Contabilidade Planejamento financeiro

Planejamento e orçamento de caixa

O Orçamento de Caixa, também denominado projeção de caixa, consiste numa ferramenta gerencial da administração financeira, com a capacidade de projetar para períodos futuros todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa, indicando como será o saldo de caixa para o período projetado.

É importante salientar que o orçamento de caixa é uma projeção de curto prazo, ou seja, realizada para planejamentos financeiros operacionais.

A construção do orçamento de caixa depende de algumas informações, as quais podem ser obtidas através dos controles financeiros, tais como:

As previsões citadas anteriormente podem ser obtidas em relatórios de fluxo de caixa realizados, de períodos anteriores. Com base nestes fluxos, pode-se realizar uma prospecção do quanto irá vender (produzir, ou prestar serviço). É importante se basear em relatórios de um período inteiro, para considerar aspectos sazonais.

Todavia, usualmente o Departamento de Marketing se responsabiliza pela previsão de vendas da empresa. Esta projeção pode ser realizada se baseando em dados externos, dados internos ou na combinação de ambos.

A previsão baseada em dados externos se ampara na relação das vendas realizadas pela empresa em períodos anteriores com alguns indicadores econômicos externos, como PIB, oscilações da densidade demográfica abrangida ou de clientes potenciais, confiança do consumidor, e flutuações da renda pessoal.

As previsões fundamentadas em dados internos baseiam-se principalmente nos canais da própria empresa. Ou seja, é realizada uma pesquisa com os funcionários do departamento de vendas, que estimam, de modo individualizado, a projeção de vendas esperada para o exercício posterior. Em posse disso, e depois de análise do gerente de vendas, e verificação do setor de produção, que avalia a capacidade da empresa em fornecer os produtos estimados, é fechada a projeção de vendas da empresa.

Mais comumente é o uso das duas formas de previsões em conjunto. A empresa realiza as projeções de vendas internas, e ajusta essas expectativas ao cenário externo, ou seja, aos fatores econômicos.

Também fundamentado em períodos anteriores, presume-se a forma de pagamento que será efetuado pelos clientes. Neste momento, previsões econômicas auxiliam a estimar cenários distintos dos apurados internamente. Por exemplo, quando vislumbramos um aumento do rendimento em nossos clientes alvo, podemos estimar que haja aumento nas vendas, e provavelmente, nos recebimentos à vista. Um aumento do crédito ou redução dos juros pode levar a uma análise de maior quantidade de vendas a prazo.

Após a análise da venda, a previsão de compras é realizada embasada na quantidade necessária para suprir as vendas projetadas, bem como manutenção do estoque. Diante dos prazos praticados com distribuidores, são vislumbrados os pagamentos a serem realizados. Novamente, há a oportunidade de fazer estimativas, dentro da razoabilidade, de novos prazos de pagamentos. Por exemplo, se há uma estimativa de superávit nas vendas, e, diante disso, há uma maior demanda de compras, surge possibilidade de realizar novas negociações com os fornecedores, com o propósito de buscar prazos maiores ou preços melhores.

Além das compras, classificada como desembolso com fornecedores, a empresa deve estimar seus gastos com:

E outras despesas fixas que regem o funcionamento de sua empresa. Em outras palavras, é necessário controlar e predizer todas as saídas previstas do caixa, ou seja, prever todas as contas que irão reduzir quantitativamente o disponível no caixa.

Entretanto, há uma ressalva de grande relevância neste contexto. Os levantamentos necessários são facilmente obtidos, quando a empresa faz uso dos controles financeiros. O controle de contas a receber demonstra o montante financeiro que a empresa terá para receber, em determinada data.

Já o controle de contas a pagar, aliado ao controle mensal de despesas, será suficiente para evidenciar a quantidade de dinheiro necessária para a empresa cumprir com suas obrigações.

Por último, o controle diário de caixa e controle bancário darão informações acerca das disponibilidades financeiras existente na empresa no momento, ou seja, demonstrará o saldo disponível da empresa no instante da elaboração do fluxo de caixa.

Em posse destes dados, a elaboração do orçamento de caixa pode ser realizado em planilhas eletrônicas, que facilitarão o trabalho de cálculo, ou montando uma tabela. Em ambos, deverão ser discriminados os montantes referentes a contas a receber e a contas a pagar. Por fim, haverá na parte debaixo da tabela, o resumo demonstrando o resultado da projeção do caixa, conforme esboça o Quadro abaixo:

Quadro 6 – Exemplo de planilha de orçamento de caixa

No exemplo, esboçamos um orçamento bastante simplificado, que não expõe os componentes das receitas e despesas, desconsidera o saldo mínimo de caixa e projeta um curto período: três meses. O objetivo deste exemplo é demonstrar a ideia do orçamento de caixa. Verificamos que o caixa fecha o primeiro mês com débito. Persiste no mês seguinte e somente no terceiro mês consegue superávit. O saldo do período é positivo. Contudo, o orçamento de caixa fornece uma informação importante: nos dois primeiros meses, para realizar suas atividades, a empresa deverá conseguir financiamentos.

Este é o objetivo da projeção de caixa. Fornecer ao administrador financeiro a previsão do comportamento do caixa durante determinado período, a fim verificar as necessidades de financiamentos, ou outras medidas, que avalizem o cumprimento do caixa.

Vamos praticar:

Para melhor entendimento do orçamento do caixa, iremos trabalhar o seguinte exemplo com a empresa fictícia:

O Comércio Varejista de Roupas Q-Xut solicita o orçamento de caixa para o segundo semestre de 2012. As estimativas de vendas para este período estão listadas no quadro a seguir:

Junto à estima de vendas, a empresa, por experiência de exercícios anteriores, estima que os recebimentos sejam assim distribuídos:

Recebimentos de Vendas

Abril R$ 101.800,00

Maio R$ 122.600,00

Junho R$ 99.500,00