvimento mais avançado, prontos para competirem com os derivados de petróleo, atendendo, portanto, o objetivo de substituição da energia proveniente dos combustíveis fósseis (BELTRESCHI; NEVES; ANTOLINI, 2012).  

Além de contribuírem pouco para a emissão de gases de efeito estufa, os biocombustíveis colocam o Brasil em destaque no cenário econômico mundial. Sob diversos pontos de vista, o etanol brasileiro de cana-de-açúcar é produzido de maneira sustentável, nos aspectos sociais, econômicos e ambientais, representando atualmente a melhor e mais avançada opção existente no mundo para produção de biocombustíveis em larga escala (ÚNICA 2012).

Diante deste cenário, grupos e empresas multinacionais vêm investindo no setor sucroenergético, e, para garantir a competitividade, as organizações preocupam cada vez mais com os processos internos, sendo estes a base para o sucesso empresarial e, a probabilidade do sucesso está relacionada ao cumprimento do proposto e estabelecido pela Cia., no que tange aos controles internos.  

Frente a esse contexto, busca-se responder especificamente ao seguinte questionamento: Existe um controle interno eficaz no Setor Administrativo da Cia. estudada?

Com o intuito de responder a este questionamento faz-se necessário a utilização de objetivos específicos os quais abrangem:

a)Verificar se há procedimentos internos estruturados no setor Administrativo da Cia;

b)Averiguar se os procedimentos internos são seguidos pelo setor;

d)Identificar o reflexo do cumprimento dos controles internos na área Administrativa da empresa.

Para tanto, busca-se identificar as etapas destas atividades que, utilizam-se dos controles internos, demonstrando todo o controle interno do departamento Administrativo na Cia^[b].

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Este tópico é composto por definições que pretendem resgatar os principais conceitos de controles internos abordados no trabalho a fim de dar subsidio teórico ao estudo realizado. Para tanto são abordados os temas: processos e recursos e controles internos.

2.1 Processos e recursos^[c]

A descrição de um processo como sendo um grupo de atividades realizadas de maneira sequencial com o objetivo de produzir um bem ou um serviço. De tal modo que, Scartezini (2009^[d]), afirma: “Processo seria um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organização para gerar os resultados definidos”. Os processos são popularmente conhecidos como “a forma pelas quais as coisas são feitas na empresa”.

A partir disso, entendemos que processo é um conjunto de causas e condições que, juntas em sequência lógica visam transformar as entradas em resultados. Tal definição nos leva a pensar no processo como oportunidade de melhoria contínua, isto é, todo trabalho pode ser visto como um processo, e dessa forma, pode ser melhorado.

Para cumprimento fiel dos processos, utilizamos os procedimentos administrativos que envolvem o ato de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos colaboradores da entidade, utilizando-se todos os recursos organizacionais disponíveis para que se alcance os resultados previamente estabelecidos.

Conforme Barney (1991) descreve que os recursos e capacidades de uma empresa podem ser classificados em recursos financeiros, recursos físicos, recursos individuais e recursos organizacionais. Os recursos financeiros incluem todo o disponível que as empresas usam para criar e incrementar as estratégias. Os recursos físicos incluem a tecnologia física utilizada numa empresa, como a planta e os equipamentos, sua localização geográfica e seu acesso à matéria-prima, como hardware e software. Os recursos individuais ou humanos abrangem toda a equipe técnica e também os executivos da empresa, incluem treinamento, experiência, inteligência, relacionamentos, visão dos dirigentes e funcionários. Enquanto os recursos humanos são um atributo individual, os recursos organizacionais são um atributo de equipe de pessoas, formados pelas normas e rotinas que coordenam os recursos físicos e humanos de modo produtivo.

Toda e qualquer empresa possui suas subdivisões totalmente interligadas com o único objetivo de atingir a produtividade esperada. 

2.2 Controles internos

Franco e Marra (2001^[e]), entendem o controle interno como: “(...) todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu patrimônio”.

Podemos entender o controle interno como sendo um desenho realizado pela entidade para resguardar a confiabilidade das informações, o atendimento as diretrizes e regulamentos aplicáveis ao exercício daquela atividade, tendo para tanto eficácia e eficiência em toda cadeia.